Pomodoro techniek

14 september 2015


Snel meer gedaan te krijgen

De Pomodoro techniek is een mooi voorbeeld van een praktische en vooral effectieve time management techniek. Je krijgt aantoonbaar meer gedaan, voelt meer voldoening en je bent minder gevoelig voor afleiding. Bovendien is het een beproefd wapen tegen uitstelgedrag. Prachtig toch dat een techniek die in de jaren`80 door een wanhopige Italiaanse student (Francesco Cirillo) met examenstress werd ontwikkeld, nu door miljoenen mensen succesvol wordt toegepast?

Ga jij het experiment aan? Leuk!

Ben zelf erg enthousiast over de effect. Hoop dat jij dat ook wordt.

Pomodoro techniek – de essentie

Je hersenen kunnen niet gedurende een langere periode volledig geconcentreerd werken. De essentie van de Pomodoro techniek is dan ook: 25 minuutjes geconcentreerd doorwerken en daarna 5 minuten relaxen. En na vier pomodoro’s – totaal twee uur dus - een langere pauze van 15 minuten. Het resultaat mag er zijn, want:


>> door 25 minuten te focussen ben je beter geconcentreerd en krijg je meer gedaan

>> de 5 minuten bewust relaxen zorgt voor de nodige ontspanning op je werkdag

>> je hebt meer voldoening omdat je bewust toewerkt naar het afronden van iedere taak

>> je maakt per taak een afspraak met jezelf over de tijd die je er aan wilt besteden

>> je begint sneller aan ‘vervelende klussen’ door de 25 minuten blokken

>> je wordt steeds beter in het inschatten van de tijd die je nodig hebt voor een taak


Heel eenvoudig

De Pomodoro techniek is heel eenvoudig en kun je overal toepassen. Op je werk en thuis. Dat is het mooie. Je hebt namelijk bijna niets nodig. Het enige wat je nodig hebt, zijn: een takenlijst, een kookwekker of natuurlijk een handige app om na 25 minuten ‘geconcentreerd doorwerken’ 5 minuten te relaxen.

De volgende gratis apps doen het prima:
> Pomodoro Timer voor iPhone
> Clearfocus voor Android

Wil je gewoon de timer op je mobiel gebruiken? Prima! Zet je toestel wel op de vliegtuigstand. Daarmee voorkom je allerlei afleidingen.

Zelf de Pomodoro techniek toepassen? Volg de 5 stappen:

Stap 1 – Doe een mind-dump om je hoofd leeg te maken

Al je activiteiten op een rij. Dat is het idee. Simpelweg schrijf je dus alles op waar jij nog iets mee moet. Alles. Het idee is dat als jij je hoofd lekker leeg gemaakt hebt, je een lijst met ‘alles’ voor je hebt liggen. Alleen dit al draagt bij aan rust in je hoofd en een betere focus.

Stap 2 – Maak een lijst met taken die je wilt doen

De volgende stap bestaat uit kiezen welke taken je vandaag aan wilt pakken.

Zet deze op een rijtje. Waarschijnlijk heb je nu een deel van de taken uit je volledige overzicht uit stap 1 gekozen. Bepaal ook hoeveel ‘pomodoro’s van 25 minuten’ je nodig hebt voor iedere taak. Of wellicht kun je meerdere taken in één pomodoro’s doen. Je resultaat is dan:

Stap 3 – Zet je timer op 25 minuten en lekker aan het werk met je eerste taak

De kunst is nu om lekker te focussen. En omdat je weet dat je over 25 minuutjes jezelf bewust beloont met 5 minuten pauze, kost dit veelal geen moeite. Test het maar eens. Het lekkerste moment is dat je de klok verslaat. Dat je net iets eerder klaar bent dan de tijd die je volgens je wekker aan deze ene of meerdere kleine taken mocht besteden.
En als de timer gaat: Afstrepen die taak. En vergeet niet te genieten van de voldoening die dit brengt.

Stap 4 – 5 minuten relaxen

Heerlijk! Weer opladen voor de volgende pomodoro. Wat ik hier zelf merk is dat ik in een staat kom waarin ik me gemakkelijker afsluit van omgevingsgeluiden en andere afleidingen. 25 minuutjes knallen en daarna mag ik weer relaxen. En weer opladen voor de volgende pomodoro. Wat ik dan doe? Koffie halen, even googlen, kort wandelingetje of gewoon even helemaal niks. Heerlijk! En oh ja, soms rek ik me even heerlijk uit op mijn bureaustoel. Da’s pas fijn! Wat me trouwens opvalt, 5 minuten is best lang als je er bewust van geniet. En als de timer gaat, ga je weer vol energie verder met de volgende pomodoro.

