Je bent heerlijk aan het werk en ineens vraagt een collega of je koffie wil. Bij het opnieuw opstarten heb je het gevoel dat je beter opnieuw kunt beginnen. Je voelt de stress van een deadline. Er spelen allerlei gedachten door je hoofd. Je kijkt heel vaak op facebook tussendoor. Herkenbaar? Dan wordt het echt tijd er iets aan te doen. En pomodoro kan je er bij helpen.
Waar komt de pomodoro techniek vandaan?
Pomodoro is in de jaren 80 ontdekt door een student. Hij merkte dat, door het gebruik van een kookwekker (in zijn geval een wekker in de vorm van een tomaat, vandaar de naam pomodoro) zijn studietijd en resultaten enorm verbeterden. Je effectiviteit neemt enorm toe door een betere focus. Sterker nog:
- 1 keer afleiding zorgt voor een onderbreking van 20 tot 25 minuten
- De kans op fouten neemt bij een afleiding of onderbreking toe met 200%
- Je brein krijgt een IQ dip tijdens het switchen van taak.
Wanneer je jezelf bewust onderbreekt ontstaat een heel ander principe. Iets dat je overkomt (een verstoring) heeft veel meer negatieve impact dan iets dat je bewust initieert (een kookwekker).
Hoe werkt de pomodoro techniek?
Ons brein kan, in het meest gunstige geval, ongeveer 45 minuten focussen. Zonder pauze merk je al snel meer afleiding, vermoeidheid en neem je de stof veel minder goed op.
Een praktijkvoorbeeld
Een mooi voorbeeld is een student die in de tentamenperiode zit. Vaak wordt er wel een planning gemaakt, maar hoe vaak wordt deze ook nagekomen?
Je begint met studeren en komt erachter dat het toch wat tegenvalt. De geplande tijd is veel te weinig en de stof is toch behoorlijk ingewikkeld. In plaats van meer pauze en rust ga je nog meer studeren, tot in de late uurtjes, waardoor je aan het einde van de rit net op tijd klaar bent.
Effect is vermoeidheid en stress. Vraag het een student en de meesten herkennen de situatie direct. Sterker nog, sommigen beweren onder druk veel beter te presteren, en de vraag is of dit ook zo is.
Hoe werkt pomodoro?
Pomodoro is een digitale kookwekker. Gewoon te downloaden als app op je mobiel. Bij het starten gaat er een geluidssignaal af na 25 minuten. Je neemt 3 minuten pauze en gaat weer door. Na 4 keer neem je een iets langere pauze. Dat is alles, niet meer en niet minder. In plaats van de app kun je ook gewoon je wekker gebruiken als middel. Zet dan wel de resterende meldingen op je telefoon uit (vliegtuigstand) zodat je niet wordt onderbroken.
Heel eenvoudig dus?
De Pomodoro timer is heel eenvoudig en kun je overal toepassen. Op je werk en thuis. Dat is het mooie. Je hebt namelijk bijna niets nodig. Het enige wat je nodig hebt, zijn: een takenlijst, een kookwekker of natuurlijk een handige app om na 25 minuten ‘geconcentreerd doorwerken’ 3 tot 5 minuten te relaxen.
Zelf de Pomodoro techniek toepassen? Volg de 5 stappen:
Stap 1 – Doe een mind-dump om je hoofd leeg te maken
Al je activiteiten op een rij. Dat is het idee. Simpelweg schrijf je dus alles op waar jij nog iets mee moet. Alles. Het idee is dat als jij je hoofd lekker leeg gemaakt hebt, je een lijst met ‘alles’ voor je hebt liggen. Alleen dit al draagt bij aan rust in je hoofd en een betere focus. Grote voordeel is dat met name je interne prikkels (gedachten, zorgen, dorst, hongergevoel) enorm afnemen. Zorg tevens dat je al je notificaties van alle apparaten uitzet (mail, telefoon, MS Teams enzovoorts)
Stap 2 – Maak een lijst met taken die je wilt doen vanuit de gewenste uitkomst
Zet alles wat je wilt doen in volgorde van belangrijkheid en vertaal de acties in de gewenste uitkomsten. Wat wil je, na hoeveel pomodoro’s, succesvol hebben afgerond? Op deze manier geef je helder richting aan wat je wilt bereiken en hoe je er wilt komen. Taken in Outlook kunnen hier heel goed bij helpen. Maar ook tools als asana, todoist, trello of Monday zijn prima. Zorg dus voor 1 lijst in volgorde van belangrijkheid. Dan werkt je brein optimaal mee.
