Wil jij beter (leren) prioriteiten stellen? Dan eerst de vraag: wat is dat… prioriteiten stellen? Het woordenboek van De Dikke van Dale geeft ons antwoord:
Prioriteiten stellen
1) het verwerken van gegevens bij ontvangst in een volgorde zoals die door de bron van die gegevens wordt aangegeven, volgens van tevoren afgesproken mogelijkheden.
Helder verwoord, toch?! Maar dan nu nog de concrete vertaalslag naar de praktijk: wat te doen? Op basis van bovenstaande lijkt het erop dat we (slechts!!!) 3 stappen nodig hebben om goed prioriteiten te kunnen stellen.
Stap 1 prioriteiten stellen – Verwerken gegevens bij ontvangst
Alles wat op je af komt (mail, telefoon, vragen, taken) lees/screen je en neem je een bewust besluit over. Het blijft niet ‘hangen’. Niet liggen. Je schuift het niet zomaar weg. Je verwerkt alles. Door concreet te beslissen. Hoe je dat doet? Zie de volgende stap:
Stap 2 prioriteiten stellen – Volgens van tevoren afgesproken mogelijkheden
Zonder duidelijk van tevoren afgesproken mogelijkheden is het onmogelijk goed de juiste prioriteiten te kunnen stellen.
Want dan zou alles even belangrijk zijn. Deze stap is dus essentieel!
Naar je werk vertaald staat hier dat je in je werk/functie scherp moet hebben wat jouw belangrijkste doelen/resultaten zijn. Waar is het meest essentieel waar jij verantwoordelijk voor bent? Wat wordt in essentie van jou verwacht? Maak keuzes. Tip: doe dat samen met je leidinggevende/manager. Bepaal samen jouw Top 3!
Stap 3 prioriteiten stellen – In een volgorde zoals die door de bron van die gegevens wordt aangegeven
Hier vallen stap 1 en stap 2 samen. Je beoordeelt de binnenkomende gegevens en toetst deze aan jouw functiedoelen/verantwoordelijkheid waarmee duidelijk wordt in welke prioriteit-schaal de taak kan worden onderverdeeld.
Zet alles wat in jouw Top 3 valt bovenaan. En alles wat daar minder aan bijdraagt onderaan. De prioriteit is bepaald!
De valkuilen
Drie stappen. Groot effect. Toch komen we tijdens onze cursus time management wekelijks valkuilen tegen waarom prioriteiten stellen toch niet lukt. Welke van onderstaande is/zijn voor jou herkenbaar? Ga vandaag nog aan de slag met de oplossing en maak het verschil. Voor jezelf! Voor je prestaties! Voor je succes! En voor je werkplezier!
Je verwerkt de gegevens niet
Wat er dan gebeurt is dat alles opstapelt. Mailbox staat vol. Stapels papieren op je bureau. Tas vol met aantekeningen.
Van alles in je hoofd waar je nog aan denkt en wat mee zou moeten. Je werkdag wordt dan meer willekeur van wat er op je afkomt dan wat jij zelf bepaalt, omdat je het totale overzicht niet hebt.
DOEN | neem een aantal beslismomenten per dag om alle nieuwe gegevens/info te lezen/screenen en bewust te verwerken en te toetsen aan je doelen.
Je hebt van tevoren niet bepaalt hoe de gegevens te beoordelen
Stel: je wil een lekkere maaltijd koken, maar weet niet wat dat zou moeten zijn. Welke boodschappen ga je dan kiezen uit al die schappen van de supermarkt? Zo is het ook met je werk. Je wilt je werk goed doen, maar je hebt niet scherp voor ogen welke resultaten daar precies bij horen. Welke kies je dan uit je hele takenlijst als prioriteiten? Dat lukt dan niet.
DOEN | schrijf (samen met je manager) op maximaal 1 A4 jouw 3 belangrijkste functiedoelen op en gebruik deze als leidraad van iedere werkdag.
Heel veel is écht prioriteit
Het kan zijn dat heel veel in jouw werk écht prioriteit is. En als je er goed naar kijkt is de lijst te lang en moeilijk te realiseren. Wat er dan vaak aan de hand is dat teveel doelen in een kort tijdsbestek worden verwacht. Alles is belangrijk en alles zou gedaan moeten worden.
DOEN | maak keuzes! Wat krijgt nu de focus en wat mag/moet dan maar even wachten? Houd elkaar scherp op de juiste prestaties en kies voor (op)bouwen. Elimineer sub-doelstellingen. Excelleer in dat wat er echt toe doet. Kies!
Prioriteiten stellen is een van de thema’s in de cursus time management. Wil je hier meer van weten? Neem contact op! Bel ons op het nummer: 088-2580 100
Bekijk nu deel twee van deze minicursus “prioriteiten“.
