Vertrouw jij iemand anders je werk wel eens toe? En vind je dat lastig om te doen? Delegeren is een ander je taak toevertrouwen. Managers worden er veel op getraind. En toch blijft het lastig om te doen. Herkenbaar?
Deze blog beschrijft hoe je praktisch kunt delegeren. En delegeren is niet alleen voor managers. Het is voor iedereen.
Wat houdt je tegen?
Iedereen heeft het erover. We zijn het er over eens dat het werkt. En toch doen we het te weinig. Mee eens? Hieronder de bekendste bezwaren om niet te delegeren.
Ik kan het veel sneller even zelf doen!
Dit is de meeste voorkomende. Iemand iets uitleggen kost veel tijd. De kans dat iemand allerlei vragen heeft is ook nog eens groot. En wat stelt het klusje nu eigenlijk voor?
Ik kan het zelf beter!
Gaat het wel op mijn manier? Kan die ander het wel net zo goed? En stel het gaat mis? Allemaal vragen die te maken hebben met vertrouwen. Dus kun je het beter zelf doen.
Iemand anders kan het misschien veel beter!
Deze horen we minder vaak. Maar is er wel. Stel iemand kan het beter dan je zelf kan. Wat dan? Faal je dan? Ben je dan minder succesvol? Niet iets dat we dagelijks delen met anderen, maar het zit er wel!
Allemaal redenen om niet te delegeren. En toch draagt het bij aan rust. Aan overzicht. Aan effectiviteit. Daarom hieronder de redenen om wel te delegeren.
Waarom wel delegeren?
Ik kan het veel sneller een ander laten doen!
Wanneer het een taak is die vaker voorkomt, hoef je de uitleg maar 1 keer te geven. Dat is 1 keer investeren en levert daarna veel energie op.
Een ander kan het beter dan ik!
Iets delegeren aan iemand die dat beter kan? Hoe mooi is dat? En de kans is ook nog eens groot dat de ander er meer energie van krijgt.
Iemand anders kan het misschien veel beter!
Je bent pas echt succesvol als je succes aan een ander gunt.
De redenen om wel te delegeren zijn dus dezelfde als de redenen om het niet doen. Hieronder volgt een praktisch stappenplan.
Stappenplan delegeren
Stap 1. Beschrijf je doelen en taken
Beschrijf concreet je te behalen doelen. En maak daarna een lijst van alle taken de je zelf uitvoert.
Stap 2. Prioriteer je taken
Geef een cijfer per taak van 1 tot en met 10. En stel jezelf de vraag: Wat draagt deze taak bij aan het behalen van mijn doelen?
Stap 3. Maak een delegeerplan
Een delegeerplan bestaat uit:
- 1. De te delegeren taken. Bijvoorbeeld alle taken met een cijfer onder de 6
- 2. Aan wie zou je de taak toevertrouwen?
- 3. Wat draagt de taak bij aan zijn/haar doel?
- 4. Plan gesprekken
Stap 4. Delegeer
Ga het gesprek aan met degene aan wie je de taak wil toevertrouwen. Denk hierbij aan het belang van de ander. Waarom zou iemand anders het doen? Wat levert het hem of haar op?
Conclusie
Zoals met vele dingen is ook delegeren niet moeilijk. Je moet het alleen even doen! In de cursus time management spreken we vaak over “sturen voor de bocht” of “los de problemen op wanneer ze er niet zijn” Hiermee bedoelen we dat delegeren veel makkelijker wordt wanneer je er van tevoeren over nadenkt. In drukke tijden even snel iets over de schutting gooien werkt niet. Juist wanneer het rustig is nadenken over hoe om te gaan met drukte is veel effectiever.
Voorbereiding is dus essentieel. En wat ook essentieel is: Het heel graag willen!
Veel succes met delegeren
Martin van Limbeek
