24 april 2020
Optimaal omgaan met je beschikbare tijd in alle situaties, meestal werk gerelateerd
Er zijn vele definities van timemanagement en de basis is, het optimaal besteden van je tijd. Effectief werken, efficiënt werken, slim werken, doordacht werken, handig werken, procesmatig werken. Allemaal termen die slaan op optimale tijdsbesteding.
Paar leuke weetjes
Een paar weetjes die allen sterke invloed hebben gehad op timemanagement. Er is al veel over geschreven. Met deze blog hoop ik compleet te zijn voor alle facetten die met timemanagement te maken hebben. De 130 tips zijn ingedeeld in de volgende categorieën:
Kies het onderwerp dat bij je past en waarover je wellicht vragen hebt. Waarschijnlijk staan de tips erbij! Ik hou ervan kort en bondig te zijn. Dit maakt het simpeler om toe te passen in de praktijk.
Download een infographic met de 130 Time management tips
Veel leesplezier!
Begin met het doel voor ogen (Stephen Covey). Lees willekeurige literatuur en telkens is deze gedachte de basis. Daarom starten we ook met het doel voor ogen. Wanneer de doelen bepaald zijn, start het proces om ze in de juiste volgorde, dus prioriteit, te zetten. Hier zijn de tips
Tip 1 | Maak een top 3 doelen
Maak eens een top 3 van je doelen en doe dit als volgt: Stel je kijkt, bijvoorbeeld samen met je leidinggevende naar je doelen. Wat wil je dan succesvol hebben afgerond, aan het einde van het jaar.
Tip 2 | Zet je doelen in volgorde van belangrijkheid
We kunnen maar 1 ding tegelijk. Je moet dus kiezen. Welke doelen wil je behalen, en vooral in welke volgorde
Tip 3 | Denk altijd vanuit de gewenste uitkomst
Denk, eigenlijk in alles wat je doet, vanuit de gewenste uitkomst. Een paar voorbeelden:
Ø Mailbox opschonen -> Structuur en overzicht gecreëerd
Ø Offerte maken -> Order binnengehaald
Ø Huis opruimen -> Huis opgeruimd
Ø Training voorbereiden -> Training tot succes gemaakt
Probeer het eens, en voel wat het met je gedachten doet.
Tip 4 | Bepaal 5 keer per dag je prioriteiten
Er wordt over het algemeen veel tijd besteed aan iets doen. Besteed wat meer tijd aan prioriteiten stellen. Kies 5 keer per dag je prioriteiten en ga daarna weer iets doen!
Tip 5 | Zet je activiteiten in een prioriteitenmatrix
In welk kwadrant zitten je meeste activiteiten?
Tip 6 | Schets je ideale week
Maak eens je ideale week, zonder belemmeringen. Hoe ziet die eruit? Hoe praktischer, hoe beter. Dus per dag echt blokken van tijd en activiteit, inclusief privé afspraken.
Tip 7 | Schets je belemmeringen richting je ideale week
Wat houdt je tegen om je ideale week in te vullen? Welke belemmeringen zie je? Maak er eens een lijst van, zonder ze direct te willen oplossen. Pak ze er op een later moment eens bij. Welke belemmeringen kun je direct, zonder impact, aanpakken? Start daarmee!
Tip 8 | Ga in gesprek over je doelen en prioriteiten
Besprek vooral je doelen en maak ze daarmee gezamenlijk. Wil jij samen met bijvoorbeeld het management hetzelfde bereiken? Dan is de belangrijkste stap al gezet.
Tip 9 | Gebruik de juiste volgorde in organisatie- en persoonlijke doelen.
Tijdens de training timemanagement komt veelvuldig naar voren of ook de persoonlijke doelen moeten worden meegenomen. Zeker! Wel is het handig om eerst commitment te hebben op de organisatiedoelen. De invulling van je persoonlijke doelen wordt daarmee eenvoudiger.
Tip 10 | Geniet van behaalde resultaten
Het werk is nooit af. Ik ga morgen wel weer verder. Dit duurt nog zo lang. Allemaal dagelijkse uitspraken. Geniet eens van iets dat behaald is. Een klein resultaat, een mooi succes of een afgerond stukje van de puzzel.
Tip 11 | Knip grote resultaten op in deelresultaten
Om uiteindelijk je doelen te behalen is het belangrijk om behapbare subdoelen te hebben. Werk met doelen, of subdoelen van maximaal 1 maand. Dit is te overzien en je geniet meer van behaald succes. Knip hiertoe je project bijvoorbeeld op in deelresultaten. Voorbeeld:
Gewenste uitkomst: Huis opgeleverd
Deelresultaten:
Dan is elk behaalde deelresultaat een klein succes richting het grote geheel!
Tip 12 | Toets al je activiteiten aan je doelen
Toets alle werkzaamheden aan je doelen en vraag je af:
Op die manier toets je elke activiteit aan het grotere geheel. Dit geeft veel voldoening. Moet je dan alles laten liggen en alleen nog kijken naar je doelen? Nee hoor, dit geeft waarschijnlijk wrijving in de organisatie. Telkens de koppeling maken en erover in gesprek blijven maakt dat je steeds dichter bij je doelen, en dus je wens komt.
De juiste methodiek hanteren kan ervoor zorgen dat je met meer voldoening en meer rust je werk doet. Er is meer overzicht en je hoofd is leeg. Een mooi vooruitzicht toch? De basisgedachte is dat je een aantal fasen onderscheid bij het organiseren van je werk.
