Heb je wel eens het gevoel dat je heel druk bent geweest en jezelf achteraf afvraagt wat je allemaal hebt gedaan? Ken je het gevoel van de waan van de dag? Of roep je soms dat je werk nooit af is? Dan kan deze blog je met praktische tips helpen om je productiviteit te verhogen.
De definitie van productiviteit
Productiviteit betekent letterlijk het omzetten van de productiemiddelen in resultaten. Het gaat dus om het boeken van resultaten en niet om de inspanning op zich. Hiermee wijkt effectiviteit ook direct af van efficiency. Het één kan tot het ander leiden, echter zijn het totaal verschillende dingen. In onze training timemanagement valt ons vaak op dat mensen zeggen dat ze naar de cursus efficiënt werken zijn bijvoorbeeld. Efficiënt werken is volgens een bepaald procedé of proces. Effectief werken heeft alles te maken met het behalen van je resultaten.
Hoe hoog is onze gemiddelde productiviteit in uren?
Mensen die veel met digitale middelen werken, met uitzondering van bijvoorbeeld productie, halen een gemiddelde productiviteit van rond de 2 uren per dag.
Betekent dit dan dat we beter naar een 2-urige werkdag kunnen? Nee, simpelweg omdat 2 uren focus niet kan, en er komt meer kijken bij economisch denken dan alleen maar productiviteit.
Wel is het interessant om eens stil te staan bij de 8-urige werkdag. Deze is groot gemaakt door Henri Ford. Simpelweg om een etmaal in 3 stukken te kunnen knippen. Hierbij is geen rekening gehouden met ons brein maar met productiecapaciteit, uren rust en uren slaap.
Kijkend naar ons brein, dan kunnen we in veel minder tijd, met de juiste focus en brein-voeding veel meer werk verzetten.
Thuiswerken en productiviteit
Thuiswerken heeft voor sommigen enorme voordelen en voor anderen weer vele nadelen. 1 ding staat vast. Onze kijk op productiviteit is het afgelopen jaar enorm veranderd. Een tijd geleden nog werd massaal software aangeschaft om te kunnen kijken of mensen thuis wel voldoende met hun werk bezig waren. Gelukkig zien we dit fenomeen op de achtergrond verdwijnen. Binnen Het Effectieve Werken zijn we het al jaren eens dat je niet op inspanning maar op resultaten moet focussen. De managers die dergelijke software hebben aangeschaft zijn veelal bedrogen uitgekomen. Een PC aanzetten, inloggen en vervolgens privé klusjes doen is niet zo lastig toch?
Wij mogen vele thuiswerk workshops geven en wat we veel ervaren is een schuldgevoel bij mensen. Even de was opruimen voelt als stelen voor sommigen. Nu thuiswerken iets meer als “normaal” wordt gezien komt daar verandering in. Zorg dat je aan het einde van de dag voldoende resultaat hebt toegevoegd en het schuldgevoel verdwijnt direct.
ToDo lijsten en productiviteit
Steeds meer mensen maken voor zichzelf, gelukkig, ToDo lijsten. Een mooie opsomming, in volgorde van belangrijkheid, van je werkzaamheden en acties. Een ToDo lijst verhoogd zeker de productiviteit wanneer je altijd trouw bent aan de lijst. Er zitten ook wat nadelen aan en dat begint al bij de naam: ToDo. Wij zeggen liever een ToDone lijst. Oftewel maak een lijst vanuit uitkomsten (resultaten) en niet vanuit acties (inspanningen). Wanneer uitkomst denken de start is van elke activiteit zal je productiviteit nog meer toenemen en vooral je gevoel wordt wezenlijk anders.
Hoe werkt het in de praktijk:
Op je ToDo kan bijvoorbeeld staan: “Vergadering voorbereiden”
Dat betekent dat je de taak nog moet doen en de inspanning belangrijk maakt.
Stel je doet het als volgt:
“Vergadering succesvol voorbereid”
- Agenda verstuurd
- Uitnodiging gemaild
- Acties verzameld
Zie je het verschil? Bij de 2e richt je de taak anders in….alsof je het al hebt geregeld. En ook de kleine deelstappen zijn telkens kleine uitkomsten die uiteindelijk leiden tot een succesvolle voorbereiding. Het effect is meer tevredenheid, meer richting en een veel beter gevoel over elke afgeronde deeltaak.
Praktische tips die leiden tot meer productiviteit
Tip 1 | Besteed minder tijd aan doen en meer aan organiseren
Wanneer het drukker wordt hebben we de neiging om harder te gaan werken. Wanneer daardoor het overzicht ontbreekt daalt je productiviteit erg snel. Zorg dus altijd eerst voor overzicht en ga dan pas aan het werk. En juist de overzicht stap wordt in de praktijk vaak vergeten. Praktisch: maak 4 x per dag een blok in je agenda waarin je overzicht maakt. Na een organisatieblok is je mailbox leeg, je hoofd leeg en je andere verzamelplekken georganiseerd en heb je 1 lijst in volgorde van belangrijkheid.
