Feedback speelt een belangrijke rol binnen iedere relatie en elk team. Het leidt tot meer begrip over en weer, nieuwe inzichten en nauwere en betere samenwerking. Maar zo gemakkelijk als het hier staat is het in de praktijk en uitvoering zeker niet. Er kan van alles misgaan. En je loopt zelfs risico op het tegenovergestelde effect. Maar in de basis klopt het zeker: feedback is essentieel!
Hierover gaat de blog van vandaag over. We gaan dieper in op vragen als; wat is feedback precies? Welke methoden bestaan er voor het geven van goede feedback? De voorwaarden waar je zeker altijd aan moet voldoen, wil je jouw feedback goed laten landen. En we beschrijven voorbeelden, technieken en tips.
In m’n loopbaan van leiderschap en communicatie – trainer heb ik de nodige trainingen feedback geven uitgevoerd. En wat me altijd is opgevallen. Het thema leeft. Deelnemers willen graag stappen maken. Veel specifieke input van deelnemers vooraf via intakes. Mooie interactieve en praktische trainingen. De deelnemers maken mooie stappen in de competentie feedback geven. Ook goede beoordelingen met “hele praktische training” en “direct toepasbare methoden en tips”. En als je dan een tijdje later vraagt naar de impact van de training. Dan blijkt deze vaak laag tot zeer laag. Zeker als ik het vergelijk met de impact in de praktijk van bijvoorbeeld onze training, timemanagement en werkorganisatie. Daarbij is de conversie juist heel groot. Voor de lol roep ik wel eens; de enigen die echt beter worden van de trainingen feedback geven en ontvangen zijn de trainingsbedrijven die de trainingen vormgeven en uitvoeren. En ook al is dit natuurlijk niet waar. Er zit wel degelijk een kern van waarheid in. Later in de blog kom ik hierop terug en ga er dieper op in.
Wat is feedback?
De dikke van Dale beschrijft het als volgt: feed·back (de; m) 1 vergelijking van het effect met de oorspronkelijke bedoeling. In de beschrijving van feedback zijn 3 elementen van belang.
1. Het doel
2. De handeling
3. Effect van de handeling op het doel
Feedback geven is bedoeld om inzicht te geven of te vergroten. Feedback geven is een terugkoppeling geven aan een ander over zijn of haar gedrag of acties en het effect ervan op jou of anderen aan te geven. Het is bedoeld om te bekrachtigen of geeft inzicht. De meeste mensen zullen feedback beschrijven als aangeven wat anders kan of beter moet. Maar feedback kan ook een terugkoppeling zijn van wat goed en mooi gaat. Dit laatste wordt ook wel positieve feedback genoemd. Rare naam omdat feedback altijd positief (bedoeld) is. De intenties zijn altijd positief.
Een derde betekenis van feedback geven is iets breder: terugkoppeling van ideeën, tips, suggesties, mening, visie, kennis en ervaringen.
Waarom is feedback belangrijk?
Een goede feedback cultuur binnen een organisatie is essentieel. Feedback geven aan collega’s, klanten en leveranciers zorgt voor ontwikkeling en groei en constant verbeteren. De sfeer onderling en de sfeer binnen het team wordt er open en beter van. De betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers blijft hoog. En het zorgt voor een beter team en bedrijfsresultaat.
Feedback en jouw brein
Feedback geven werkt soms averechts. Hoe kan dat nu? Hiervoor is het goed om iets meer van de werking van ons brein te weten. Ons brein bestaat uit 3 delen namelijk: het reptielenbrein (instinct), limbisch brein (sociale deel en gevoelens) en mensen deel de Neocortex (ratio, gedachten, logisch nadenken). Er is eens een onderzoek gedaan naar het effect van pijn op onze hersenen. Uit dat onderzoek komt naar voren dat kritiek in de zin van feedback hetzelfde effect geeft als met een hamer op je duim slaan. Het doet pijn! In beide gevallen licht eenzelfde deel in het brein op. Mogelijk gevaar activeert het reptielen deel en zorgt voor een instinctieve reactie: vechten, vluchten of freezen.
