Het wordt tijd om eens opnieuw te kijken naar de definitie van timemanagement. Zeker nu Nederland ongeveer 4 miljoen potentiële burnouts heeft en 1 miljoen al bestaande burnouts. Ons brein is door de eeuwen heen niet veranderd, de wereld om ons heen is nog nooit zo snel verandert dan de afgelopen 15 jaren. Moeten we ons dan maar aanpassen aan de nieuwe tijd? Dat gaat niet zo eenvoudig, sterker nog, het gaat helemaal niet. Vandaar dat goed is om eens opnieuw te kijken naar het begrip timemanagement.
De oude definitie
Al zoekend op de term timemanagement komt al snel het volgende naar voren:
“het procesmatig, efficiënt en effectief inplannen van je tijd om zoveel mogelijk gedaan te krijgen in zo weinig mogelijk tijd”
Ogenschijnlijk klinkt dit prima, echter wanneer je steeds meer wilt doen in steeds minder tijd in de huidige digitale wereld dan ben je nooit tevreden, wil je altijd meer en is je werk nooit af. En dat vind je brein op zijn zachtst gezegd niet heel prettig.
Hoe vaak horen we tegenwoordig de term waan van de dag, of mijn werk is nooit af, of ik ben nooit tevreden? Allemaal signalen voor je brein die energie kosten in plaats van opleveren. Even een paar cijfers:
- We hebben ongeveer 70.000 gedachten per dag
- 4 miljoen potentiële burnouts
- Meer prikkels in 24 uren dan vroeger in een hele maandag
- Een teveel aanmaak van Dopamine
- 12 tot 17 uren schermtijd per dag (meer dan de helft van je leven ervaar je dus via een beeldscherm)
- 200 tot 400 keer per dag op je telefoon kijken
- Tussen de 60 en 100 mails per dag
- Minimaal 11 keer per uur gestoord worden
- Opstarttijd na een verstoring ongeveer 20 minuten
En zo kan ik nog wel even doorgaan. Daarom is er steeds minder focus, staan we steeds vaker aan en reageren we vaker dan we activeren.
Tijd dus om het tij te keren!
De nieuwe definitie
Wat ons betreft is de nieuwe definitie van timemanagement:
“Het geheel van werkgewoonten, instrumenten en technieken die ervoor zorgen dat je optimaal effectief kunt werken”
Het belangrijkste verschil zit in meer doen in minder tijd. Het zou moeten zijn: De juiste dingen doen. Oftewel keuzes maken!
Effectief werken is proactief werken, is werken naar je doelen toe, en bestaat uit de optelsom van alle keuzes die je maakt.
Ons brein reageert heel prettig op het maken van keuzes. Als voorbeeld: Stel je bent aan het werkt en iemand onderbreekt je. Dan kun je 20 minuten tijd optellen bij de klus. Stel je kiest vooraf dat je 20 minuten wilt werken en dan een kleine pauze neemt (Pomodoro techniek) dan heeft je brein die opstarttijd niet nodig. Bijzonder toch?
Wanneer je kiest ben jij degene die aan zet is, degene die bepaalt.
Veel gehoord: Op mijn werk ben ik toch niet degene die bepaalt?
Wanneer je in loondienst werkt bepaal je inderdaad niet alles zelf (ook dat is een keuze). Het gaat bij keuzes echter niet altijd om hele grote zaken zoals doelen, targets en salaris, maar ook om kleine dingen, kleine details. Een paar voorbeelden:
- Wanneer je een voicemail inspreekt kun je vragen aan iemand om je terug te bellen. Dan geef je de regie dus weg. Je kunt ook bepalen wanneer je hem of haar gaat terugbellen en spreekt dit in. Dan heb jij de keuze.
- Een mail beantwoorden kun je snel doen, maar niet altijd inhoudelijk. Mail bijvoorbeeld wanneer je er zelf op terug komt en ineens heb je de regie.
- Je manager komt met een spoedklus tussendoor. Geef aan waar je mee bezig bent en vraag in dit geval wat kan blijven liggen.
- Zet je mail notificaties uit en bepaal zelf wanneer je de mail checkt.
- Kies bewuste momenten per dag waarop je werk organiseert.
- Zet MS Teams eens wat vaker uit.
- Maak een klein focus blok van een half uur.
Allemaal kleine dingen die je morgen kunt toepassen waardoor je vaker kiest, meer de regie hebt en dus meer bepaalt. Je zult direct merken dat je brein anders gaat reageren.
Van timemanagement naar Effectief werken
De term timemanagement wordt steeds vaker vervangen voor effectief werken. Oftewel werken naar je doelen toe. En overal is zichtbaar dat het steeds meer die kant op gaat. Daar waar allerlei managers vroeger nog stuurden op inspanning en uren zie je gelukkig een omslag naar veel meer richting geven en samen de doelen bepalen.
Ook zien we dat, ook jongeren, de telefoon vaker wegleggen en bewuster kiezen. En wij merken in onze training timemanagement dat mensen erg moeten wennen aan nieuwe werkgewoonten zoals bijvoorbeeld het uitzetten van je mailnotificatie maar dat het merendeel de enorme voordelen hiervan ervaart en het ook blijft volhouden.
Een paar tips op de rij als afsluiter
1. Maak per dag 2 focus blokken van een half uur. Zorg dat je echt ongestoord een half uur aan de slag gaat en hou je aan die tijd. Bedenk vooraf wat je in dat half uur wilt afronden en geniet van het resultaat. De app pomodoro kan je er goed bij helpen.
2. Zet al je notificaties uit. Van je mail, je telefoon, je Ipad, alles. En kies bewust wanneer je bijvoorbeeld de mail bekijkt
3. Reis je wel eens met de trein? Kijk eens bewust om je heen, observeer en kijk een paar minuten naar buiten in plaats van op je mobiel
4. Spreek voicemails in met het bericht wanneer je zelf terugbelt
5. Lees onze blog over het gebruik van de effectief werken methodiek. Rust en overzicht en totale regie over al je werk
6. Kies eens per week een moment waarop je een review doet. Ben je nog tevreden? Hoe ziet volgende week eruit? Is dit naar je wens? Wat wil je graag veranderd zien? Zo voorkom je na 20 jaar werken dat je 2 jaar werkervaring hebt en 18 jaar herhaling.
7. Stel je zelf zo vaak mogelijk de vraag: Hoe had ik dit kunnen voorkomen? Die ene vraag, die extra mail over hetzelfde onderwerp, dat 3e telefoontje over hetzelfde thema….
8. Bedenk dat je altijd een keuze hebt.
Geniet van je regie!!!