Verzamelen – beslissen en organiseren – doen – wekelijks onderhoud
Hierbij een aantal tips die direct leiden tot een verbetering van je effectiviteit
Tip 13 | Verzamel altijd en overal
Verzamelen betekent, alles dat op je afkomt een plek geven. Zorg ervoor dat je altijd en overal kunt verzamelen. Een vraag, iets dat je te binnenschiet, een opmerking, een mailtje, het maakt niet uit. Zorg dat je alles een plek kunt geven zodat het niet in je hoofd zit. Braintoss is een handige app om jezelf bijvoorbeeld snel een mailtje te kunnen sturen
Tip 14 | Verzamel op maximaal 5 plekken OVERWEGING – MAAK ER 3 VAN
Onze hersenen crashen bij 7 prikkels of meer. Dit is gebaseerd op een onderzoek dat de NS liet uitvoeren rondom het niet uitchecken in openbaar vervoer gelegenheden. Het aantal prikkels is dus beperkt. Vandaar ook maximaal 5 plekken om te verzamelen. Bijvoorbeeld een mailbox, een todo list, een notitieblok, een geeltje, sticky notes, onenote en zo kunnen we nog wel even doorgaan.
Tip 15 | Kies een minimaal aantal beslis en organiseer momenten per dag
Zorg dat je op een aantal momenten per dag een beslissing neemt over alles dat je verzameld hebt. Een beslissing nemen betekent dat je bepaalt of je het wel of niet gaat doen. Bij organiseren bepaal je wanneer je het gaat doen. Na elk beslismoment zijn je verzamelbakken leeg en heb je 1 lijst in volgorde van prioriteit
Tip 16 | Neem de tijd voor beslismomenten
Doen wordt vreselijk overschat. Gemiddeld wordt er een productiviteit van nog geen 2 uren behaald per dag bij een fulltime werkdag (dit betreft mensen die voornamelijk PC werkzaamheden doen en op kantoor zijn). Goed nadenken over je activiteiten en ze in de juiste volgorde zetten is een enorme effectiviteitsslag.
Tip 17 | Start de dag met doen
Start je dag niet met het openen van je mail, maar met iets doen. Dan start je de dag met iets dat jij belangrijk vindt! Geeft enorm veel energie. Bepaald (zonder D) zelf wat daarna je eerste beslis- en organiseermoment wordt.
Tip 18 | Eindig de dag met een beslis- en organiseermoment
De dag eindigen met het uit je hoofd zetten van alle losse eindjes en tevens een helder overzicht van je top 3 activiteiten voor morgen, geeft een boost. Neem het laatste kwartier van je werkdag om dit te organiseren.
Tip 19 | Gebruik Pomodoro bij het doen
Gebruik eens de app Pomodoro wanneer je iets doet. Deze app geeft na 25 minuten een signaal dat je even pauze moet houden. Hierdoor stijgt direct je effectiviteit in je doe-blok
Tip 20 | doe eens per week een weekreview
1 per per week een kwartier nadenken over je week. Wat heb je gedaan? Wat had je jezelf voorgenomen? Waar ben je niet aan toegekomen? Wat zit nog in je hoofd? Wat neem je jezelf volgende week voor? Allemaal vragen die eens per week beantwoord kunnen worden. Hiermee sluit je de week heerlijk af.
Tip 21 | Werk slimmer, niet harder
Slim werken betekent meer tijd nemen om te beslissen en te organiseren. Kijk maar eens wat er vaak in stress situaties gebeurt. Dan worden er vaak eerst lijstjes gemaakt en die worden dan stuk voor stuk afgewerkt. Het is veel mooier om de stress voor te zijn en altijd met zo’n lijst te werken. Altijd overzicht met 1 lijst, in volgorde van belangrijkheid.
Tip 22 | denk bij elk beslismoment vanuit de gewenste uitkomst
Eerst verzamelen, dan bepalen of jij er iets mee moet, en vervolgens per activiteit bepalen wat het resultaat is bij afronding. Dit resultaat is daarna leidend voor de onderliggende acties.
Tip 23 | Voorkom uitstelgedrag
Zijn er klussen bij die wel bij je doelen horen, echter die je veel energie kosten? Doe ze vooral direct! Uitstellen van dit soort activiteiten leidt tot een enorme afleiding en ze worden in je hoofd steeds groter. Die boze klant wordt, naarmate je het bellen uitstelt, in je hoofd alleen maar bozer. Doe dit dus direct.
Tip 24 | Verzamel ook privézaken
Ook op je werk denk je wel eens aan privézaken, we hebben maar 1 stel hersenen en die zijn lastig op te delen. Geef de gedachten een plek door ze te noteren. Doel is je hoofd leeg
Tip 25 | Doe regelmatig een minddump
Je hoofd leegmaken door minimaal 1 keer per week een minddump te doen. Zet je apparaten even uit en maak een lijst van alles dat nog in je hoofd zit. De zaken die in je kortetermijn geheugen zitten “poppen” vaak direct op. Door iets langer de tijd te nemen komen ook zaken naar voren die al wat zijn weggezakt in ons geheugen. Zie deze oefening als een soort brein-oefening. Af en toe opschonen van je hersenen op de juiste manier voeden geeft veel energie.
De mailbox, voor velen een enorme uitdaging. De toestroom van mailtjes neemt nog dagelijks toe. Dat is 1 van de redenen waarom Microsoft is gestart met MS Teams, om de toestroom van met namen interne mail een halt toe te roepen. Hoe moeten we dan met die mail omgaan?
Tip 26 | Zet je mailnotificaties uit
Zorg ervoor dat je niet meer ziet of hoort wanneer de mail binnenkomt. Dit leidt enorm af en voegt niets toe aan je resultaat. Sterker nog het kost je telkens 20 minuten voordat je weer in je concentratie bent.
Tip 27 | Start je mail op vanuit je taken
Voor de mensen die met outlook werken, start eens op vanuit de taken (Bestand – opties – geavanceerd), zodat je niet je binnengekomen mail ziet maar je taken. Mail maakt je re-actief. Taken maken je pro-actief
Tip 28 | Zero inbox beleid
Streef naar een lege inbox. Dit kun je doen door bijvoorbeeld 5 keer per dag een heldere beslissing te nemen over alle mail die op je afkomt. Of beantwoorden, of verwijderen, of een taak maken. In alle gevallen is het daarna geen mail meer.
