Omgaan met een tsunami aan email

26 maart 2020

We zitten met z’n allen op de helft van de tweede “C werkweek”. Bij veel bedrijven en zzper-ers is de omzet deels weg gevallen. Zij richten zich nu vooral op innoveren en “overleven”. Maar er zijn ook veel professionals die het juist in deze crisisperiode veel drukker hebben dan in een normale situatie. Denk bijvoorbeeld eens aan alle coördinatoren adviseurs en andere medewerkers in vitale en cruciale beroepen. Deze medewerkers verzetten bergen met werk momenteel. Bergen met werk waarin ze dienen te dealen met vaak verdrietige situaties en lastige en volledig nieuwe dillema’s. Ook zij werken thuis  én zoeken naar de optimale balans in werk en zorg. Een dubbele uitdaging!

De tsunami aan email

De blog van vandaag gaat over effectief emailmanagement en omgaan met een tsunami aan email. Dit speciaal naar aanleiding van een vraag van een professional binnen het sociaal domein. Hij is als contractbeheerder en senior adviseur werkzaam bij een grote gemeente.  

“Ik heb het druk maar het werk is goed te doen hoor. Wij experimenteren binnen de gemeente en met ons team met applicaties als Skype, Zoom en zelfs Starleaf. En dat werkt op zich prima. Maar waar ik echt tegen aan loop nu… is het veel grotere aantal emails dat ik binnen krijg. Inmiddels ben ik gaan experimenteren met extra submappen en met kleuren in mijn inbox.  Mijn vraag: hoe kan ik optimaal effectief omgaan met mijn inbox? Wat is handig in mijn situatie?

Herken jij deze situatie voor je zelf ook. In deze blog geven wij je 9 praktische tips.

Het kader

Vooraf geef ik graag het kader aan waarbinnen de blog met tips bedoeld is. De tips zijn specifiek gericht op kenniswerkers die werken vanuit een eigen persoonlijke inbox. Professionals, die in de huidige situatie veel meer mail ontvangen en dienen te verwerken dan normaal. Een aantal tips zijn toepasbaar voor kenniswerkers die werken vanuit een gedeelde inbox.

Tip 1. | Spreek normen en kaders met elkaar af

Thuis werken is anders. Je loopt minder snel naar elkaar toe. Tip: spreek normen en kaders met elkaar af. Hoe gaan we prioriteren? Hoe gaan we om met werktijden? Wat mogen we van elkaar verwachten? Hoe gebruiken we systemen en tools? Hoe gaan onderling overleg en communicatie vormgeven. Zeker als je op afstand werkt zijn heldere normen en kaders essentieel. Zo verloopt het proces optimaal en voorkom je onnodig gedoe.

  1. Spreek heldere normen af. Dit vormt de “bril” waardoor jij kijkt en weet dat je collega’s ook kijken naar werk en email. Een voorbeeld van mogelijke normen.

Prio 1 Mails met in het onderwerp URGENT verwerken we binnen 3 uren

Prio 2 Mails over vervoersvoorziening binnen 48 uren een reactie

Prio 3 Mails over zorgaanbieders binnen 24 uren

  1. Spreek heldere kaders af. Dit vormt de speelwijze en de wijze waarop je met elkaar omgaat. Een voorbeeld

>> medewerkers werken op dezelfde dagen tijden als normaal

>> iedere ochtend om 9.00 uur- 9.15 doen we een dagstart via Skype

>> iedere middag tussen 14.00 – 15.00 overleg uur voor (hulp) vragen onderling

>> gebruik onderwerp bij mail bewust en gebruik bullets wanneer je meer vragen stelt

Actief commitment over de gezamenlijke normen en actief commitment over gezamenlijke kaders cq speelwijze maakt een team een team. Duidelijkheid hierin zorgt voor rust binnen het team! Hierdoor wordt er minder onnodig gemaild.

