Het einde van het jaar nadert. Altijd een goed moment om terug te blikken. En een goed moment om vooruit te kijken. De periode van beoordelingsgesprekken over 2019 én doelstellende gesprekken voor 2020.
In dit blog geven wij je graag 5 timemanagement tips. Praktische tips om 2019 goed af te ronden. En tips om 2020 goed te starten. Timemanagement tips om jouw effectiviteit te versterken.
Tip 1 | Reflecteer en leer van je eigen succesmomenten
Neem de tijd en overdenk 2019 eens goed. Wat zijn voor jou de hoogtepunten van het afgelopen jaar? Waar heb jij persoonlijk de grootste impact gerealiseerd? Waar kijk je met tevredenheid, voldoening en trots op terug? Reflecterend op je eigen performance? Wat maakt dat jij juist bij deze activiteiten/projecten een goed gevoel hebt over jezelf?
Bewust stil staan en reflecteren op een periode en op de succesmomenten heeft meerdere positieve effecten. Ons brein is vooral scherp op wat fout gaat en niet zo zeer op wat goed gaat. Bewust stil staan bij het goede geeft je een goed gevoel en positieve energie. Je denkt na over het concept GOED en de ingrediënten die jij daarvoor belangrijk vindt. En succesmomenten herbeleven vergroot de kans op herhaling enorm (Appreciative Inquiry). David Allen (schrijver van Getthing Things Done) adviseert je om aan wekelijks onderhoud te doen. Na 50 weken adviseren wij je om aan jaarlijks onderhoud te doen. Reflecteer en leer van je succesmomenten.
Tip 2 | Omarm een persoonlijke doel 2020 inclusief strategie
Op basis van de reflectie op je succesmomenten. Kies je persoonlijke ontwikkeldoel voor 2020 plus strategie. Gedrag veranderen is lastig. Om je gedrag succesvol te veranderen zijn een paar ingrediënten van belang.
Ingrediënt 1
Omschrijf je ontwikkeldoel zo dat het objectief meetbaar is. Drie voorbeelden:
• 5 kg afvallen voor 1 mei 2020
• De komende 3 maanden, iedere avond een lege inbox
• Minder ‘taken op achterstand’ – max 5 rode signalen
Je doel stellen is een goede start. Immers iedere verandering start met een droom, wens of idee.
Ingrediënt 2
Beantwoord de vraag; wat maakt dit doel voor mij de moeite waard? Drie voorbeelden:
• 5 kg afvallen voor 1 mei zodat ik er top uitzie als getuige op de bruiloft van m’n zus
• Iedere avond een lege inbox. zodat ik overzicht heb en met een rustig gevoel naar huis ga
• Max 5 ‘taken op achterstand’ zodat mijn klanten kunnen versnellen en Ellen mijn leidinggevende me met rust laat
Gedrag veranderen is lastig. Ingrediënt 2 vergroot de kans op een succesvolle gedragsverandering enorm.
Ingrediënt 3
Kies je strategie. Dus hoe ga ik mijn doel halen. Hierbij is het later handig om concrete en specifieke acties te duiden. Drie voorbeelden:
• 5 kg afvallen voor 1 mei
strategie 1: vasten volgens 16:8
strategie 2: meer bewegen met minimaal 10.000 stappen per dag
strategie 3: geen geraffineerde suikers dus koekjes, gebak en snoep
• Iedere avond een lege inbox
strategie 1: iedere dag op vaste momenten bezig met mailverwerking
strategie 2: schrijf me uit voor nieuwsbrieven etc
strategie 3: vraag mijn mailzenders om korte bondige mails met bullets te sturen
• Max 5 rode signalen
strategie 1: binnendienst instrueren en administratieve deel daar neerleggen
strategie 2: vaste blokken in mijn agenda voor rode signalen
strategie 3: thuis werken aan rode signalen zonder afleiding
Bij gedragsverandering is op gang komen essentieel. In beweging komen cruciaal. Ben Tigchelaar noemt dit zijn boek De Ladder ridicuul kleine stappen. David Allen noemt ze next actions. Benoem concrete acties die je zo kunt uitvoeren. Enkele voorbeelden:
• Iedere avond na het eten naar de weg lopen en terug (4000 stappen
• Herman en Tineke mail ik de vraag om me te helpen met bondige mails met bullet
• Maandagmiddag van 15.00 uur tot 15.30 werk ik 4 rode signalen weg.
Tip 3 | Stel je functiedoelen voor 2020 helder en scherp (prioriteitenfilter)
Mensen met een timemanagement uitdaging committeren zich te vaak aan taken en verantwoordelijkheden. Ze missen heldere doelen. Een helder doel geeft richting. Kiezen wordt gemakkelijker. Een goed doel is op output geformuleerd en objectief meetbaar.