Stap 3 – Zet je timer op 25 minuten en ga aan het werk met je eerste taak
De kunst is nu om lekker te focussen. En omdat je weet dat je over 25 minuutjes jezelf bewust beloont met 5 minuten pauze, kost dit veelal geen moeite. Test het maar eens. Het lekkerste moment is dat je de klok verslaat. Dat je net iets eerder klaar bent dan de tijd die je volgens je wekker aan deze ene of meerdere kleine taken mocht besteden.
En als de timer gaat: Afstrepen die taak. En vergeet niet te genieten van de voldoening die dit brengt.
Stap 4 – 3 tot 5 minuten pauze
Neem een korte pauze en probeer daarin zo min mogelijk te doen. Haal iets te drinken, loop even of kijk simpelweg uit het raam. Even helemaal niets. Wanneer je tijdens de pauze je social media checkt zal dit energie kosten. Ook is het erg goed om in de pauze geen schermtijd te hebben. We kijken gemiddeld tussen de 12 en 17 uren per dag op een beeldscherm. Onze ogen hebben de dimensie van ruimte nodig. Geef ze dit.
Stap 5 – neem een langere pauze
Het idee is dat je hersenen bewust schakelen tussen ‘volle concentratie’ en ‘bewuste pauzes’. Na vier pomodoro’s is hiervoor een langere break gewenst. Neem tussen de 15 minuten en 30 minuten pauze. Gun je brein rust en geniet van het resultaat.
De meest gestelde vragen over de pomodoro techniek
Pomodoro werkt. Echter zijn er ook wel eens vragen. De meest gestelde vind je hieronder.
Vraag 1 | Wat als je taak nog net niet af is binnen 25 minuten (één pomodoro)?
Je hebt een taak waarvan je denkt dat je hem prima binnen 25 minuten af kunt ronden. En ineens ….. daar gaat je timer. En je bent nog net niet klaar. Je denkt dat je nog een paar minuutjes nodig hebt. Wat is dan de beste oplossing? Gewoon stoppen is het beste. Wanneer het om een laatste zin gaat of iets dat je kunt afronden binnen een paar seconden is het prima, en anders straks weer verder. Wanneer je toch even doorgaat kan het zijn dat je steeds minder met de techniek gaat werken.
Vraag 2 | Wat doe je met taken die veel groter zijn dan 25 minuten (één pomodoro)?
Knip je taak op in kleine stukjes. Dit is sowieso erg goed om te doen, omdat je dan sneller taken kunt afronden en dit prettig voelt. Daarnaast krijg je meer overzicht wanneer je grote taken opknipt en houdt je de focus beter vast. Voorbeeld:
Vergadering succesvol voorbereiden kan een erg grote taak zijn. Je kunt deze ook opknippen:
- Vergadering succesvol voorbereid (gewenste uitkomst)
- Agenda versturen
- Deelnemers mailen
- Verslag bijwerken
Kleine taken zijn ook leuker om weg te werken.
Vraag 3 | Wat doe je als je ineens iets te binnen schiet?
Je hersenen herinneren je regelmatig aan van alles en nog wat. Stel je ziet nog allerlei was liggen, of je moet je bed nog opmaken of boodschappen doen. Schrijf direct al je gedachten op wanneer ze opkomen. Dan zijn ze uit je hoofd. En ga daarna weer direct door met je taak. Wanneer je start met een minddump en je zet al je notificaties uit zoals beschreven in stap 1, dan zul je hier minder last van hebben.
Vraag 4 | Wat als je collega je binnen een pomodoro iets vraagt?
Elke verstoring is er uiteraard 1 teveel. Zorg dus dat je alleen met pomodoro werkt wanneer de kans op storen minimaal is. Wanneer je bijvoorbeeld thuis werkt kan pomodoro prima worden toegepast. En werk je op kantoor met pomodoro, gebruik er dan bijvoorbeeld 1 in de ochtend en 1 in de middag. Kleine stapjes werken vaak het beste. Stel dat je collega je dan alsnog stoort schrijf dan op wat hij of zij wil en ga door met je pomodoro. Als laatste tip kun je collegae ook meenemen in het feit dat je met pomodoro werkt zodat ze je met rust laten. Effectief werken is immers proactief werken.
POMOFOCUS.IO de praktijk toepassing via een website
Werk je veel met een laptop of vaste PC? Dan is de website www.pomofocus.io ideaal.
In een paar simpele stappen wordt uitgelegd hoe het werkt.
- Open de website
- Voeg je taak toe (wat wil je de komende 25 minuten gaan doen
- Druk op begin
- Gaan!
In combinatie met bijvoorbeeld een noise cancelling koptelefoon, eventueel aangevuld met binaural beats (zie onze andere blogs hierover) ga je ervaren wat echte focus is.