Tip 2. | Onderling overleg niet via mail maar in MS TEAMS

In deze hectische periode vol met nieuwe dilemma’s is er meer behoefte aan onderling overleg. Je krijgt met nieuwe dillema’s te maken. Die vragen om overleg. Maar kijk uit dat je dit overleg niet teveel via mail voert. Stel je hebt 8 collega’s. Je stelt de vraag… hoe gaan we in  deze situatie om met leveranciers die diensten willen leveren buiten hun contract om? Dan ontvang je in deze situatie waarschijnlijk 8 inhoudelijke reacties via mail. Maar als alle 8 collega’s hun 7 collega’s meenemen in de cc. Dan ontstaat er mailbombardement op teamniveau! Tip: overweeg om te starten met werken in Microsoft TEAMS. Dit heeft een aantal voordelen. TEAMS is een applicatie om soepel samen te werken. In dit geval maak je een “team aan” met bijvoorbeeld de naam: Leveranciers Coronaproof. Je nodigt alle 8 collega’s uit om lid te worden. Alle contracten en andere documenten kun je uploaden en is voor iedereen zichtbaar. En je kunt er samen aan werken. Ook kun je gemakkelijk via TEAMS beeld vergaderen met een ingebouwde functie. En je vermindert mail omdat je communiceert op de plek waar je ook samen werkt. Teams heeft een ingebouwde chatplatform (alla facebook idee) waar je kunt overleggen maar ook gericht aan collega’s vragen kunt stellen. Je voorkomt in het hierboven beschreven voorbeeld van de 8 collega’s ongeveer 56 mails op teamniveau. Dat scheelt tijd en energie!

Tip 3. | Gebruik in bij het versturen van een Email:  Aan en CC bewust

Binnen de vitale beroepen wordt er enorm veel geschakeld momenteel. Meer aanvragen, meer (lastige) telefoontjes en een tsunami aan email. . Er worden veel mails verstuurd waarbij van een aantal collega’s actie vereist wordt en waarbij tegelijk andere collega’s geïnformeerd worden. Tip: stuur een mail AAN collega’s waar je echt actie verwacht. En CC collega’s die je enkel op de hoogte wilt houden. Zo ziet de ontvanger van de mail direct of er actie wordt verwacht of niet.  

Tip 4. | Gebruik de onderwerp balk bewust

Wil je overzicht houden? Dan is bewust omgaan met de onderwerp regel van je mail handig. Zeker als je intern ook veel met elkaar mailt. Praktische tip: Noteer eerst het domein/ project. Noteer vervolgens thema / milestone  of leverancier en noteer als laatste het concrete onderwerp of issue. Een voorbeeld:

Onderwerp : Vervoersvoorziening – financieel – taxibedrijf X extra hygiëne kosten

Het grote voordeel is dat je sneller zaken terug kunt vinden voor je zelf en ook met elkaar. Als iemand de mail beantwoord blijft het net zo overzichtelijk. Er staat enkel RE: voor het onderwerp

Tip 5. | Haal beslissen over je email en doen uit elkaar

Het is in een periode met meer email begrijpelijk dat je werkt vanuit je inbox. Dit is om meerdere redenen niet handig. Je brein dient steeds te switchen. Immers iedere mail vraagt vaak iets anders van je qua competentie. Sommige mails kun je direct beantwoorden. Andere mails vragen mogelijk eerst uitzoekwerk of vooroverleg. Weer andere mails vragen zelfs wachten op een ander. Het steeds switchen kost bakken aan onnodige tijd en slurpt energie. Tip: beslis eerst over email. En als je daarmee klaar bent. Ga dan aan de slag. Beslissen en organiseren is niks anders dan een besluit nemen over iedere mail. Met 3 keuze opties: 1. weg 2. bewaar en 3. actie van mij nu of later.

Ad 1. Kies je voor weg, verwijder de mail dan direct.

Ad 2. Bij bewaar sleep de mail naar een archiefmap of submap.

Ad 3. Bij de optie 3.. actie nu of in de toekomst.

Geef de mail een kleur of maak van de mail een taak. Zo werkt de contractbeheerder nu met een kleur: corona urgent. Zo heeft hij overzicht over de mails die direct om actie vragen.

Tip 6. | Werk je graag vanuit je mailbox? Werk offline! 

Ga je aan slag vanuit je inbox. Zorg dan dat er geen nieuwe email binnen komt op momenten van uitvoeren. Zet verzenden en ontvangen uit. Zo word je niet afgeleid door mail die binnen komt. Dit verhoogt je productie en je gevoel van grip en voldoening. Hoe zet je verzenden en ontvangen uit? Ga naar verzenden en ontvangen en kies voor verzend-/ontvangstgroepen en dan voor groepen verzenden/ontvangen definiëren en kies voor deze groep verzenden en ontvangen (F9). Zodra je F9 klikt wordt mail binnen gehaald en verzonden. Het voordeel is dat je productiever bent en meer gedaan krijgt in minder tijd. Alternatief is Offline werken. Ga naar verzenden en ontvangen en kies geheel rechts voor Offline werken.

