Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

Verwachting managen? Echt effectief!

Je kent het vast wel. Je bent gefocust aan het werk. Een collega stelt je een vraag en je wilt het liefst nee zeggen.

 

Je zit midden in een belangrijke opdracht. De telefoon gaat en eigenlijk wil je niet opnemen.

 

Je leidinggevende vraagt je iets heel belangrijks te doen. Eigenlijk vind jij je eigen werk op dat moment belangrijker. Sterker nog, aan het einde van de week heb je een harde deadline. De klus van je leidinggevende kan er eigenlijk niet bij. Dan maar weer overwerken.

 

Allemaal dingen die ons dagelijks overkomen. En dagelijks laten we het gebeuren. Er is al veel geschreven over werken vanuit de gewenste uitkomst. Omgaan met afleidingen. Sturen van onderbrekingen. Omgaan met verwachtingen komt echter in het lijstje vaak niét voor. Dit wordt namelijk vaak gelinkt aan sales. In deze blog gaan we dieper in op het managen van verwachtingen om echt effectiever te worden.

 

Verwachtingen managen? Wat is het?

Even een definitie van verwachtingen: Alles wat in de toekomst ligt. Waarbij je zelf een positief of negatief beeld schetst van wat er zou kunnen gebeuren. In de verkoop wordt dit veel gebruikt om, met name aan het begin van een gesprek, de kans op de opdracht te vergroten. Maar hoe zit het eigenlijk bij effectief werken?

 

In de cursus timemanagement zien wij vaak dat dit begrip weinig leeft. Een leidinggevende die een gesprek voorbereidt zal meestal de inhoud voorbereiden, toch? Welke onderwerpen gaan we bespreken? Wat ga ik tegen de medewerker zeggen? Hoe vaak wordt een gesprek voorbereid vanuit de gewenste uitkomst? Of vanuit de wederzijdse verwachting?

 

Verschil tussen de gewenste uitkomst en de verwachting managen zit in de timing. De uitkomst check je aan het einde van het gesprek. Het managen van verwachtingen gebeurt aan het begin. Belangrijker nog vanuit effectief werken. De verwachtingen manage je voordat een situatie kan ontstaan.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een medewerker wordt veel gestoord tijdens zijn werk. Na lang nadenken en redelijk gefrustreerd te zijn, gaat hij het gesprek aan met zijn leidinggevende. Hij geeft helder aan veel te veel gestoord te worden waardoor zijn eigen werk niet afkomt. De leidinggevende start met vragen stellen. Waarom laat je je afleiden? Wat maakt dat je zo druk bent? Hoe is het met je concentratie? Wat heb je er zelf al aan gedaan?

 

Na het gesprek ben je een illusie armer. Het ligt allemaal aan jou? Het gesprek liep anders dan je had voorgenomen. Je laat je gewoon storen de volgende keer. Het verandert toch niet…..

 

Een alledaags voorbeeld, herkenbaar voor velen. En velen leggen zich erbij neer. En juist daarom bestaat de cursus timemanagement. Denken in kansen. Denken in mogelijkheden. Wat had ik kunnen doen om de situatie op te lossen. Hoe had ik meer invloed kunnen hebben?

 

Met dit voorbeeld wordt het probleem wel duidelijk. Er is alleen nog geen oplossing. Hoe dan ook, je bewust zijn en telkens denken wat JIJ had kunnen doen is de echte basis voor verandering. Alleen dan wordt het elke dag een beetje beter.

 

En natuurlijk is er meer. Hieronder wat handige tips om vanuit verwachtingen nog effectiever te worden.

 

Concrete tips

Onderstaande tips kunnen je echt helpen om met name je eigen invloed enorm te vergroten. En door die toename wordt je automatisch effectiever. Even voor het beeld: Effectiviteit gaat niét over een opgeruimde mailbox. Het gaat wél over het realiseren van je doelen!

 

Tip 1

Je vindt pas een oplossing wanneer je een probleem ervaart.