Vechten reactie: Ja maar…. En in de verdediging gaan
Vluchten reactie: Ja ja is goed …hou maar op
Freezen reactie: Huh, wat gebeurt mij nu?
Waarom feedback geven soms echt niet werkt
Inmiddels weet je één reden. Het kan pijn doen. Zeker als mensen reageren als door een wesp gestoken op jouw goed gegeven feedback kan het meerdere redenen hebben die allemaal leiden tot in de verdediging schieten.
- De feedback komt niet overeen met hoe iemand zichzelf ziet. Zeker als iemand zichzelf ziet als professioneel, geniaal en goed en bekwaam kan de feedback leiden tot in de verdediging schieten.
- De feedback roept emoties zoals schuld en schaamte op. Ook deze emoties kunnen defensieve reacties oproepen.
- Vervelende ervaringen met feedback in het verleden.
- De toon waarop de feedback wordt gegeven. Als deze als belerend of negatief gevoeld wordt.
Wanneer werkt feedback geven wel? De 3 essentiële voorwaarden!
Na het lezen van deze blog tot nu toe, zou je kunnen denken. Is feedback geven wel handig? Jazeker wel. Alleen is het belangrijk aan zeker 3 voorwaarden te voldoen. De 3 voorwaarden:
1. De ander voelt zich veilig
2. De ander heeft het gevoel dat je hem verder wilt helpen. (Samen naar beter)
3. Wanneer ideeën aandragen gericht is op capaciteiten verder uitbouwen.
Voorwaarde 1: Is gelijk de lastigste in de praktijk. De ander voelt zich veilig. Waarom lastig? Jij kunt inschatten en denken dat de ander zich veilig voelt, maar dat bepaalt enkel de ander zelf. Ook als ik aan alle voorwaarden van goed gegeven feedback voldoe? Ja zelfs dan. Veilig voelen is 100% subjectief. Je kunt dat nooit voor een ander inschatten.
Hoe kun je daar dan goed omgaan?
Het is goed om er vooraf met elkaar over te praten. Een soort van afspraken maken. Commitment te vragen en een klein “contractje af” te stemmen. De volgende feedback voorbeeldzinnen kun je overwegen.
- Wij gaan met elkaar samenwerken. Nu is het idee dat we elkaar feedback gaan geven op aanpak en werkwijze en ook gedrag. Hoe sta jij daarin? Mijn idee is om een paar keren per week aan het einde van de dag er samen bij stil te staan en tijd voor te nemen. Vind jij dit een goed idee? Wat vind jij belangrijk?
- Ik heb even gekeken naar jouw aanpak en wil je graag feedback geven. Sta je daarvoor open? Mag dat nu of liever op een ander moment?
- Als ik iets zie wat jij goed doet of iets wat anders of beter kan. Mag ik dat dan tegen je zeggen? Ik zal altijd vragen of het moment wel past.
- Vind je het prettig dat ik je straks een terugkoppeling geef over mijn bevindingen?
Je ziet door vooraf met elkaar afspraken te maken en commitment te vragen: vooraf heb je invloed op het gevoel van veiligheid bij de ander.
Voorwaarde 2: De ander heeft het gevoel dat je hem verder wilt helpen. (Samen naar beter) is gemakkelijker in de uitvoering. Essentieel is dat je niet alleen analyse aangeeft. Maar vooral hele praktische overwegingen en tips geven die iets gemakkelijker maken of handiger of simpeler. Hierdoor voelt iemand dat je niet alleen oordeelt maar vooral wilt helpen naar beter.
Voorwaarde 3: Hangt er sterk mee samen. Je wilt iemand sterker maken en laten groeien en laten leren en niet alleen de kortetermijnoplossing geven. Je geeft handreiking over aanpak en werkwijze. Ook een voorstel om het bijvoorbeeld een keer samen te doen past prima onder deze voorwaarde.
