“Roos, je bent heel sociaal, je weet alles van iedereen hier op kantoor, maar op die manier krijg jij de lopende contracten niet op tijd rond.
Je bent veel te snel afgeleid.”
Roos zucht. Dat herkent ze. Ze weet dondersgoed wat er aan de hand is. Sterker nog, als haar leidinggevende er niet over begonnen was, had zij hem zelf aangesproken. Ze ervaart een grote druk, zeker nu het contract drie maanden naar voren is getrokken door het faillissement van de vorige leverancier. Een pittige Europese aanbesteding voor alle koffie-, frisdrank- en snoepautomaten voor de hele gemeente.
Van alles op de hoogte
Roos is een intelligente vrouw: heldere ogen, stevig op haar benen en altijd van alles op de hoogte. Regelmatig komen mensen haar om raad vragen. Op de afdeling ziet ze letterlijk alles wat er gebeurt. Hoort ze dat een collega aan een andere collega een vraag stelt, dan weet zij het antwoord al. Als collega’s op drie meter afstand een gesprek hebben, staat ze er direct bij: “Wat is er aan de hand?”
Ze weet dat ze snel afgeleid is. Maar ze is ook de smeerolie van kantoor. Ze houdt de boel bij elkaar en beslecht met humor veel onenigheden voordat ze escaleren. Collega’s noemen haar voor de grap wel eens de moeder van de afdeling en daar is ze trots op. Haar leidinggevende weet dat en waardeert het ook. Maar toch. Het werk moet ook gebeuren.
Meer roddels dan werk
In het contact met haar collega’s morst Roos veel tijd en ze heeft niet altijd honderd procent overzicht. Ze lacht dan heel hard en roept:
“Ik heb er weer eens een zootje van, willen jullie me ff met rust laten?”
Iedereen lacht, maar uiteindelijk groeit het haar toch boven het hoofd. En dan zijn er nog alle e-mails en telefoontjes die gewoon bij het werk horen. Zelfs als ze alleen maar met haar werk bezig is, is het voor haar lastig zich te concentreren met voortdurende verstoringen van berichten en mensen die haar steeds onmiddellijk nodig hebben. Of lijken te hebben.
Haar belangrijkste werk krijgt ze niet meer gedaan, ze moet steeds tot laat doorwerken en moet in haar eigen tijd nog telefoontjes afhandelen.
Behoefte aan overzicht en prioritering
Naast haar fulltime baan heeft ze ook nog een gezin, een rijk sociaal leven, is ze vrijwilligster en heeft ze haar hardloopgroepje. Maar ze is wel plichtsgetrouw en wil graag haar werk goed doen.
“Ik heb behoefte aan overzicht en prioritering. Ik wil gewoon meer gedaan krijgen op een dag”, antwoordde ze toen haar leidinggevende vroeg wat ze nodig had.
Neem 3 belangrijke besluiten
Herken je dit? Gelukkig kun jij hier wat aan doen. Misschien heb je er wat hulp bij nodig, maar uiteindelijk moet je het zelf doen. Hoe pak je dat aan? Neem drie belangrijke besluiten voor jezelf.
Besluit 1: heldere doelen stellen
Stel doelen voor jezelf. De doelen kunnen voor Roos bijvoorbeeld zijn: de top-20 contracten in control en de leveranciersbeoordelingen voor 1. Vul dit voor jezelf in en vraag hulp om je doelen aan te scherpen.
Natuurlijk ben je nog wel te vinden voor een praatje, maar dat heb je dan meer in de hand. Mede door besluit 3.
Tip:
Besluit 2: prikkels alleen 3x per dag
Drie keer per dag neem jij je e-mail door. Niet vaker. Je plaatst elke e-mail in een categorie: lezen en beoordelen, bellen, klusjes die je binnen een kwartier kunt oplossen, wachten en de doelen die je hebt gekozen.
Vervolgens beslis je per taak:
- Draagt het bij aan je doelen? Zo nee, is niet doen een optie?
- Heb je een actie? Zo nee, delete of archief.
- Wat is je doel met deze taak?
- Wat is je eerste concrete actie voor die taak?
- Kun je het in twee minuten doen? Doe het dan meteen.
- Kun je iemand anders vragen het te doen? Delegeer het dan.
- Moet het per se op een bepaalde dag of tijd gebeuren? Zo ja, zet het in je agenda, zo nee, zet het op je to-do-lijst.
Besluit 3: de donkere kamer
Ga anderhalf uur per werkdag in een donker werkkamertje zitten, ver weg in het gebouw, om je af te zonderen van jouw o zo gezellige collega’s. Daar werk je geconcentreerd aan belangrijke taken die bijdragen aan je doel, zonder e-mail, telefoon of gezellige collega’s. Dan hoef je hen ook niet te vragen om jou niet te storen; je bent er gewoon niet.
Bonusbesluit: een app erbij
Omdat je soms kunt blijven malen over dingen waar je op dat moment helemaal niets aan kunt doen, download je de app BrainToss op je mobiele telefoon. Alles wat je nu bedenkt kun je meteen opschrijven of je kunt er een foto van maken. Al die berichten komen automatisch in je inbox terecht. Zo is de e-mail, die toch meestal het centrum van je werk en je afleiding is, meteen je planning. Met besluit 2 beoordeel je elke inkomende e-mail. Maar omdat je die maar drie keer per dag bekijkt, word je er niet meer de hele tijd door afgeleid.
Wil jij meer rust, controle en lekker in je vel zitten?
Je krijgt nu meer rust, hebt de zaak onder controle en voelt je prettiger, privé en op het werk. En Roos? Zij heeft er het contract voor de kopieermachines bijgenomen.
Wil jij meer van deze waardevolle tips, zoek je begeleiding of heb je net even een ander probleem met werkdruk? Neem nu contact met ons op en ontdek wat wij voor je kunnen doen.
