Voorbeelden van een goede out of office-mail
De periode van vakanties en verplichte vrije dagen komt er weer aan. Dit is een uitstekend moment om stil te staan bij een goede voorbereiding. Dit geldt natuurlijk altijd voor mensen die parttime werken. Hoe informeer ik mijn klanten en leveranciers (extern) en mijn collega’s intern? Wie beheert mijn mailboxen? Wie neemt de vragen en aanvragen op zich? En informeer ik iedereen uitgebreid vooraf, of gebruik ik alleen een afwezigheidsbericht in mijn mailprogramma, of doe ik beide?
In deze blog lees je een aantal voorbeelden van out of office-mails.
Het gebruik van je afwezigheidsassistent cq. out of office-bericht bij mail en telefoon heeft meerdere voordelen:
- Goede, professionele uitstraling: Iedereen die jou een e-mail stuurt of je voicemail hoort, is direct op de hoogte en weet dat je zult reageren zodra je dat kunt. Het mooie is dat je voor elke situatie een andere tekst kunt kiezen. Dit zorgt voor duidelijkheid bij klanten en collega’s en leidt tot rust, klanttevredenheid en een professionele uitstraling.
- Optimaal efficiënt: Door je afwezigheidsassistent aan te zetten, hoef je niet op elk bericht te reageren; dat wordt voor je gedaan. Dit bespaart tijd en stelt je in staat je te focussen op andere prioriteiten. Ook genieten van de zon behoort tot de mogelijkheden.
- Klanttevredenheid: Iedereen die een bericht stuurt, weet nu dat jij op een later moment zult reageren en waar ze met hun vraag terechtkunnen. En als extra voordeel: jij geniet meer van je vrije tijd.
Mijn out of office instellen. Hoe doe ik dat?
Spreek je voicemail helder en duidelijk in.
Stel je afwezigheidsassistent in. Hoe je dat stapsgewijs doet in Outlook:
- Ga naar ‘Bestand’.
- Kies voor ‘Automatische Antwoorden (Out of Office)’.
- Stel de begindatum en -tijd in, en doe dat ook voor de eindtijd.
- Kies voor ‘binnen de organisatie’ en/of ‘buiten de organisatie’.
- Typ je bericht.
- Stel eventueel een regel in.
- Klik op ‘Automatische antwoorden verzenden’ bovenaan.
Enkele voorbeeldteksten die je zou kunnen gebruiken:
Out of office-voorbeeld voor vakantie of automatisch antwoord vakantie:
Dank voor je e-mail. Momenteel geniet ik van een hopelijk zonnige vakantie. Vanaf (datum) ben ik weer terug en beantwoord ik je bericht dezelfde dag. Je kunt je mail ook sturen naar info@…. Mijn collega’s nemen dan contact met je op.
Met vriendelijke groet,
Out of office-voorbeeld bij ziekte:
Dank voor je mail. Momenteel ben ik afwezig vanwege ziekte, waardoor ik mijn inbox niet goed kan beheren. Ik verwacht volgende week maandag weer up and running te zijn. Voor zaken die spoed vereisen, mail naar … of bel met …, op nummer…
Excuses voor het ongemak.
Out of office bij zwangerschapsverlof:
Hartelijk dank voor je bericht. Vanaf (datum) ben ik met zwangerschapsverlof. Ik verwacht in de week van (datum) weer terug te zijn. In deze periode zal ik mijn mail heel af en toe checken. Voor dringende zaken bel met ons kantoor op nummer …
Bedankt voor je begrip.
Out of Office – ik ben niet meer werkzaam bij:
Bedankt voor je bericht. Ik wil je graag informeren dat ik sinds (datum) niet meer werkzaam ben bij … Voor ondersteuning raad ik je aan om contact op te nemen met …
Dank voor de fijne samenwerking en alle goeds.
