De term bila duikt weer vaker op. Zelfs een kort gesprek met een medewerker wordt al snel een bila genoemd. De traditionele formele gesprekken lijken steeds meer plaats te maken voor de bila. In deze blog wordt dieper ingegaan op de betekenis en hoe je er samen het maximale uit kunt halen.
Wat is een bila?
De bila komt steeds vaker voor in het bedrijfsleven en bij overheden, en de belangrijkste reden is de gelijkwaardigheid. Niet meer een baas die gaat vertellen wat je goed doet en kan verbeteren, maar veel meer samen kijken naar samenwerking en optimalisatie van twee kanten.
In het verleden is aangetoond dat het traditionele functioneringsgesprek geen enkel effect heeft op de persoonlijke ontwikkeling van een medewerker. Ook de zogenaamde HR-cycli worden steeds vaker ter discussie gesteld. De bila kan een mooi instrument zijn om samenwerking sterk te verbeteren, bijvoorbeeld.
Waarom zijn bila’s belangrijk?
Regelmatig met elkaar kort in gesprek gaan over hoe het gaat en wat we samen kunnen ondernemen om onze samenwerking en competenties te verbeteren is altijd zinvol. Belangrijk is wel dat het gekoppeld is aan een gezamenlijk doel of belang. Wel is het goed om te kijken naar de duur en frequentie, zodat de bila niet een doel op zich wordt.
Wat is het doel van een bila?
Binnen Het Effectieve Werken zijn we constant bezig met het schetsen van resultaten en doelen, en vanuit daar de weg ernaartoe bepalen. Ook bij een goede bila is het prioriteit nummer 1 om te starten vanuit een gezamenlijk doel of een gezamenlijke wens. Dus het doel van een bila bepaal je vooral samen waarbij je een aantal uitgangspunten mee kunt nemen:
- Maak je doel concreet
- Check of het echt een gezamenlijke wens is
- Spreek een termijn af waarop je het samen gerealiseerd wil zien
- Maak het wederkerig
Hoe concreter hoe beter, en let daarbij vooral op punt 4. Is het een doel dat je samen wil halen en wat moeten jullie dan beide doen om dit te realiseren? De kans bestaat namelijk dat het een verkapt functioneringsgesprek wordt.
Voorbeeld:
Samen willen we bereiken dat we binnen 6 maanden 50% minder vragen aan elkaar stellen zodat meer eigenaarschap ontstaat en de verantwoordelijkheid direct toeneemt.
Je wilt dus niet weten hoe het met iemand gaat. Je wilt samen ergens naartoe bewegen en pas daarna kijk je samen hoe het gaat met iemand.
Bekijk ook eens onze blog over doelen en gedrag.
Hoe moet je je voorbereiden op een bila?
De belangrijkste voorbereiding maak je vooraf. Welk doel wil je samen behalen en hoe wil je dit samen bereiken? Wekelijks een kort moment? Of maandelijks? En hoe lang dan? Wat wil je kort bespreken? En waarom?
En elke bila start dus weer met het doel waarom je de bila hebt. Ook is het prettig om per bila te kijken of er al gezamenlijke kleine succesjes behaald zijn. Dit stimuleert het vervolg.
Bepaal ook samen hoe realistisch het is. Niet alleen qua doel, maar ook qua tijdsinvestering. Wanneer je het samen belangrijk genoeg vindt, dan maak je er wel tijd voor. Maar hoe vaak komt het voor dat de bila uit de agenda verdwijnt voor een spoedklus? Bedenk samen vooraf hoe je hiermee om wil gaan om teleurstellingen te voorkomen.
Hoe kies je de juiste setting voor een bila?
Hou het vooral informeel en persoonlijk. Het gaat om een gesprek tussen 2 personen en vanuit de praktijk is gebleken dat dit al wandelend heel erg prettig is. Je loopt letterlijk samen op en creëert hiermee een open en ontspannen setting.
De structuur van een bila gesprek
Er zijn uiteraard erg weinig regels voor de ideale bila. Wel is het van belang om vooraf een duidelijke tijd af te spreken. Vooral gesprekken over privé, gedrag en overtuiging kunnen veel tijd in beslag nemen. Bespreek vooraf hoe je hiermee om wil gaan en hou je er samen aan.
Het starten met het gezamenlijke resultaat is belangrijk en daarin de successen delen. Voor de rest is het vooral zaak dat je beiden een goed gevoel overhoudt aan de bila’s en dat je regelmatig evalueert of dit nog het geval is.
Hoe sluit je een bilagesprek goed af?
Hoe concreter je samen afsluit hoe fijner het is. Je kunt bijvoorbeeld concrete gedragsafspraken maken naar elkaar toe voor de komende week. Bij het voorbeeld van de 50% vragenreductie kun je elkaar scherp houden op gedrag:
- Wanneer de manager roept dat de deur altijd openstaat, stimuleer je daarmee eigenaarschap? Of juist niet?
- Wanneer de manager antwoorden blijft geven, helpt dit voor zelfstandigheid?
- Wanneer monitoren nog steeds belangrijk blijft, in hoeverre haal je dan samen het doel?
- En de medewerker die toch nog steeds vragen blijft stellen, hoe maken we dit concreet in de bila?
Concreet zijn en elkaar op een mooie manier aanspreken maakt de ideale bila. Vooral wanneer er wederzijds respect is merk je dat het goed werkt. Managers die trots vertellen over hun team en de teamleden voeren over het algemeen mooie en goede bila’s die vanzelf lopen.
En goed afsluiten betekent ook dat er een nieuwe bila gepland is. En wanneer de bila belangrijk genoeg wordt gemaakt dan ontstaat de ideale structuur en afsluiting vanzelf.
Veelgemaakte fouten in een bila gesprek
De grootste en eigenlijk enige fout die gemaakt kan worden is dat het toch een manager versus medewerker gesprek wordt. De manager die het gesprek start, het initiatief neemt, en ook de concrete punten bepaalt voor de volgende keer. Een bila is volkomen tweezijdig waarbij je samen verantwoordelijk bent voor iets.
Als laatste wordt vaak de vraag gesteld hoe vaak je een bila gesprek per jaar moet voeren. En dit is enorm persoonlijk en afhankelijk van wat je samen wil bereiken. Sommigen voeren wekelijks een kort gesprek en anderen voeren maandelijks een iets langer gesprek. Wanneer het realistisch is en je verheugt je beide op de bila, dan doe je het echt goed!
