Wat doen jullie precies? Wie trainen en begeleiden jullie? Wat is het effect? En welke vraagstukken leven er bij de mensen die een cursus timemanagement zoeken?
Goede vragen die regelmatig aan ons gesteld worden.
Een aardige aanleiding voor mij om in blogvorm onze aanpak en werkwijze te laten zien. Dit op basis van een praktische situatie van een deelnemer, in dit geval van directiesecretaresse Ellen. Ook laat ik je zien hoe je een project handig en overzichtelijk plant zonder de kans om vlak voor de deadline overspoeld te raken. De blog sluit af met de reactie van Ellen die ik een week na de training van haar kreeg.
Case Ellen
Ellen werkt op het hoofdkantoor van een internationaal bedrijf (ca. 600 medewerkers). In haar functie biedt ze ondersteuning aan het management. Het operationele gedeelte van haar werk vergelijkt ze graag met dat van een secretaris, namelijk voorbereiden, bijwonen, uitwerken van bestuurlijke vergaderingen. Ellen bewaakt de uitvoering van de afgesproken acties en ze houdt de processen in de gaten. Ze heeft verder een adviserende rol en is ze verantwoordelijk voor een paar projecten. Ellen wil graag gestructureerd werken, overzicht behouden, processen bewaken en collega’s inhoudelijk ondersteuning bieden. Ook binnen de projecten wil Ellen graag op een gestructureerde wijze werken. Ze vindt gestructureerd werken binnen projecten makkelijker dan binnen haar ‘gewone’ werkzaamheden.
Leervragen Ellen:
- Hoe kan ik mij beter focussen in mijn werk? (minder snel afgeleid raken door prikkels)
- Hoe ga ik om met projecten die gedaan moeten worden maar snel ondersneeuwen?
- Hoe maak ik een realistische to-do lijst?
Antwoord leervraag 1
Focus creëren in mijn werk (minder snel afgeleid raken door prikkels)
Stap1
Allereerst brengen we samen een heldere structuur aan. We leggen de basisbeginselen GTD uit en we richten samen Outlook in. Resultaat voor Ellen:
- Outlook start op in Taken. Zo kan ze direct in de ochtend aan de slag met ‘doen’, zonder meteen in de waan van de dag te belanden door alle prikkels van e-mail. En wil ze een mail versturen, dan kan ze dat direct vanuit Taken doen. Wil jij dit ook? Ga in Outlook naar bestand- opties-geavanceerd en kies voor Taken bij opstarten en afsluiten e-mail.
- Notificaties zijn uitgezet. Ellen wordt hierdoor niet meer afgeleid door berichtjes rechtsonder in beeld. Wil jij dit ook? Ga in Outlook naar Bestand-opties-email en doe de vinkjes uit bij ontvangst van bericht
- Ellen schat in dat ze gemiddeld dertig mails en drie vragen van collega’s per dag krijgt. Ze kiest ervoor om vier keer per dag te gaan ‘beslissen en organiseren’. In de ochtenden wil ze twee uur per ochtend minimaal besteden aan ‘doen’, dus aan taken werken zonder afleiding.
We laten Ellen alle mails organiseren van de laatste veertien dagen. Oudere mails die ze nog wil controleren zetten we tijdelijk in een ‘extra’ map. Die mails gaat ze verwerken in de komende week tegelijk met de dagelijkse nieuwe mail die ze binnen krijgt. Resultaat voor Ellen: optische rust en een ‘schoon’ gevoel en Ellen heeft de workload in beeld. 00% overzicht!
Stap 2
We vragen Ellen enkele vaste elementen in haar agenda te plannen. Vaste elementen zijn tijdsblokken waarin Ellen straks in de praktijk gericht aan de slag gaat met taken die ze nu vaak uitstelt. Deze aanpak wordt ook wel de Kaasschaafmethode genoemd. We maken Ellen bewust dat een werkdag bestaat uit blokken van ‘doen’ afgewisseld met twee tot drie momenten van ‘organiseren en beslissen’. Begin de dag met doen en niet met lezen en verwerken van mail.
Onze tips aan Ellen:
- Werk minimaal één keer per week aan een taak met de Pomodoro techniek. Kies een taak en werk maximaal drie uur aan deze taak. Je werkt in blokken van 30 minuten, die uit 25 minuten werken en 5 minuten ontspanning bestaan. Na drie uur stop je met de taak. (verwijs naar blog Arjan)
- Kies je werkplek bewust. Zorg voor zo weinig mogelijk afleiding, dit verhoogt de focus en productiviteit.
- Noteer de prikkels die je afleiden en denk na over wat jij zelf kunt doen om ze te reduceren of te voorkomen.
Antwoord leervraag 2
Hoe kan ik goed omgaan met projecten die ik naast mijn dagelijkse werkzaamheden tot een succes moet maken?
