You´ve got new mail – 30x per dag je mail checken?! Of nog vaker?!
Wil jij ook weleens ´gewoon´ lekker werken? En minder geleefd worden door je mailbox? Dat kan!
Ben jij enorm gehecht aan je inbox? Steeds even snel kijken wat daarin staat… En voor je het weet zit je de hele dag in je inbox en is het er niet allemaal van gekomen wat je ook wilde doen. En eigenlijk wil je dat helemaal niet. Wij komen tijdens onze cursus timemanagement regelmatig mensen tegen die niet kunnen stoppen met het checken van hun mail en e-mailen.
Het kan anders! Ook jij kunt je inbox écht met rust laten. Lees mee, kom in actie en begin vandaag…
Wat het jou gaat opleveren: je voorgenomen werk gedaan krijgen
Om jezelf te motiveren anders met je inbox om te gaan helpt het om eerst voor jezelf scherp te hebben wat jou dat allemaal gaat opleveren. Stel je nu eens voor: hoe zou je dag eruit zien als je geen mailbox had? Wat zou je dan gaan doen? Hoe zou dat voelen? Hoeveel tijd houd je over voor de rest van je werk. Gaat het jou ook veel meer voldoening als je wél een start hebt gemaakt met dat wat je graag gedaan wilt krijgen? Als je meer zelf bepaalt wat jij gaat doen dan al die ´anderen´ die jou van alles vragen via de mail?
Houdt dit resultaat scherp voor ogen. Wat je écht graag wilt. Dan heb je onderstaande tips zo toegepast.
TIP 1 > geen urgente zaken via mail
Bij veel bedrijven worden urgente zaken via e-mail gestuurd. Daarmee dwing je elkaar om constant je inbox te checken, want die belangrijke e-mail mag je niet missen. Spreek met je collega’s af dat je geen urgente zaken stuurt via e-mail en dat je elkaar belt of langs loopt als er iets dringends is. Dan kun je je inbox ook echt met rust laten. Zet dit als een overlegpunt op de volgende vergadering met je team.
TIP 2 > zet e-mail pop-ups uit
E-mail pop-ups zijn niet alleen een stoorzender in je concentratie, ze verleiden je ook om naar je inbox te gaan. Zet die pop-ups uit. Vind je dat ´eng´? Probeer het dan eerst een weekje uit (een experimentje) en als het niet bevalt zet je de notificatie weer aan (denk trouwens niet dat je dat zult doen, werkt echt heel prettig!)
Zet nu direct even je pop-ups uit. In Outlook 2010 doe je dat zo:
- Ga naar ‘Bestand’
- Klik ‘Opties’
- Klik ‘E-mail’
- Vink alle opties onder ‘ontvangst van bericht’ uit.
Aanvullende tip > zet ook ‘automatisch verzenden/ontvangen’ uit
Dan komen e-mails niet meer automatisch binnen. Pas als je op F9 drukt gaat Outlook je e-mails verzenden en binnenhalen. Ideaal. In Outlook 2010 werkt dat zo:
- Ga naar ‘Bestand’
- Klik ‘Opties’
- Klik ‘Geavanceerd’
- Scroll naar beneden.
- Vink ‘bij verbinding direct verzenden’ uit.
TIP 3 > een dag zonder e-mail
Dat helpt om los te komen van de gewoonte én je kunt eindelijk vooruitgang boeken in die belangrijke taken waar je maar niet aan toekomt. Laat het de mensen om je heen weten dat je die dag niet bereikbaar bent via e-mail (afwezigheid/assistent aanzetten).
TIP 4 > check je mail op momenten dat je er daadwerkelijk wat mee kunt
Tijdens onze cursus time management checken deelnemers in de pauzes graag snel even hun mail. In slechts 10 minuutjes tijd doen ze dan snel koffie pakken, even benen strekken, langs toilet en alle mails screenen. Vervolgens zien ze in hun mail dat ze eigenlijk wel actie zouden moeten ondernemen (een reactie, een belletje, iemand die nog ergens op wacht van hem-haar). Maar dan is de pauze alweer voorbij! Moeten ze de trainingsruimte weer in en actief samen met mij aan de slag. En dan kun je dus geen opvolging geven aan de mail. Maar dan zit het wel in je hoofd. En ga je daarover nadenken. Wanneer dan wel? Straks in de volgende pauze bel ik even kantoor. En niet vergeten om straks om 17.00uur direct even die klant te informeren.
Gevolg: minstens nog 10 minuten volledig afgeleid van dat wat er in de training gebeurt. Wat het dus brengt? Helemaal niks!!! Behalve onnodige afleiding en verlies van focus met dat waar je graag mee bezig wilde. De bewezen effectieve tip: check alleen dan je mail als je er daadwerkelijk ook wat mee kunt op dat moment.
TIP 5 > motiveer jezelf met een beloning
Omdat werken vooral ook leuk moet zijn! Beloon jezelf als je twee uur géén e-mail hebt verwerkt. Loskomen van een ´verslaving´ (dat is het eigenlijk wel…) vraagt discipline en inspanning. Dat hou je het beste vol als er een beloning tegenover staat. Na twee uur niet e-mailen geef je jezelf een traktatie. Een chocolaatje of een lekker ijsje voor jezelf.
Wij kunnen jou en je collega’s natuurlijk ook helpen. Als jij en je collega’s effectiever willen werken en minder worden geleefd door ´de waan van de mail´ dan is onze cursus time management wat voor jullie. We horen graag van je als je belangstelling hebt. Bel of mail ons en krijg informatie over wat wij voor jullie kunnen betekenen.
