Zoveel te doen dat je het niet altijd volledig overziet. Steeds vaker dingen vergeten. Taken dan maar direct oppakken zodat je ze in ieder geval niet meer kunt vergeten. Niet meer weten waar je nu jouw prioriteiten moet leggen. Het overzicht en daarmee ook jouw controle en grip op je werk kan je daardoor geregeld even kwijt raken.
Herken jij dat ook? Wij horen het geregeld!
Daarom staat in onze cursus time management het creëren en vasthouden van 100% overzicht over alles wat jij te doen hebt centraal.
Waarom overzicht zo belangrijk is!
Overzicht is de basis voor het managen van jouw tijd! Alleen vanuit een volledig overzicht kun jij de juiste prioriteiten stellen en jouw tijd goed indelen. Hiermee heb je controle. En bovendien geeft het gewoon erg veel rust. En dat werkt prettig. En maakt je echt productiever.
Hoe komt het dat we vaak het overzicht verliezen?
Omdat er zo ontzettend veel op ons afkomt op een dag. We krijgen voortdurend prikkels waar we iets mee moeten. Via de mail, telefoon, mensen aan de balie, collega’s die aan je bureau staan, post, acties voortkomend uit overleggen en alles wat er nog in je hoofd zit. Herken jij dit ook in jouw werk?
Sommige prikkels pak je direct aan, maar veel ook niet. Die bewaren of parkeren we even. Op zich heel goed natuurlijk. Wat het lastig maakt is dat we hierdoor vaak op allerlei verschillende plekken iets hebben liggen waar we nog iets mee moeten: in de mail, op je notitieblok, op een post-it, in je aantekeningen, in je hoofd, losse papieren in je tas, etc. etc. Niet echt overzichtelijk..
Hoe je overzicht krijgt
Hoe doe je dat? In 2 stappen. Niet moeilijk. Wel effectief. In principe moet je ‘maar’ twee stappen zetten om 100% overzicht te creëren over alles wat je daadwerkelijk te doen hebt:
STAP 1: Verzamel al jouw stuff waar jij nog iets mee moet op de volgende manieren:
- Mind-dump: schrijf alles op wat jij nog in jouw hoofd hebt zitten: alle acties/projecten/ideeën. Op elk blaadje 1 minddump. Alles uit je hoofd. Op papier.
- Stuff-bak: maak een stuff-bak en leg hier al het papier-werk in waar je nog iets mee moet: je notitieblok, alle post-its, post, aantekeningen, projectplannen etc. etc.
- Naast alles wat je nu op papier hebt staan en in je stuff-bak hebt liggen is er ook nog je mail. Ook alle mail in jou inbox is stuff. Jij moet namelijk nog wel/niet iets met elke mail.
STAP 2: Pak al jouw verzamelde stuff-items er een voor een bij. Besluit per item welke actie(s) jij concreet moet nemen, wanneer je dit moet doen en leg deze besluiten als volgt vast:
- In je agenda zet je alle tijdsgebonden acties (afspraken/overleggen etc.)
- Op jouw taken-lijst zet je al jouw acties voor deze week
- Op jouw later-lijst zet je al jouw acties die je na deze week besluit op te pakken
Zo… en nu heb je overzicht. Je weet welke concrete acties je moet nemen en wanneer. Je hoeft niet meer te zoeken op verschillende plekken en niet meer na te denken over wat je ook alweer exact moest doen.
Al jouw acties staan georganiseerd in jouw agenda en op je taken- en laterlijst.
En nu is het een kwestie van het uitvoeren van de acties! Vanuit jouw 100% overzicht kies je de meest belangrijke acties voor dat moment. Hiermee ben je helemaal in control. En ervaar de rust in je hoofd, omdat deze nu echt leeg is.
Hoe je ervoor zorgt dat je het overzicht behoudt
De kunst is natuurlijk wel om ervoor te zorgen dat je dit overzicht ook vasthoudt! Want op het moment dat jij aan het werk bent komt er vanzelf weer van alles op je af.
Wat te doen?
STAP 1: Blijf consequent alle prikkels die op je afkomen verzamelen in je stuffbak. En naast alles wat jij in jouw stuff-bak legt is er ook telkens weer nieuwe mail in je inbox: ook nieuw stuff.
STAP 2: Pak elke dag 3 beslis-momenten waarop je al jouw stuff doorloopt en concrete besluiten neemt om deze weer vast te leggen. Zodat al jouw stuff-items zijn verwerkt en jij weer een totaaloverzicht hebt.
Hoe je een concreet besluit goed vastlegt
Hoe concreter jij jouw taken omschrijft, hoe makkelijker je ze ook voor elkaar krijgt.
Noteer ze daarom als een Gewenste Uitkomst / Eerstvolgende Actie.
Eerst een paar voorbeelden uit onze cursus timemanagement. Dat maakt direct duidelijk wat we bedoelen met Gewenste Uitkomst / Eerstvolgende Actie.
- Order Jansen gescoord / offerte schrijven
- Nieuwe collega trainer begonnen / advertentietekst schrijven
- Training goed afgerond / evaluatiegesprek plannen
Het eerste deel is de Gewenste Uitkomst, het eindresultaat dat je tot stand wilt brengen – alsof het al klaar is! Na de slash noteer je jouw Eerstvolgende Actie. Dat is datgene wat je als eerste fysiek actie gaat doen om een stapje dichterbij de Gewenste Uitkomst te komen.Denk bijvoorbeeld aan mailen, bellen, schrijven, lezen, lopen, googlen ….. Het effect is dat wanneer je jouw takenlijst ook ziet, je direct in actie kunt komen zonder dat daar denkenergie voor nodig is.
Het resultaat voor jou!
In onze cursus timemanagement gaan we actief met jou aan de slag om overzicht te creëren en te behouden. Ook over je inbox. Jij zult direct ervaren wat dit met jou doet: het geeft je rust, structuur en het stelt jou in staat om de juiste prioriteiten te stellen! En dat al na 1 trainingsdag. Dit wil jij toch ook?
Bel/mail ons als je meer wilt weten of schrijf je direct in voor onze cursus time management!