Tip 7. |  Wil je 100% overzicht? Hanteer “Inbox op zero- einde werkweek” beleid

Overzicht over je workload vraagt om een lege inbox. Leeg betekent dat er geen mail meer is waar jij nog een besluit over moet nemen. Werk je uit je inbox?  Zorg dan dat je uiterlijk aan het einde van de werkweek je inbox op 0 items hebt staan. Dit vraagt van je, dat je over alle mail een besluit neemt. Eén voor één en je slaat geen mail over. Werk gerust tijdens de werkweek vanuit je inbox. Maar begin iedere nieuwe werkweek met een mailbox zonder niet gecategoriseerde email uit vorige weken. Hoe pak je dat aan?  

Je kunt het op 3 manieren aanpakken.

  1. Categoriseer iedere mail. Dit werkt goed bij mail die eigenlijk maar om één actie van je vraagt in de afwerking in de zin van :vraag – antwoord. In het geval van de contractbeheerder zou dat bijvoorbeeld een kleur Zorgaanbieders en een kleur Vervoervoorzieningen kunnen zijn. Zo heeft hij alles op “kleur” bij elkaar.
  2. Gebruik Outlook Taken. Dit werkt goed bij mail die meerdere acties van je vragen (projectmatige taken) en bij acties waar je meerdere email uit je inbox bij nodig hebt. Uiteraard is dit een goede oplossing voor je pro actieve acties. Acties die je zelf initieert. Met een paar snelle stappen heb je alles in één overzicht.
  3. Een combi van 1 en 2 . Mails die één actie van je vragen, categoriseer je in je inbox. De rest verwerk je m.b.v Outlook Taken. Dit bespaart je tijd bij het maken van “onnodige” taken en geeft je overzicht van zaken bij elkaar in één taak.

 

Tip 8. | Schat tijd per actie in

Een grote toename aan email betekent vaak ook een toename aan werkzaamheden. De werkzaamheden nemen toe. Het aantal uren in je contract blijft gelijk. Dit vraagt om effectief en efficiënt werken. Ook vraagt het om pro activiteit. Beter support vragen vooraf dan excuses achteraf. Je streeft er met elkaar naar om normen te halen. En kaders na te leven. Soms vraagt dit mogelijk om bijsturen. Tip: schat tijd per actie in. Zo krijg je een beter beeld van de totale tijd die je nodig hebt. Bedenk bij iedere mail. Wat vraagt de actie (gemiddeld) aan tijd van me? Hoeveel van deze soort acties heb ik? Hoeveel tijd vraagt deze categorie acties van me? Hoeveel tijd vragen alle categorieën acties nu van me?

Zelf werk ik met een categorie bellen. Uit ervaring weet ik dat een gemiddeld telefoontje zo tussen de 5-8 minuten duurt. Heb ik 10 bellen-acties. Dan houd ik rekening met max 1,5 uur werk.

De tijd inschatten per actie levert je een paar voordelen op. Je wordt beter in inschatten van tijd doordat je oefent. Je krijgt een rustiger gevoel als je ziet dat je workload past. En je stuurt eerder bij als het in tijd echt uit de klauwen lijkt te lopen. Zo neem je verantwoording naar je collega’s en leidinggevende.

Tip 9. |  Kosten gaan voor de baten

De bovenstaande tips toepassen en implementeren vraagt tijd van. Zeker in de huidige tijd lijkt dit minder aantrekkelijk. Je hebt het al zo druk. Weet dat het om een investering gaat. In de training timemanagement horen we het vaak van de deelnemers. “Hier had ik veel eerder mee moeten beginnen”. “Het geeft me echt overzicht en ik ervaar meer rust”. Ons brein weet bij ieder idee wel 6 redenen te benoemen om er niet mee te starten. Ik daag je uit om een start te gaan maken.

Als wij je kunnen helpen. Laat maar weten. Wij hebben op dit moment tijd genoeg om zinvolle dingen te doen. Het voort helpen van kenniswerkers in essentiële en vitale beroepen hoort daar zeker bij.

Succes met alles. Houd het gezond!