Tip 2 | Denk altijd in uitkomsten
Denk niet aan wat je nog moet doen, maar in wat je succesvol wilt hebben opgeleverd. Altijd! Dit geeft een beter gevoel (boodschappen halen is minder leuk dan lekker gegeten toch?) Praktisch: Werk bijvoorbeeld in Taken van Outlook of Gmail, of welk systeem ook en vul de lijst met gewenste uitkomsten en eerstvolgende acties.
Tip 3 | Wees niet te streng voor jezelf
8 uur focussen? Vergeet het maar. Per dag 2 uren zou al geweldig zijn. Geniet dus meer van behaalde resultaten en let iets minder op je eigen inspanning. Ben je wel eens je sleutels kwijt geweest? Vaak vind je ze weer terug wanneer je stopt met zoeken, eerst eens overzicht maakt waar je bent geweest en ineens weet je waar ze liggen. Harder werken leidt niet altijd tot betere resultaten.
Tip 4 | Doe aan timeboxing
Timeboxing is helemaal in bij sommigen. Dit komt omdat je in een korte tijd veel werk kunt verzetten omdat je uitgaat van de juiste focus. Hoe werkt het volgens onze methodiek:
- Blok bijvoorbeeld 2 uren in je agenda;
- Bepaal wat je wilt hebben afgerond en noteer dit bij het onderwerp;
- Schrijf in het tekstveld welke kleine resultaten je wilt gaan behalen, die uiteindelijk leiden tot het eindresultaat in de geblokte uren;
- Streep bij elk gehaald resultaat dit letterlijk door;
- Neem voldoende pauze in deze uren. De App Pomodoro kan daarbij helpen.
Tip 5 | Maak focusblokken
Goed kunnen focussen heeft vele voordelen. Je werkt effectiever en het geeft ook nog eens de juiste energie. Belangrijk is om een focusblok kort te houden, bijvoorbeeld 2 x 30 minuten per dag maximaal. Hoe dan:
- Blok 30 minuten in je agenda. Bij timeboxing kun je bijvoorbeeld 3 x een focusblok maken met daarin voldoende rust tussendoor.
- Schrijf 5 minuten voorafgaand aan je blok je hoofd helemaal leeg. Zo voorkom je dat je snel bent afgeleid of je gedachten snel afdwalen.
- Zorg voor rust om je heen. Bijvoorbeeld een opgeruimde kamer of een fris buro. Chaos om je heen betekent chaos in je hoofd.
- Hou na een focusblok een korte pauze.
Tip 6 | Zorg voor ontspanning en laad je brein op
Productiviteit neemt direct toe wanneer je voldoende ontspant en rust neemt. Een vermoeid brein geeft een snelle daling van je productiviteit. Hoe laad je het brein op:
- Slapen. Doe bijvoorbeeld eens een powernap van maximaal 26 minuten en ervaar het verschil
- Wandelen. Kort wandelen in je eentje zonder de telefoon op zak.
- Niks doen. Kijk eens 5 minuten uit het raam. Niks doen laad je brein direct op.
Tip 7 | Begin de dag met “iets doen”
In de ochtend starten nog velen met het ophalen van de mail. Dan geef je dus direct voorrang aan wat anderen belangrijk vinden. Geef eens voorrang aan je eigen taken! Bedenk dus aan het einde van de werkdag wat je de volgende dag wilt hebben opgeleverd (gewenste uitkomsten), en start de dag daarmee. Praktische tip: Hou het minimaal een maand vol. Ons brein moet echt enorm wennen aan de andere aanpak.
Tip 8 | Zet je apparaten uit
Vele blogs over timemanagement gaan over afleidingen. We leiden onszelf vooral af, door de telefoon, de binnenkomende mails en allerlei binnenkomende meldingen. Zet alle meldingen uit, behalve die van je agenda en taken. Ook voor deze tip geldt dat je het wat langer een kans moet geven. Een teveel aan binnenkomende meldingen geeft namelijk een teveel aan dopamine. Ook hierover vind je op onze site meerdere blogs. Dopamine afbouwen is als het te lijf gaan van een verslaving. Het gevoel na die tijd is echt geweldig!
Tip 9 | Maak heldere, dagelijkse, resultaat afspraken
Zorg ervoor dat je weet welk resultaat je per dag moet hebben opgeleverd. Dit lijkt gemakkelijk maar is het niet altijd. Pak eens een activiteit en vraag jezelf af wat het resultaat is wanneer je de activiteit hebt afgerond. Op die manier oefen je doorlopend met het vastleggen van resultaten. Hoe beter je uitkomsten vastlegt, hoe groter de kans op meer productiviteit en een veel beter gevoel aan het einde van de dag.
Tip 10 | Voor managers: Besef dat de wereld verandert
Heb je als manager het gevoel dat je druk bent, veel moet bijsturen en vooral veel vragen per dag moet beantwoorden? Dan is het tijd om er eens anders naar te leren kijken. Een voorbeeld: Stel je vertelt als manager dat vanaf nu je deur altijd gesloten is, dan gun je mensen dat ze zelf het antwoord gaan zoeken, minder vragen stellen, meer verantwoordelijkheid nemen en ook nog eens productiever worden. Omdenken is soms zo gek nog niet.
Succes met het toepassen!
