In deze blog neem ik jullie graag mee in gebruik van de mailbox. Word jij geleefd door je mail? Lees dan vooral verder voor mooie wetenswaardigheden en heldere tips.
Hoe gaan we in Nederland met de mail om?
Hieronder een paar wetenswaardigheden die blijken uit meerdere onderzoeken. Uitgangspunt is dat mensen een groot deel van hun werk met een laptop, dan wel desktop PC uitvoeren.
- Ongeveer 1/3 van alle medewerkers heeft mail de gehele dag aan staan. Dus bij elke binnenkomende mail volgt een signaal of pop-up.
- Meer dan de helft van de medewerkers heeft de mail wel openstaan, maar heeft de notificaties uitstaan.
- Meer dan 30% van de medewerkers bekijkt de mail minstens tientallen keren per dag.
Dan is er nog een categorie mensen die een mail opent en vrijwel direct weer sluit, ze op ongelezen zet, er een vlag aan toevoegt en ze naar diverse andere mapjes verplaatst. Ook de CC is nog steeds erg populair, zodat anderen op de hoogte zijn.
Wordt de mail overschat? Het antwoord is JA. De mailbox is een grote verstoorder van onze productiviteit. Tevens wordt onderschat wat de impact is op het verliezen van de regie. Op binnenkomende mail heb je weinig grip, op de afhandeling ervan wel.
Mailcultuur
In onze training time management komt deze term vaak naar voren. De verwachting dat een mail binnen 10 minuten gelezen wordt, of de verwachting dat elke CC gelezen wordt. Ook wordt de mail nog regelmatig gebruikt om een boodschap te zenden met emotionele waarde (slecht nieuws, een klachtafhandeling). En iedereen weet hoe lastig het is om een cultuur te veranderen.
Hoe moeten we dan omgaan met onze mail?
1 | Bespreek de mailcultuur
Merk je binnen de organisatie waarin je werkt dat er een mailcultuur heerst zoals hierboven beschreven, en wil je dit graag anders? Maak het dan vooral bespreekbaar. Tip hierbij is om het bespreekbaar te maken vanuit het gezamenlijke belang, en niet vanuit een probleem.
“Ik zou het echt fijn vinden om effectiever te werken door op een andere manier met mijn mail om te gaan. Hoe is dat voor jullie?” Dit als voorbeeld om het te bespreken.
Vaak wanneer je met een probleem begint krijg je er een paar problemen bij. Start je vanuit de wens, dan stijgt de kans op succes.
2 | Zet je notificaties uit
Laat je vooral niet afleiden door binnenkomende mailtjes. Zelfs een klein signaal is al te veel. Dit komt omdat de nieuwsgierigheid wordt geprikkeld bij nieuwe berichten. En juist deze nieuwsgierigheid zorgt voor afleiding. En het duurt gemiddeld 20 tot 25 minuten voordat je de oude concentratie weer te pakken hebt.
3 | Begin de dag met doen
Start je dag niet met het openen van je mailbox. Maar start met een taak die je de avond ervoor het voorgenomen. Iets doen geeft veel energie.
4 | Kies bewuste mailmomenten
Kies bewuste momenten waarop je de mail bekijkt. En een mail geopend, betekent daarna geen mail meer. Handel dus 1 voor 1 je mailtjes af.
- Binnen 2 minuten? Direct doen
- Draagt de mail bij aan het behalen van je doelen?
- Niet binnen 2 minuten, dan wordt het een taak
5 | Vergelijk de mail met je brievenbus
Heb je thuis wel eens een belangrijke brief terug gestopt in je brievenbus?
Heb je wel eens een rode sticker op een brief geplakt en terug gestopt in de brievenbus?
Heb je de postbode wel eens gevraagd een kopie bij de buren in de brievenbus te gooien?
We doen het elke dag in onze digitale brievenbus. De mail is een verzamelbakje, meer niet.
In onze dagelijkse praktijk werken we veelal met Outlook en Office 365. Ook komen we Applemail, Thunderbird, Gmail en Lotus tegen. Het blijven middelen om iets anders te bereiken, namelijk je doelen.
Maak dus je doelen belangrijk en geniet van het halen van resultaten. De mail, en vooral je taken kunnen daar een mooie bijdrage aan leveren.