Tip 29 | Mail eens wat minder vaak
Vraag je collega gewoon even. Wacht met een mail tot je meerdere taken tegelijk hebt. En vraag jezelf af, moet ik nu echt een mail sturen?
Tip 30 | Gebruik andere communicatiemiddelen
Groepsapps, MS Teams, MS Projects, dagstarts. Zomaar wat voorbeelden waarbij er minder gemaild wordt en meer overlegd
Tip 31 | Voorkom CC gebruik
Waarom wordt iemand in de CC meegenomen? Om op de hoogte te zijn? Een mens kan 40 minuten informatie per dag onthouden. Hoe groot is de kans dat de CC gelezen wordt, en sterker nog, onthouden? Voorkom CC gedrag.
Tip 32 | Stuur gericht mails
Stuur heel gericht een mail naar degene die daadwerkelijk iets moet doen met de informatie. Hou elkaar op andere manieren op de hoogte dan via mail.
Tip 33 | Begin je dag niet met mail
Start je dag eens op zonder naar je mail te kijken. Start met iets doen, en ervaar het resultaat voor jezelf.
Tip 34 | Maak gebruik van je taken
Outlook heeft taken gemaakt om jou activiteiten en uitkomsten op de juiste manier te kunnen rangschikken. Je kunt er mails in plakken, gewenste uitkomsten, deadlines, prioriteiten en acties uitzetten die vervolgens een melding geven wanneer jij dat wil. Heel handig!
Tip 35 | Hou het gebruik van taken minimaal 20 dagen vol
Voor sommigen is het een uitdaging om aan een nieuw systeem te wennen. Bij drukte of toename van stress verlangen we vaak terug naar ons oude gedrag. Met taken werken betekent dat je inbox leeg is. Hou dit 20 dagen vol en je bent gewend aan je nieuwe systeem.
Tip 36 | Gebruik je agenda alleen voor vaste afspraken
Zet geen reminders in je agenda. Zet alleen je afspraken, ook privé, erin. Maak eventueel taakblokken om je activiteiten te kunnen plannen.
Tip 37 | Werk outlook en taken bij op je PC of Laptop
Maak geen taken op mobiele apparaten. Deze zijn er nog steeds niet optimaal voor ingericht. Maak dus alleen taken op je PC of Laptop en behandel ze uiteraard wel met je mobiele apparaten (tablet, smartphone)
Tip 38 | Archiveer oude mails
Wees niet bang om oude mails (ouder dan een maand) in een archief te dumpen. Waarschijnlijk heb je al op een andere manier antwoord gegeven of ben je het vergeten. Dan was het waarschijnlijk niet heel belangrijk. Vraag je het volgende eens af: Stel je reageert op geen enkele mail….hoeveel reacties ontvang je dan met de vraag of je de mail hebt gezien?
Tip 39 | Maak een aparte CC map
Je kunt (bij regels en waarschuwingen) een CC map aanmaken waarbij elk binnenkomend CC mailtje wordt verplaatst naar die map. Sommige cursussen gaan uit van een melding dat je de CC niet behandelt. Hiervan zijn wij geen voorstander. Bespreek met elkaar hoe je om wilt gaan met CC heeft een veel beter en socialer effect.
Tip 40 | Gebruik “wachten op”
Maak een map met wachten op en zet daarin alle mailtjes waarop jij nog een antwoord verwacht. Dit geeft een handig overzicht van alle mails waarbij jij verantwoordelijk bent, en nog wacht op antwoord van iemand. Tijdens de training van Het Effectieve Werken gaan we hier dieper op in.
Tip 41 | Vermijd de hoeveelheid mappen
Hoeveel mappen heb je gemaakt in je inbox? En zit er ook een AAA diversen bij? Vermijd zoveel mogelijk mappen. De zoekfunctie van outlook is veel beter dan je eigen mappen structuur. En in het geval je gaat werken met taken zal de structuur sowieso overbodig zijn. Dan zitten de mails welke ertoe doen in je taken!
Tip 42 | Bekijk je mail als verzamelbakje
Mail wordt over het algemeen als leidend en zeer belangrijk beschouwd. Voor sommigen zelfs de meeste bepalende factor in het werk. Beschouw je mail als verzamelbak. Zoals bijvoorbeeld een notitieboekje, sticky note of geeltje. Maak je taken leidend in je werk!
Een juiste planning werkt heerlijk rustgevend. En vooral een planning die gerealiseerd wordt geeft voldoening. Vaak hebben we de neiging te veel in de agenda te zetten inclusief de bijbehorende acties. Hierbij de tips voor een heldere planning.
Tip 43 | Plan ruim
Zorg dat je voldoende tijd plant voor een activiteit of uitkomst. Vaak wordt er te krap gepland. Dit heeft soms te maken met de inschatting van tijd, en soms ook met de hoeveelheid afleiding tijdens de werkzaamheden. Wanneer de activiteit is afgerond en er is tijd over voor volgende taken, geeft dit een veel beter gevoel dan een planning die nooit af is.
Tip 44 | Start de dag met je planning op orde
Dit zorgt ervoor dat de waan van de dag niet gaat regeren. Zorg dat je planning en deadlines zichtbaar zijn en in je agenda staan. Dit geeft rust
Tip 45 | Zet ook privé afspraken in je agenda
Zet ook je privézaken in je agenda. Desnoods als privé zodat alleen jij de afspraak kan zien. We kunnen onze hersenen niet opdelen, dus wanneer je gaat sporten op woensdag om 19uur, zet dit dan in je agenda wanneer het belangrijk genoeg voor je is.
Tip 46 | Gebruik je agenda alleen voor vaste afspraken
Zet bijvoorbeeld geen notities in je agenda. Hiervoor zijn taken bedoeld, die je vervolgens wel weer als blok in je agenda kan laten terugkomen.