Onze tip: heb je functiedoelen helder en scherp in 3 stappen. Dat doe je als volgt:
Stap 1
Noteer jouw 3 belangrijkste functie doelen in termen van output. Rank ze in volgorde van belangrijk. Je mag ook de 3 belangrijkste taken van je functie opschrijven en normen toevoegen. Een voorbeeld:
• Lijst met debiteuren updaten ………. Op vrijdag om 12.00 uur uiterlijk klaar
Stap 2
Vraag je leidinggevende of hij hetzelfde wil doen voor jou en je functie. Wil jij de 3 belangrijkste functiedoelen van mijn functie eens opschrijven? En ranken in volgorde van belangrijk? Veel leidinggevenden vinden dit best lastig.
Stap 3
Maak een koffie afspraak met je leidinggevende. Leg de beide briefjes naast elkaar en vergelijk. Je kunt los gaan in 2020 als jullie dezelfde beelden hebben. Is dit niet zo, dan heb je mooie input voor een goed doelstellend gesprek.
Tip 4 | Kies concrete acties die je niet meer gaat doen in 2020
Het woord prioriteren betekent volgens de Van Dale: aangeven wat het belangrijkste is en dus wat het eerst moet gebeuren. Veel medewerkers vatten dit letterlijk op. Dus wat belangrijk is moet eerst gebeuren. De rest mag later. En daar zit de misvatting.
Warren Buffet één van werelds bekendste beleggers vertaalt het woord prioriteren anders. Prioriteren is in zijn ogen niks anders dan kiezen wat je geen aandacht gaat geven. Ook topsporters ontzeggen zich vaak veel om zich te kunnen focussen op wat echt belangrijk is.
Maak maar eens een lijstje met concrete acties die geen waarde toevoegen aan je doelen. Acties waar jij een stop experiment mee wilt gaan doen. Stop eens 6 weken en kijk hoe het je bevalt. Zo sprak ik onlangs een deelnemer. Ze gaf aan; ik ga stoppen met taken uit mijn vorige functie. Inmiddels heb ik sinds 6 maanden een andere functie. Nog steeds komen er collega’s met vragen die gaan over mijn vorige functie. Wat ga jij in 2020 niet meer doen? Waar ga jij echt mee stoppen?
Stoppen is niet gemakkelijk. Dat klopt! De eerste stap bij stoppen is de mentale keuze maken om je gedrag te veranderen. Je kiest om te gaan stoppen. Dat is je doel. Lees tip 2 nog eens door om je plan te maken.
Tip 5 | Creëer overzicht over je workload om inzicht te vergroten
Workload vind ik een mooi woord. In het woord zit het woord belasting. Overzicht over je workload is voor mij echt iets anders dan een takenlijst. Onlangs coachte ik een financieel expert. Zijn grootste uitdaging was zijn werk gedaan krijgen. Hij kampte met achterstanden. Hoe groot de achterstand in uren is, weet hij niet te vertellen. Nog nooit over nagedacht, reageert hij. Grappig eigenlijk …een financieel expert die dit antwoord niet weet.
Ik moet gelijk denken aan Dubbeltje op zijn kant. Ken je het tv programma Dubbeltje op zijn kant? In dit programma gaat Annemarie van Gaal aan de slag met mensen met schulden. Het eerste dat ze doet is overzicht creëren. Hoe groot is de schuldenberg? Overzicht geeft namelijk inzicht. En vanuit dit inzicht maak je keuzes. Precies zo werkt dit ook met je workload. Onze tip: creëer overzicht over je workload in 3 stappen.
Stap 1
Maak een resultatenlijst en duid de acties die je gaat doen om het resultaat te bereiken
Stap 2
Breng de workload in beeld door de tijd in te schatten van de je acties.
Stap 3
Plan de totaaltijd weg in je agenda. Dit bij voorkeur d.m.v. vaste elementen, dus tijdsblokken.
Vaak krijg ik de reactie … maar ik weet vaak niet hoe lang iets duurt. Mijn reactie: dat geeft niks! Oefening baart kunst. Je zult beter worden in het inschatten van tijd. Extra tip: bij twijfel …tel 25% bij je inschatting op.
Ga op deze wijze met je prioriteiten om. Je wordt beter in plannen en planmatig werken. En je vergroot je impact.
Wij wensen jou een goede afronding van dit jaar. En een gezond en energiek 2020.
Wil jij net als ook een concrete oplossing voor meer focus, minder stress en beter time management in 2020? Volg dan 1 keer in je leven onze 2-daagse cursus time management. Inclusief 4 maanden follow-up voor blijvend effect.
