Minder en zeker efficiënter vergaderen is een sterke wens binnen werkend Nederland. Heb jij die wens ook? In de fysieke periode dus voor maart 2020 was de meest gehoorde klacht dat de meeste vergaderingen te laat starten en langer duren dan gepland. Nu we vooral online vergaderen via Teams of Zoom gaan een aantal zaken beter. Zo beginnen online vergaderingen eigenlijk altijd op tijd en lopen ze minder snel uit. Ook lijkt er minder ruis en afleiding te zijn onderling dan bij fysiek overleg. Immers even met een collega fluisteren lukt niet. Natuurlijk zijn er nieuwe uitdagingen bij gekomen. Er wordt gemiddeld vaker per week online vergaderd dan fysiek.. Immers informeel overleg bestaat online niet. Ook is er de nodige focusverlies bij online vergaderen door de thuis werksituatie. Kinderen die een vraag stellen en de deurbel die gaat.
Als trainers effectief werken zijn wij inmiddels aardige ervaringsdeskundigen geworden op het gebeid van online trainen en online vergaderen met Zoom en MS Teams. In deze blog geef ik een aantal praktische tips voor een fijn en effectief overleg .
Praktische tips om effectief online te vergaderen
Tip 1 Beschrijf agendapunten in termen van resultaten
Iedere (online) vergadering is een middel om een doel te bereiken. Belangrijk is dat het doel helder is. Een veel gemaakte fout is dat agendapunten niet scherp genoeg geduid worden. En daardoor niet of nauwelijks richting geven aan het overleg. Deze “vaagheid” vergroot de kans op een overleg dat alle “kanten opvliegt”. De energie en betrokkenheid van deelnemers daalt hierdoor sneller dan je lief is. Voorbeelden van vage agendapunten:
- Huidige situatie
- Cijfers afgelopen maand
- Voortgang projecten
- Rondvraag
Beschrijf agendapunten in termen van resultaten en gewenste uitkomsten. Voorbeelden hiervan:
- Shortlist met 3 concrete ideeën scherp om thuiszorg aan client in 2021 te verbeteren
- Besluit genomen t.a.v. technische oplossing hybride lesgeven. Poly Sound Bar of Logitec Polycom Studio
- Schooladvies alle leerlingen groep 8 – helder.
Het grote voordeel is dat de agendapunten op deze wijze omschreven richting geeft. De breinen van de deelnemers gaan direct bij lezen al aan de slag. Bij online vergaderen verloopt hierdoor het overleg automatisch efficiënter.
Tip 2 Kies kader per agendapunt / per gewenste uitkomst
Je hebt ieder agendapunt beschreven in termen van resultaat cq gewenste uitkomst. Nu is het zaak om na te denken over een aanpak /werkwijze waarmee je dit resultaat zo goed mogelijk bereikt. Kies vooraf kader per agendapunt. Het woord kader zorgt nog wel eens voor verwarring. Kader ? Wat is dat precies? Het is eigenlijk de speelwijze met spelregels waarmee jullie samen de uitkomst per agendapunt willen bereiken. Kies voor een algemeen kader qua starttijd, eindtijd, besluitenlijst, opname maken of niet en pauzetijden. Kies ook voor kader per agendapunt.
Een voorbeeld:
Agendapunt
Besluit genomen hybride lesgeven Poly Sound Bar -Logitec Polycom Studio
Kader
- Voorbereiding : informatie bestuderen
- Iedere deelnemer geeft voorkeur aan + argument – 30 seconden pp
- Duidelijke voorkeur > 75 % – besluit helder
- Minderheid wordt gevraagd of de keuze ok is?
- Geen duidelijke voorkeur – uitwisseling van argumenten – max 10 min
- Besluit direct of uiterlijk in volgende vergadering
Zeker bij online vergaderen via Zoom of Teams is dit belangrijk. Het geeft duidelijkheid ten aanzien van verwachtingen. En daarmee richting en rust. Deelnemers realiseren zich dat vooraf voorbereiden op de online vergadering essentieel is. De betrokkenheid neemt sterk toe. Een ander voordeel is dat je realistischer tijd kunt plannen door een “programma” per agendapunt.
In onze praktijk zien we dat de meeste online vergaderingen worden georganiseerd door een manager, teamleider of projectleider. Deze wordt door te kiezen voor een helder kader, direct als sterker en nog professioneler beoordeeld door de deelnemers.
Tip 3 Experimenteer met werkvormen
Het mooie van online vergaderen via Zoom is dat je zonder tijdverlies kunt switchen tussen plenair vergaderen en overleg in duo’s of kleine groepen. Sinds kort kan dit werken met break-out rooms ook met MS TEAMS. In onze beleving versterk je hiermee de betrokkenheid van alle deelnemers nog meer. Ook de spreektijd per deelnemer stijgt. Dit heeft een positieve invloed op de mate van actief commitment bij genomen besluiten.
Tip 4 voorzitter bepaalt wie praat
Bij online vergaderen is fijn als iedereen behalve degene die spreekt de microfoon uit heeft staan. Zo beperk je ruis door achtergrond geluiden tot een minimum. Dit vraagt van de voorzitter een actieve rol. Hij bepaalt wie praat door de naam te noemen. “Miranda mag ik bij jou beginnen?” Extra tip: noem direct de naam van de volgende spreker en besteed niet teveel aandacht aan bedanken etc. Dit zorgt voor een fijne snelheid.
Tip 5 experimenteer met procesbewaker
Het veranderen van gedrag is lastig. Dit geldt ook gedrag tijdens online vergaderen via Teams of Zoom. Het is daarom handig en goed om te experimenteren met een procesbewaker. Hij helpt de voorzitter om het kader in de gaten te houden. Na de online vergadering reflecteren voorzitter en procesbewaker samen. Wat ging mooi? Wat kunnen we volgende keer verbeteren? Extra tip: begin de vergadering precies op de starttijd en eindig precies op de eindtijd. Dit broekriem – model zorgt ervoor dat je optimaal leert met elkaar. Na 2 of 3 vergaderingen heb je de juiste aanpak en werkwijze echt wel gevonden. In mijn rol als trainer merk ik iedere dag weer dat dit model mij dwingt bij online trainingen om mezelf en het kader te verbeteren.
Een aardige suggestie: overweeg eens een externe procesbewaker. Samen een online vergadering voorbereiden is leerzaam en leuk. En na de vergadering ontvang je complimenten, tips en ideeën. Online vergaderen en online trainen tegelijk. Idee?
Neem geruist contact met ons op