Tip 47 | Plan vanuit je doelen
Vraag je bij elk agenda item eens af of de bijeenkomst of meeting een bijdrage heeft aan je doelen? Net zoals bij de totstandkoming van taken gelden voor de agenda dezelfde spelregels
Tip 48 | Plan niet te ver vooruit
Een planning kan wijzigen. Zorg dat je flexibel bent hierin. Een week vooruitplannen en dit ook werkelijk behalen geeft een beter gevoel dan een volle agenda.
Tip 49 | Spreek met jezelf af hoe je wilt werken
Hoe ziet je ideale week eruit? En waaraan moet deze voldoen? Plan zoveel mogelijk naar het ideaal toe. Door vooraf erover na te denken, en ook concreet te hebben hoe je ideaal eruitziet is de kans dat je het bereikt groter.
Tip 50 | Houd rekening met je ritme
Je kunt niet de hele dag pieken. Wanneer heb je de meeste energie? Plan je werkzaamheden zoveel mogelijk op energie en mogelijke stressmomenten. Stel elke woensdag om 15u moet je kinderen ophalen uit school, plan dan zo weinig mogelijk concentratietaken op de woensdagmiddag. En zet vooral 15u als deadline in je agenda.
Tip 51 | Zorg voor je eigen planning
Bepaal zoveel mogelijk, indien mogelijk, je eigen planning. Mocht dit niet kunnen, bespreek dan zoveel mogelijk met degene die je agenda plant je ideale week en zet er voor jezelf zaken in die er echt toe doen.
Tip 52 | Minstens 1 geplande activiteit per dag die er echt toe doet
Doe elke dag iets dat voldoening geeft. Een hele dag een rapport uitwerken kan heel zinvol zijn, maar geeft het ook voldoening?
Tip 53 | Zorg voor voldoende taken achter de hand
Plan ruim in, en zorg dat je een backup plan hebt. Stel je hebt 2 uren gereserveerd en je bent binnen een uur klaar, kun je dan in het extra uur alvast voorgenomen andere taken oppakken?
Tip 54 | Bouw rustmomenten in je dag
Opladen is essentieel voor de juiste focus. Plan pauze in, of een wandeling om bij te laden.
Tip 55 | Leer van je planning
Leren van je eigen planning is erg handig. Tijdens je wekelijkse onderhoud kun je terugkijken op de week. Wat is gerealiseerd? Wat is blijven liggen? Waar kreeg ik energie van? Waarvan had ik stress? En probeer het geleerde toe te passen op de komende week.
Afleidingen hebben te maken met het afdwalen van je eigen gedachten. Hiervoor ben je volledig zelf verantwoordelijk. Wanneer je jezelf laat afleiden heeft dit direct invloed op je focus. Elke keer dat je afgeleid bent, kost het ongeveer 20 minuten voordat je weer in je concentratie zit. Hierbij een aantal leuke tips
Tip 56 | Maak korte intervallen in je werk
Onze spanningsboog is redelijk beperkt. Wanneer je een klus van 2 uren wil klaren, doe dit dan in brokken van maximaal 20 minuten bijvoorbeeld en hou dan 5 minuten pauze. Zo hou je veel beter je concentratie vast en laat je minder snel de gedachten de vrije loop
Tip 57 | Saaie klus? Doe er iets onzinnigs naast
Bij saaie taken of een saai gesprek kan het zijn dat onze hersenen te weinig prikkels krijgen. Hierdoor wordt afleiding gestimuleerd. Neem eens een kneedbal in je hand, tekens eens een poppetje of wandel tijdens een saai gesprek. Gegarandeerd dat je focus beter wordt.
Tip 58 | Lees sneller
We kunnen veel langzamer lezen dan denken. Vandaar ook dat onze gedachten bij lezen af kunnen dwalen. Stel jezelf eens een leesdoel en lees een stuk sneller. Direct effect.
Tip 59 | Eet en drink voldoende
Honger of dorst leidt je direct af. Zorg dat je voldoende eet en drinkt voordat je aan een klus begint. We zijn geen voedingsdeskundigen, maar licht verteerbaar voedsel werkt het best. Zet een glas water op je bureau.
Tip 60 | Leg een notitieblok neer met pen
Zorg dat je altijd gedachten kunt opschrijven die binnenkomen tijdens een klus. Noteer ze direct en ga verder met het afronden van je taak of activiteit. Wanneer je niet direct iets bij de hand hebt gaan de gedachten malen.
Tip 61 | Maak een piekerkwartier bij zorgen
Iedereen heeft wel eens zorgen, in meer en mindere mate. Dit brengt, vaak stressvolle, gedachten met zich mee. Plan voor jezelf een moment waarop je aan je zorgen mag denken. Je zult merken dat je daarna minder snel wordt afgeleid door die gedachten.
Tip 62 | Zorg voor voldoende energie
Een te laag energieniveau is dodelijk voor je focus. Je scherpte verdwijnt en je hersenen vragen meer energie dan ze opleveren. Zorg ervoor dat je hersenen worden gevoed. Opladen kan op 3 manieren
Laad voldoende op en je afleidingen verdwijnen.
Tip 63 | Saaiste klussen eerst
Zorg dat je de saaiste werkzaamheden het snelst afrondt. Dit geeft voldoening en minder afleiding voor de rest. Wanneer je saaie klussen uitstelt blijven ze in je hoofd zitten.
Tip 64 | Zorg voor rust in je hoofd
Doe een koptelefoon op, oortjes in, een rustige ruimte! Rumoer van buiten betekent ook rumoer van binnen.
Tip 65 | Laat externe prikkels niet toe
Zet je telefoon uit, je notificaties uit, je popups uit. Elke externe prikkel is er 1 te veel. En deze prikkels kun je 100% beïnvloeden. Gewoon uitzetten. Blijf je toch nieuwsgierig? Hoe vaak is die nieuwsgierigheid echt bevredigd? Hoe vaak heb je echt iets gemist?