Stap 5 – Geniet van je langere pauze

Het idee is dat je hersen bewust schakelen tussen ‘volle concentratie’ en ‘bewuste pauzes’. Na vier pomodoro’s is hiervoor een langere break gewenst. Neem gerust 15 minuten pauze. Zelf vind ik het fijn om in die tijd even iets lekkers te eten of even naar buiten te lopen voor wat frisse lucht. Heerlijk! En na die pauze weer lekker aan de slag met je volgende pomodoro.


Wat je tegenkomt bij het toepassen van Pomodoro-techniek
De Pomodoro techniek heeft zijn waarde inmiddels meer dan bewezen. Maar, er zijn ook valkuilen. Hieronder vind je de meest gestelde vragen op een rijtje:

Vraag 1 | Wat als je taak nog net niet af is binnen 25 minuten (één pomodoro)?

Je hebt een taak waarvan je denkt dat je hem prima binnen 25 minuten af kunt ronden. En ineens ….. daar gaat je timer. En je bent nog net niet klaar. Je denkt dat je nog een paar minuutjes nodig hebt. Wat is dan de beste oplossing? Mijn eigen ervaring is dat ‘een paar minuutjes smokkelen’ in dat geval het best werkt. Daarmee voorkom je dat je straks opnieuw op moet starten en zorgt voor meer voldoening voordat je aan je 5 minuten pauze begint. Francesco Cirillo denkt hier overigens anders over. Hier smokkel ik een beetje.

Vraag 2 | Wat doe je met taken die veel groter zijn dan 25 minuten (één pomodoro)?

Goed voorbeeld uit eigen praktijk is het schrijven van een offerte. Dit is een taak die al snel een uur vraagt. Dit plan ik in twee opeenvolgende pomodoro’s. Nog grotere taken? Plan er gerust vier. En leg daar ook de maximale grens. Na vier pomodoro’s werken aan dezelfde taak wordt het tijd voor iets anders.

Vraag 3 | Wat doe je als je ineens iets te binnen schiet?

Je hersenen herinneren je regelmatig aan van alles en nog wat. Stel, je bedenkt ineens dat jij je zoon nog even af moet melden voor de voetbaltraining van vanavond. Laat deze gedachten gewoon komen en schrijf ze meteen op een papiertje. Wat je merkt is dat je hersenen je daarna met rust laten. Om je hersenen zo min mogelijk prikkels te geven, zet je natuurlijk zoveel mogelijk prikkels echt uit. En als je het echt niet kunt laten, kun je als ontspanningsmoment na vier pomodoro’s je social media checken.

Vraag 4 | Wat als je collega je binnen een pomodoro iets vraagt?

De kunst is je omgeving te laten wennen aan het feit dat jij de Pomodoro techniek toepast. In de praktijk doe je dit bijvoorbeeld door altijd te starten met vier pomodoro’s op een werkdag. Als je om 8.30 uur start, heb je om 10.30 uur al twee uur echt effectief gewerkt. Voor alle onderbrekingen geldt dat je deze uitstelt tot na 10.45 uur. Dat kwartiertje pauze na vier pomodoro’s laten we ons niet ontnemen toch? “Jan, ik wil je graag helpen maar ben nu bezig met een ingewikkelde klus. Vind je het goed dat ik om kwart voor elf even naar je toe kom?” En doe dat dan ook. Leg de Pomodoro techniek uit zodat je collega’s snappen dat ze je de eerste helft van de ochtend even met rust moeten laten.

Wil je meer weten over de Pomodoro techniek lees dan hier het gratis e-book of download de samenvatting op een A4.

En? Al zin om eens te experimenteren met de Pomodoro techniek? Ik hoor graag je ervaringen. Heb je vragen? Mail me op arjan.bloemendaal@heteffectievewerken.nl

Ik denk graag met je mee!

Hartelijke groet,

Arjan Bloemendaal

Over Arjan ...

Arjan Bloemendaal | Samen met mijn collega’s van Het Effectieve Werken help ik mensen en organisaties om op een ontspannen manier het werk gedaan te krijgen en hun doelen te realiseren. In werk. En in privé. Voor alles wat we trainen in onze cursus time management en effectief werken geldt: Eenvoudig aan te leren. Gemakkelijk vol te houden. Heb je een vraag? Direct contact gaat het snelst via 06-51497365 of mail arjan.bloemendaal@heteffectievewerken.nl