 

Je kunt pas echt werken aan verbetering wanneer je weet waartoe het moet leiden. Wanneer je echt concreet iets wilt veranderen. Wanneer je een situatie niet langer wenst. Dit geldt niet alleen voor hele zware thema’s. Het kan ook gaan over een collega die je iets te vaak stoort voor koffie!

 

Tip 2

Noteer voor jezelf alle situaties waarvoor jij een oplossing wilt.

 

  • Een collega die je stoort
  • De deadline die telkens lastig te halen is
  • Het rumoer op de afdeling
  • Het niet weten of je het echt goed doet?
  • Het gevoel achter de feiten aan te lopen

 

Bedenk per situatie je gewenste uitkomst. Bijvoorbeeld: altijd rustig kunnen werken zodat je nog meer bijdraagt aan het resultaat is een gewenste uitkomst. Een collega die je niet meer stoort is een middel. Dit is best lastig omdat we vaak geneigd zijn te denken in acties (collega vragen niet meer te storen). Mooi is wanneer we vaker denken vanuit het resultaat (maximale bijdrage geleverd aan ons gezamenlijke doel)

 

Tip 3

Los de problemen op wanneer ze er niet zijn.
Bedenk per situatie wat je kunt doen zonder dat de situatie al aan de orde is.

 

Vanaf tip 3 ben je bezig met het managen van verwachtingen. Wanneer je ontspannen bent voer je een beter gesprek. Stel, je wordt gestoord door die ene collega. Dan wordt je sowieso toch al gestoord. Nee zeggen is lastiger. De frustratie is er al. Wanneer je de belangrijkste stoorzenders in beeld hebt, voer dan het gesprek. Terwijl er niets aan de hand is.

 

Verwachting managen: heb je heel even tijd voor me? Graag wil ik samen met je kijken hoe we nog relaxter ons werken kunnen doen. En daar wil ik het graag heel kort met je over hebben.

 

Benoem pas concrete situaties wanneer je echt commitment voor het doel hebt.

 

Tip 4

Bereid een gesprek goed voor vanuit de verwachtingen. Wat zou er kunnen gebeuren? Hoe omschrijf ik concreet het doel? Wat ik graag met je wil bespreken……..en het zou echt mooi zijn wanneer de uitkomst is………Op voorhand geef je richting aan het gesprek en ben je automatisch in de lead.

 

Tip 5

 Bekijk het gesprek eens  vanuit de ander. Iemand die je veel stoort kan twee problemen hebben:

 

  1. Hij of zij weet het antwoord niet
  2. Hij of zij is onzeker

 

In beide gevallen is de collega in elk geval betrokken. En dat is positief. De vraag is dan niet hoe van de verstoring af te komen. De vraag is hoe iemand meer kennis of vertrouwen kan krijgen.

 

Op dat moment wordt een andere verwachting neergelegd. En die verwachting helpt iedereen.

 

Conclusie

Verwachtingen managen helpt echt om effectiever te worden. Nadenken over de uitkomst. Voorbereiden door middel van het toepassen van verwachtingsmanagement. Het helpt je niet alleen om effectiever te worden in je werk, je werk wordt ook nog leuker!

 

Martin van Limbeek 

Andere lazen ook

De 60 beste time management tips

17-07-2017

We hebben de 60 beste time management tips voor je verzameld. Tips voor op kantoor, thuis, je studie en drukbezette ouders.

Lees meer

Prioriteiten stellen kun je leren! [Update 2018]

4-04-2018

Prioriteiten stellen en realiseren gaat over je tijd goed benutten. Het lezen van deze blog is een waardevolle tijdsbesteding als de volgende opbrengsten jouw aanspreken.

Lees meer

Concentratieproblemen de baas - 15 praktische tips

18-03-2019

Last van concentratieproblemen? In deze blog lees je 15 nuttige tips voor een optimale concentratie als je werk daarom vraagt

Lees meer