Tip 66 | Werk naar een resultaat toe
Wanneer je naar iets toe werkt, of iets concreet kunt afronden, zal de afleiding afnemen. Maak je doelen kleiner (subdoelen) en behaal ze zonder afleiding.
Tip 67 | Creëer eerst overzicht voordat je aan iets begint
De grootste afleider zijn losse eindjes (aha gevoel). Doordat je helder overzicht hebt en weet welke taken je nog wil of moet afronden geeft dit een lekker gevoel. Zorg dat je meerdere momenten per dag pakt om overzicht te regelen en ga daarna pas aan de slag.
Tip 68 | Train je hersenen op focus
Probeer eens 15 minuten lang te puzzelen of te lezen zonder afleiding. Lukt dat? Probeer het eens 5 minuten? Lukt dat wel? Meditatie en ook yoga zijn perfecte ontspanningsoefeningen. Meer ontspanning betekent betere focus en minder afleiding.
Tip 69 | Zet af en toe alles uit
Zet eens je gedurende een paar uren alles uit. WiFi, je telefoon, PC, Laptop, tablet. Echt alles. En geniet eens van de rust. Je komt erachter dat je weinig zult missen, de wereld wel doordraait en je gaat merken dat je rustiger wordt.
Tip 70 | Zoek af en toe de afleiding op
Afleiding kan ook heel leuk zijn. Af en toe afgeleid raken is prima, mits het maar niet je dag verstoort. Zie je een mooie vogel voorbijvliegen? Neem dan even rustig de tijd om het beest te volgen (of een mooie auto of iets dergelijks) en ga daarna weer door met je werk. Wanneer je toch afgeleid bent, kun je er maar beter van genieten.
In de literatuur worden afleidingen en onderbrekingen vaak beschreven als hetzelfde. Niets is minder waar. Onderbrekingen hebben niets met afleidingen te maken. Onderbrekingen doen anderen. Afleidingen doe je zelf. Een collega die vraagt of je koffie wil? Iemand aan je bureau? Je manager die je nu wil spreken, dat zijn onderbrekingen. Wil je tips om ze te voorkomen?
Tip 71 | Voorkom de onderbreking
Het mooiste is ervoor zorgen dat je niet wordt onderbroken. Dan is het namelijk geen issue meer. Ga eens met je top 10 onderbrekers in gesprek, op positieve wijze. Spreek eens af hoe je elkaar minder vaak kunt storen, zodat dit voor beiden tijdwinst oplevert.
Tip 72 | Help niet direct
Help je collega aan je bureau niet direct. Schrijf de vraag op, en vertel dat je er later op terug komt. En ga door met je werk. Mensen weten je nog sneller te vinden wanneer altijd alles direct oplost.
Tip 73 | wacht even met reageren
Stel je reactie op een vraag even uit. Gegarandeerd dat de meeste vragen al zijn opgelost voordat jij eraan wil beginnen
Tip 74 | Bespreek onderbrekingen in een werkoverleg
Maak er eens een agendapunt van en vraag eens of anderen ook vaak worden onderbroken en of zij er graag vanaf willen? Na de vergadering zie je direct verbetering
Tip 75 | Vraag door aan een collega
Durf eens wat verder te vragen. Wat maakt dat je bij mij komt? Zou iemand anders je kunnen helpen? Deze week lukt me niet, kan het ook wachten?
Tip 76 | Vraag je collega om het even op de mail te zetten
Je krijgt een vraag. Vraag je collega eens of hij/zij het even op de mail wil zetten. Hiermee voorkom je dat jij het moet onthouden, en vele vragen zie je niet meer terug.
Tip 77 | Stop het koffie halen voor de afdeling
Eén van de grootste onderbrekers is koffie halen. Niet iedereen drinkt het evenveel en je stoort telkens. Daarnaast zijn het vaak dezelfde mensen die koffie halen, wat kan leiden tot onderhuidse frustratie. Haal lekker koffie voor jezelf en geniet een paar minuten van collegae die ook aan het koffie halen zijn. Dit scheelt vele uren productiviteit per week per persoon.
Tip 78 | Onderbreek een ander niet. Een beetje zelfreflectie kan geen kwaad
Het gekke is dat iedereen wordt onderbroken en dat jezelf zelden mensen onderbreekt. Dat klinkt wat vreemd toch? Ga eens na hoe vaak je zelf mensen stoort? En is dit echt noodzakelijk?
Tip 79 | Bundel je vragen
Probeer eens wat vaker alle vragen die je hebt te bundelen en ze dan in 1 keer te stellen, in plaats van elke vraag afzonderlijk. Dit scheelt voor jou veel, en voor je collega ook.
Tip 80 | Maak stille ruimtes die ook echt stil zijn
Maak stilteruimtes die heilig worden verklaard. In die ruimte ben je stil en word je niet gestoord. Of spreek bijvoorbeeld af dat wanneer iemand een koptelefoon op heeft hij of zijn ook echt niet gestoord mag worden. Ook niet door de directeur.
Tip 81 | Werk thuis
Thuiswerken is ideaal om onderbrekingen te voorkomen. Thuis kun je een powernap doen, kun je de apparaten uitzetten en stijgt enorm je productiviteit. Zit er een thuiswerk dag in je ideale week? Wat houdt je tegen? Door de Coronatijd leren we nu heel snel op afstand werken. Hou dit gevoel vast
Tip 82 | Plan onderbreek momenten in
Spreek samen af wanneer je elkaar mag en kan onderbreken. Een vragenuur, een dagstart, een vergadering, een korte meeting met een collega om te sparren. Elk bewust moment bespaart je vele verstoormomenten elders op de dag.
Om effectief te kunnen werken (je doelen behalen) is het van groot belang dat je invloed kunt uitoefenen op anderen. Om bijvoorbeeld commitment te krijgen op je doelen, of om afspraken te kunnen maken met een collega om je minder te storen bijvoorbeeld.