Methoden feedback geven
Er zijn meerdere methoden om feedback te geven. Weet een methode is een middel en ook feedback is een middel. Belangrijk vooral is wat wil je bereiken wat is je intentie. En dan spreek vanuit jezelf, benoem feiten en specifiek gedrag, geef aan wat het effect ervan is op jouw resultaat en team en benoem specifiek gedrag dat je wilt zien. En als je intentie goed is in de zin van oprecht tevreden zijn of stappen willen maken samen, kan er niet veel misgaan. In mijn optiek is dat essentieel om je op te focussen bij geven en ontvangen van feedback. En zijn dat de regels van feedback die je in de gaten dient te houden. Er zijn veel methoden 4 G, Pendleton, 360 graden feedback, Star, DES, Grow en SBI. Wil jij je verdiepen in deze methoden en modellen google maar eens of vraag AI.
Tips voor het geven van effectieve feedback
In deze blog heb ik inmiddels een aantal tips genoemd. Nu nog even op een rij:
- Zorg voor een veilige setting en zorg er in je aanpak voor dat de ander zich veilig voelt en jouw feedback verwacht en nog beter wilt hebben.
- Bouw samen aan een cultuur waarin feedback geven en feedback vragen de norm wordt
- Spreek altijd vanuit jezelf en vanuit eigen observatie en beleving
- Benoem specifiek en concreet gedrag
- Bekrachtig het goede regelmatig dus geef niet alleen feedback naar beter
- Benoem en beschrijf het effect dat het gedrag op jou heeft
- Vraag altijd om herkenning.
- Benoem specifiek gedrag dat je graag ziet naar de toekomst toe.
- Maak afspraken samen
- En af en toe besteed aandacht aan het proces en aan meta communicatie. Bv hoe heb je ons feedback gesprek ervaren vorige week?
Veel voorkomende valkuilen bij het geven van feedback
Als je de tips leest, lees je ook valkuilen. De belangrijkste op een rij:
- Feedback geven met de intentie mensen wijzen op hun fouten in gedrag en houding en aanpak.
- Feedback geven zonder vooraf duidelijk te hebben wat je graag wilt bereiken.
- Feedback geven uit de tweede hand dus van horen zeggen en niet door eigen observaties.
- Alleen mensen feedback geven als het anders moet in jouw ogen. Dit zorgt ervoor dat je houdbaarheid minder wordt. Oh daar heb je hem of haar weer. Hij weet het altijd beter. De betweter.
- Veel tijd tussen gedrag en feedback. Dat zorgt ervoor dat de herkenning er minder is. En voelt al snel als oude koeien uit de sloot halen.
Het belang van een goede feedback cultuur binnen een team
Feedback is essentieel, wil je optimaal samenwerken en teamwork toe. Dit moet je in onze beleving niet af laten hangen van de professionaliteit en goede bedoelingen van individuele professionals maar dat dien je als organisatie te faciliteren, stimuleren en in te bedden. Zodat iedereen weet en ervaart dat feedback geven en ontvangen de norm is die gevraagd wordt bij echt samenwerken en samen groeien. Hoe creëer je zo’n cultuur? Hiervoor zijn 2 ingrediënten essentieel.
1. Voorbeeldgedrag van de leiders
2. En georganiseerde en geplande feedback momenten en activiteiten
Zorg voor een veilige en open sfeer waar feedback mogelijk is. In het begin van de blog benoemde ik mijn ervaringen met feedback trainingen. Opvallend is dat deelnemers vaak behoefte hebben aan feedback training en actief meedoen. Er ook beter in worden. Maar er vervolgens niet per se iets mee doen in de praktijk. En waarom niet? Ach er gebeurt toch niks mee. De ander zit er niet op te wachten. Ik krijg vervelende reacties. Of het is mijn rol niet. Dit zijn enkele reacties uit mijn praktijk. En in alle oprechtheid geloof ik niet in feedback geven. Waar ik wel in geloof is in feedback vragen. Als leiders kun je hierin goed het voorbeeld geven en je kwetsbaar opstellen. En de feedback die je mogelijk krijgt waarderen en laten zien dat je er iets mee doet. Ook bij activiteiten en momenten waarbij je naar de samenwerking kijkt; vraag om feedback vanuit interesse. Zo zaait je het belang van feedback en train je de ander op het geven van feedback. En vanuit wederkerigheid wordt de vraag vaak ook teleurgesteld. En iemand die erom vraagt voelt zich vast veilig genoeg om het te krijgen.