Stap 1
Een belangrijk project voor Ellen: 100 dossiers screenen en updaten. Ze beschrijft eerst een gewenste uitkomst. Ze geeft de datum aan waarop het project moet worden opgeleverd. In haar agenda zet ze in de week van oplevering een afspraak in de agenda (aanvinken duur gehele dag). De afspraak codeert ze met een opvallende kleur. Het voordeel hiervan is dat ze bij haar wekelijks onderhoud op de vrijdag ervoor direct een alert ziet en indien nodig nog extra inspanningen kan leveren. In de tweede stap deelt ze het project in tussentijdse gewenste uitkomsten en plant deze in de tijd tussen ‘nu’ en de uiteindelijke opleverdatum.
Voorbeeld:
Gewenste uitkomst project: 100 dossiers AFM-proof opgeleverd
Datum vandaag 1 januari Opleverdatum: 1 april
Vervolgens verdeelt ze haar project in tussentijdse gewenste uitkomsten en plant deze uitkomsten in de tijd tussen ‘nu’ en de eindoplevering. Ze zet milestones in haar agenda op dezelfde wijze als bij de oplevering. Zie hieronder.
Het voordeel hiervan is dat ze grip en overzicht creëert op een realistische manier. Ze heeft scherp op welk moment ze wat oplevert. Zo voorkomt ze dat ze vlak voor de oplevering zich bewust wordt van de berg werk die op haar af komt. Ze heeft er immers al goed over nagedacht en het project in stappen verdeeld en de stappen gepland.
Om nog meer grip te krijgen mag ze, zeker als het om taken gaat die ze gemakkelijk uitstelt bij drukte, de taken plannen in haar agenda als een vast element. Zelf kregen wij binnen het Effectieve Werken het lastig voor elkaar om blogs te schrijven. Als oplossing hebben wij de maandagochtend gepland waarin we met z’n drieën van 8.30 tot 12.30 uur bij Van der Valk in Hengelo blogs schrijven. Ja ook deze blog…
Antwoord leervraag 3
Hoe maak ik een realistische to-do lijst?
Door een realistische to-do lijst op te stellen, ga je eind van de dag met een voldaan gevoel naar huis . Dit zorgt ervoor dat je ook voldoende energie hebt voor leuke activiteiten ’s avonds.
Ellen vertaalt alle e-mails, voicemails en vragen waar ze graag iets mee wil doen in Gewenste uitkomsten- eerstvolgende acties. Daarbij schat ze bij ‘maaktaken’ de tijd in die iedere taak kost (meer dan 15 minuten of minder dan 15 minuten’). Door de werkwijze merkt ze tijdens de training al dat ze steeds sneller de tijd inschat.
Onze tips aan Ellen:
- Kies iedere avond een top drie van taken die je de dag er na zeker wilt afronden.
- Start de ochtend met ‘doen’. Dit zorgt ervoor dat je gelijk productief bent en voldoening ervaart als je taken afrondt.
- Stel een to-do lijst op die je zeker succesvol afrondt. Je kunt beter minder taken op je lijst zetten en deze opleveren (voldoening), dan heel veel taken die je niet afkrijgt (teleurstelling en gevoel van falen).
- Start minimaal één per week met een taak die je niet leuk vindt, maar die wel belangrijk is. Het voordeel is dat je in de ochtend al trots op jezelf bent en dat zorgt dat je de hele dag een hoger energieniveau ervaart. Dé oplossing ook voor uitstelgedrag.
- Schat bij alles wat je doet vooraf de tijd in die jij denkt dat het kost en reflecteer achteraf. Zo word je steeds beter in tijd inschatten.
De reactie van Ellen, een week na de training
Beste Rob,
Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik heb je beloofd om een bericht te sturen vandaag nadat ik mijn mailbox (750 mails) had opgeschoond. Dit is me gelukt en momenteel heb ik vijf in mijn inbox zitten (zie de print screen hieronder). Dat voelt goed!
Daarnaast heb ik 13.000 verwijderde items verwijderd (zonder te checken). Het voelt opgeruimd. De volgende stap is mijn submappen loslaten. Dat vind ik nog lastig omdat ik geen goede ervaringen heb met de zoekfunctie. Dus ik heb mij voorgenomen om de komende twee maanden uit te proberen. De mappenstructuur gooi ik tot die tijd niet weg, maar gebruik ik dus twee maanden niet.
Ook stuur ik je hieronder een printscreen van de takenlijst. Ik moeten nog taken die in mijn schrift staan erbij zetten dus hij is nog niet volledig maar ik merk wel dat het ’doeldenken’ mij helpt in mijn werk en het valt me op dat collega’s vaak de doelen niet helder voor ogen hebben.
Verder wil ik je ook laten weten dat het mij heel erg geholpen heeft dat je tegen mij hebt gezegd dat ik keuzes moet maken. Het klinkt misschien heel logisch voor jou maar je zei het met dusdanige overtuiging tijdens de lunch dat de zin mij bij is gebleven. Wanneer ik mezelf gek maak over wat ik allemaal wel niet moet lezen en bijhouden aan informatiebronnen, dan komt dit bij me naar boven en dan voel ik me veel beter.
Met vriendelijke groet
Ellen