Tip 83 | Vertrek vanuit het gezamenlijke belang
Zorg dat je op 1 lijn ligt met je gesprekspartner over het te behalen resultaat. Niet over het proces of de inhoud, maar zeker over het resultaat. Anders heeft de voorgang van het gesprek geen zin.
Tip 84 | Verplaats je in je gesprekspartner
Wat is de winst voor degene waarmee je het gesprek voert? Wat levert jou te behalen resultaat de ander op? Hoe beter het antwoord, hoe groter de kans van slagen en dus meer invloed.
Tip 85 | Voorkom de aanval
Ga niet in de aanval wanneer je het niet eens bent. Probeer eens te achterhalen waarom de ander zo denkt, met welk belang en hoe je toch samen op 1 lijn kunt komen.
Tip 86 | Lees Stephen Covey
In zijn boek de 7 habits of high effective people gaat hij prachtig in op vergroten van je invloed. Gewoon lezen. Er is ook een kleine Covey, voor de nieuwsgierigen die niet graag lezen.
Tip 87 | Zorg voor win/win
Een gesprek is pas echt geslaagd wanneer beiden er beter van worden. Zorg dat je het eerst eens bent over het resultaat, de rest komt daarna en wordt vele malen simpeler.
Tip 88 | Vermijd negatieve associaties
Wie is er wel eens naar zijn manager gegaan om te zeggen: “ik ben veel te druk” Of “ik heb veel te veel werk” Of “dit lukt nooit binnen die tijd hoor” Allemaal negatieve associaties waarbij je invloed direct daalt. Start eens vanuit de positieve andere kant. “Ik zou graag meer tijd willen” Of “Ik wil graag dit werk afronden, kunnen we even samen kijken naar de tijd die ervoor is uitgetrokken?”
Tip 89 | Zorg voor gelijkheid
Wanneer jij zit en je manager staat naast je? Dan is de kans op succes niet heel groot. Zorg dat je op gelijke hoogte bent.
Tip 90 | Ga naast iemand zitten in plaats van er tegenover
Ga je tegenover je gesprekspartner zitten, dan zoek je de aanval. Ga eens schuin naast degene zitten en begin met waarom je dit gesprek zo graag wil.
Tip 91 | Schud op de juiste manier de hand
Zorg dat je erg bewust bent van de wijze waarop je de handen schudt. Onderliggend? Bovenliggend? Gelijkwaardig? Doe het in elk geval bewust. Je eerste indruk is zeer bepalend.
Tip 92 | Bereid je boodschap goed voor
Loop niet zomaar even binnen, ook niet bij je collega of manager. Bereid vooral je gesprek goed voor. Wat wil je bereiken? Wat levert ons dat beide op? En hoe start ik het gesprek?
Begin het gesprek eens volgens onderstaand:
Tip 93 | Bereid je Nonverbaal voor
Van onze totale communicatie is 93% non-verbaal. En slechts 7% wat je zegt. Bereid je dus eens voor op hoe je zit, lacht en kijkt. Hoe breng je de boodschap? Stel jij de vragen? Wie leidt er?
Tip 94 | Geloof heel erg in je doel
Wanneer je echt gelooft in jouw doel of te behalen resultaat, dan straal je dit uit. Nonverbaal laat je dan ook zien dat je echt helemaal achter je besluit staat. De kans op succes neemt direct toe.
Tip 95 | Beargumenteer door middel van vragen
Ga niet proberen argumenten te zoeken om je verhaal kracht bij te zetten, tenzij dit gewenst is. Overtuigen doe je veel krachtiger door vragen te stellen. Voorkom dus een groot Ja…maar gehalte. Stel je gesprekspartner roept: “Ik zie dat totaal anders” In plaats van feiten benoemen kun je ook vragen naar de zienswijze. Ook kun je nog eens achterhalen of hij of zij hetzelfde wil bereiken, of hoe degene aankijkt tegen een andere mening. Pas dan zet je de ander aan het denken.
Tip 96 | Zorg voor de juiste timing
Voer het gesprek bijvoorbeeld in de ochtend. Dan hebben mensen de meeste energie. En wanneer je bijvoorbeeld weet dat een collega even niet lekker in zijn of haar vel zit, vermijd dan lastige onderwerpen.
Tip 97 | Neem de ander serieus
Ga altijd uit van de juiste intenties. Ook je manager wil graag dat jij lekker in je vel zit. Ook hij of zij wil graag dat het team gesmeerd loopt. Op die manier neem je de ander meer serieus en zal het gesprek vlotter verlopen.
Tip 98 | Hou je gesprek kort en bondig
Geen wollige teksten of uitgebreide uitleg. Dit zorgt voor afname van concentratie bij de ander. Wat wil je bereiken? Wil de ander dat ook? Dat is de basis van een goed gesprek. En bereid het maar eens op die manier voor, en kom erachter hoe lastig het is.
Tip 99 | Verzorg verwachtingsmanagement
Dit mooie managementwoord heeft alles te maken met de verwachtingen naar elkaar toe. Hoelang gaat het gesprek duren? Wat moet de uitkomst zijn? En hoe gaan we daar samen komen? Die vragen vooraf beantwoorden geeft rust en ruimte voor de rest van het gesprek. En hou gesprekken altijd kort. Dan is de kans op een vervolg groter.
Tip 100 | Ga zonder verwachtingen het gesprek in
Wanneer je verwacht dat je toch wel gelijk krijgt, of verwacht dat een gesprek toch geen zin heeft (ik heb het al zo vaak aangegeven) dan start het gesprek vaak niet op de juiste toon. Haal het kind in jezelf naar boven en ga onbevangen het gesprek aan.
Hoe vaak krijg je een mail terug met vragen? Hoe vaak vraagt een collega wat je nu precies bedoelt? Hoe vaak heb je gedacht, ach laat ik het maar gewoon zelf doen de volgende keer?
Allemaal termen die voortkomen uit alles in 1 keer goed. Het lijkt soms iets meer tijd te kosten, echter achteraf levert het veel meer op.
Tip 101 | Vraag door om het gewenste resultaat te achterhalen
Stel je krijgt een vraag van je collega. Vraag eens dieper door op de gewenste uitkomst. Wat moet het resultaat zijn? Wat gaat degene ermee doen? Wanneer moet het gereed zijn? Wanneer is er tevredenheid? Dit leidt vooraf tot meer duidelijkheid over de uit te voeren taak.
Tip 102 | Doe geen aannames
Het probleem bij klussen die je al vaker hebt gedaan, of waarvan je veel kennis bezit is onderschatting. Je denkt het al te weten, of snel te kunnen oplossen. Maar is dit ook wat gevraagd wordt? Of kun je met een veel simpeler antwoord toe?
Tip 103 | Werk met bullets wanneer je delegeert
Een opdracht delegeren leidt vaak tot onduidelijkheid. Wanneer je per mail aan iemand vraagt om iets op te leveren, doe dit dan met bullets of nummers zodat voor de ander een helder stappenplan zichtbaar wordt. Dit geeft rust en meer vertrouwen.
Tip 104 | Delegeer vaker en help anderen
Delegeren is iets anders dan instructies geven. Delegeren is het vertrouwen van een taak en de uitkomst in handen leggen van een ander. Dit maakt de ander beter! Delegeren, mits de taak ook bij de ander hoort, kun je dus niet vaak genoeg doen
Tip 105 | Denk nooit dat je het zelf beter kunt
Kennis is de doodsteek voor delegeren en overdragen. Soms ziet een ander het net anders of bekijkt het vanuit een andere invalshoek. Sta eens open voor een andere kijk op de zak en geef anderen ruimte hierin. Vraag jezelf eens af, stel ik laat het helemaal los, wat is het ergste dat kan gebeuren? Je zult zien dat je daarna meer vertrouwen geeft.
Tip 106 | Zorg voor heldere doelen voor iedereen
Hoe beter alle werknemers weten wat hun doelen zijn, hoe makkelijker het is om een taak bij ze neer te leggen, en hoe sneller er acceptatie is.
Tip 107 | Gun de ander het succes
Deze tip is voor managers. Gun de ander het succes en cijfer jezelf weg daar waar het kan. Hiermee geef je vertrouwen en de credits aan degene die ze verdient. Je team zal er beter door presteren. En jij daardoor ook!
Tip 108 | Doe niet te veel
Het komt vaak voor dat een opdracht, die niet heel duidelijk is omschreven, te uitgebreid wordt beantwoord. Een veel te uitgebreide rapportage, of cijfers die eigenlijk helemaal niet nodig zijn. Vraag dus vooral door op de verwachtingen van de ontvanger en doe vooral niet te veel.
Tip 109 | Denk in gezamenlijke belangen
Delegeren betekent niet dat je het over de schutting gooit. Samen optrekken en elkaar helpen geeft veel meer energie en ook synergie. Elkaar helpen en steunen en werken vanuit je talent (doe die taken die bij je passen en je energie geven) geeft een veel betere en rijkere output
Tip 110 | Doe niet te weinig
De tegenpool van tip 108. Te weinig opleveren leidt tot frustratie en daarnaast moet je vaak extra aan het werk. Dit kost veel meer tijd en energie dan doorvragen en het gewenste opleveren. Stuur dus altijd voor de bocht, weet wat er van je verwacht wordt en geniet van het behaalde resultaat.
Naast de categorieën volgen hier nog enkele algemene tips die je helpen bij het managen van jouw tijd!
Tip 111 | Ontfocus regelmatig
Er wordt veel geschreven over focus. Ook is het belangrijk om regelmatig te ontfocussen. Even niets doen, je gedachten laten afdwalen, gewoon zonder verplichting. Dit geeft een boost aan je hersenen en aan je positieve energie.
Tip 112 | Durf eens NEE te zeggen
Soms is het goed om je eigen grenzen aan te geven. Zeg eens Nee tegen een klus of je manager. Wanneer er een goede relatie is op basis van wederzijds respect is dit prima mogelijk.
Tip 113 | Zeg eens iets minder vaak dat je druk bent
Onze gedachten bepalen voor een groot deel hoe we ons voelen. Wanneer je vaak tegen jezelf zegt dat je wel heel erg druk druk druk bent, dan word je het vanzelf.
Anekdote: Toen ik zelf startte bij Het Effectieve Werken vertelde ik standaard niet meer dat ik druk was. Beetje vreemd om druk te zijn terwijl je zelf timemanagement trainingen geeft. Door de boodschap aan jezelf te herhalen, wordt je minder druk.
Tip 114 | Voorkom het “mijn werk is nooit af syndroom”
Dit is echt dodelijk voor je energie. Knip je werk op in behapbare delen en rond ze af. Zorg ervoor dat je regelmatig kleine resultaten boekt.
Tip 115 | Voel je werkdruk? Maak het bespreekbaar
Maak werkdruk bespreekbaar. Slaap je soms wat slechter? Ga je soms met lood in je schoenen naar je werk? Voel je dat langzaam je energie afbrokkelt? Kom dan vooral in actie. Gedeelde smart is halve smart. Bespreekbaar maken lucht vaak op en samen kun je dan kijken wat WEL mogelijk is. Werk is mooi, maar maak het niet te belangrijk
Tip 116 | Werken in projecten? Denk in milestones!
Werk je projectmatig, of ben je projectmanager? Werk dan eens vanuit de milestone gedachte. Start vanuit de gewenste uitkomst en reken terug naar het begin. En sta vooral lang stil bij de uitkomsten. Maak de inhoud telkens ondergeschikt aan het resultaat. TR staat voor tussentijds resultaat. Redenaar dus van B naar A. En niet meer van A naar B
Tip 117 | Denk zoveel mogelijk in resultaten
Probeer zoveel mogelijk in resultaten te denken, en minder in acties. Heeft jullie vergadering een actielijst? Maak er eens een resultatenlijst van. Acties zetten mensen aan het werk. Resultaten maken ons verantwoordelijk voor het werk.
Tip 118 | Voorkom een overdosis aandacht
Aandacht en de zoektocht naar aandacht maakt een stof aan, te weten dopamine. Deze stof is net zo verslavend dan alcohol en drugs. Likes krijgen op je nieuwe profielfoto? Vele duimpjes bij je vakantiefoto? Een compliment krijgen? Of juist negatieve feedback? Wanneer deze onderwerpen je erg veel bezig houden, dan ben je vooral bezig met wat de omgeving van je vindt.
Hoe meer aandacht je krijgt, hoe meer aandacht je erbij wil. Probeer te genieten van kleine dingen en vooral vanuit jezelf. Krijg je compliment, geniet er even van en ga dan weer door. Dit geldt ook voor feedback en andere thema’s. Wanneer de zoektocht naar aandacht getemperd wordt kun je ook beter alleen zijn. Voor je effectiviteit zeer waardevol.
Tip 119 | Denk niet teveel na, start gewoon
Soms is het goed om gewoon te beginnen, dan kom je vanzelf achter de valkuilen en bedenkingen. Bij een moeilijk project of een ingewikkelde klantcase kan er daardoor soms uitstelgedrag ontstaan. Gewoon lekker aan de slag geeft energie.
Tip 120 | Gooi sneller informatie in een “digitaal” archief
Wie heeft er meer dan 10 mails in zijn inbox? Ja inclusief de ongelezen? Sommigen zijn bang om informatie te verliezen of om het kwijt te raken. Durf eens iets vaker mails of informatie te archiveren. Niet verwijderen, maar archiveren. Je digitale archief is enorm groot en het wordt zeker bewaard. Veel informatie wordt niet meer gebruikt. Mails die bijvoorbeeld ouder dan een maand zijn worden zelden nog herinnerd.
Tip 121 | Leer optimaal digitaal te werken
De huidige technologie staat het volledig toe om maximaal digitaal te werken. Een notitieboekje is prima, probeer voor de rest alles te digitaliseren. Print geen mailtjes uit of hele boekwerken om ze vervolgens vanaf papier te lezen. Gebruik bijvoorbeeld een E-reader, of een app op je tablet. De huidige middelen zijn er steeds beter op ingericht en je bewaart alles overzichtelijk op je schijf of in de cloud.
Tip 122 | Vergadertips
Zorg ervoor dat overleggen zo snel mogelijk worden afgerond. Lange vergaderingen leiden af, en ook zie je vaak dat bepaalde onderwerpen voor een deel van de toehoorders niet interessant is.
Tip 123 | Wijs eerst naar jezelf, dan naar een ander
Moeten ze veranderen of hun werk beter doen? Moeten we echt slimmer met onze tijd omgaan? En jij dan? Wat is je eigen verantwoordelijkheid? Jouw rol in het geheel? En wat kun jij toevoegen aan het resultaat? Leg je de schuld buiten jezelf of kies je voor zelfreflectie? Je effectiviteit en leervermogen schieten omhoog wanneer je naar jezelf durft te kijken.
Tip 124 | Stop met brainstormen
Er worden nog regelmatig brainstorm sessies gehouden. Heel lang geleden was dit fenomeen erg populair. Al jaren weten we dat het brein veel creatiever is in een rustige omgeving. Wat wel kan is alle creatieve ideeën in een korte meeting samenvatten en er een beslissing over nemen. Brainstormen als middel werkt vaak niet, of beperkt.
Tip 125 | Maak handig gebruik van je digitale middelen
De middelen die ons tegenwoordig ter beschikking staan zijn oneindig. ToDo, Braintoss, Pomodoro, Auto Modus van Apple, SiRi, focus apps, en ga zo maar door. Waar wil je een oplossing voor? Gegarandeerd dat er een middel of app is dat je kan helpen.
Tip 126 | Plan de eerste dag na je vakantie niets
Net vakantie gehad? Hou dan de eerste dag na je vakantie vrij om mail bij te werken, bij te praten, taken aan te maken en je agenda bij te werken. Dit geeft direct overzicht, rust en bespaart je vele uren werk achteraf.
Tip 127 | begin elke mail met wat je ermee wil bereiken
Net als in een persoonlijk gesprek is het handig om een mail te starten met je doel, en niet met een heel verhaal en dan je doel. Mensen lezen het begin vaak scherp en hoe langer de mail, hoe groter de kans op afleiding. Hou je mail kort, bondig en start met de reden waarom je mailt.
Tip 128 | Filter informatie eens per maand
Bij hoeveel nieuwsbrieven ben je aangemeld terwijl je zo nooit leest? Hoeveel linkedIn mails krijg je binnen terwijl ze ook al in LinkedIn staan? Filter eens per maand al je activiteiten en schrijf je eens uit voor die ene nieuwsbrief. Dat ruimt lekker op
Tip 129 | Voel je nooit dom bij vragen
Vragen zijn altijd prima, wanneer ze vanuit oprechtheid worden gesteld. Heb je wel eens gedacht om een vraag niet te stellen omdat de vraag wel heel dom zou kunnen overkomen? Gemiste kans! Stel gewoon je vraag!
Tip 130 | Blijf altijd leren
De wereld verandert, jij verandert en alle middelen veranderen. Wat vandaag werkt kan morgen achterhaald zijn. Blijf nieuwsgierig en blijf ontdekken. Dat houdt je jong en scherp.
130 tips! Allemaal gericht op het managen van je tijd. Hiermee heb ik geprobeerd zo compleet mogelijk te zijn. Naast compleet is ook de praktische toepasbaarheid meegenomen. Laat me, of ons vooral weten wat je er van vindt!
Martin van Limbeek
