Heb je in je dagelijkse werk weleens te maken met projecten? Ben je onderdeel van een projectteam of ben je projectleider? Hoe vaak haal je het project binnen de gestelde doelen (tijd – kwaliteit – budget). Vind je het een uitdaging om de doelen te halen of mensen erbij te houden? Lees dan vooral deze blog waarin dieper wordt ingegaan op de Kanban methode.
Wat is de Kanban methode?
Allereerst is het goed om te starten met het feit dat het een methode is en geen doel op zich. De Kanban methode, meestal bijgehouden op een Kanban bord, geeft inzicht in de taken en fases van het project ten einde procesverbetering te kunnen toepassen. De Kanban methode visualiseert letterlijk de fases van een project zodat alle leden direct kunnen zien hoe het project ervoor staat en welke taak zij hierin hebben.
Het geeft dus vooral inzicht in de werkzaamheden en de fases binnen een project. Elk teamlid kan zien hoe het ervoor staat en de methode is gebaseerd op samenwerking. Vroeger op een fysiek bord, en tegenwoordig voor gedigitaliseerd. Hierover straks meer in deze blog.
De oorsprong van de Kanban methode
De Kanban methode werd in de jaren veertig geïntroduceerd door Taiichi Ohno, een Japanse ingenieur bij Toyota. De gedachte was om meer uit te gaan van de echte consumentenvraag en minder van de verwachte productie vraag (push of pull strategie). Het systeem bestond uit fysieke kaarten (Kanban staat voor tekenbord) waarbij voor elk project een nieuw Kanban werd aangemaakt. Er ontstonden minder voorraden en de productie versnelde hierdoor.
Hoe werkt de Kanban methode?
De methode gaat in de basis uit van 3 fases:
- Nog te doen
- Bezig
- Gedaan
Bij de fysieke kaarten zie je dus letterlijk de taak verschuiven. Tijdens een bijeenkomst kijk je naar de verschillende fases en bij de werkverdeling weet je dus altijd in welke fase zich iets bevindt. En dat op 1 groot Kanban bord.
Van fysiek naar digitaal
Het voordeel van de huidige tijd is digitalisering. Er is legio software te koop om een goed Kanban systeem op te zetten. Voordeel van digitaal werken is dat elk teamlid in een project realtime het Kanban bord kan bijwerken, zodat inzichtelijk is hoe het project erbij staat, wat voorop loopt, wat achter loopt en wat reeds gedaan is.
Goede software om een Kanban methode op te zetten is bijvoorbeeld Asana, Trello of Monday. Daarnaast kan MS Teams je helpen met het opzetten van een goed Kanban systeem.
MS Teams als Kanban
Deze blog gaat niet direct over de technische werking. Wel is het goed om te weten dat je en MS Teams heel handig een Kanban bord kunt samenstellen. Binnen teams maak je eerst een nieuw team met daarin de verschillende (project) leden. Nu kun je op het tabblad “algemeen” heel simpel de MS Planner toevoegen en verschillende buckets maken. Elke bucket kan bijvoorbeeld een fase zijn (nog te doen – bezig – gedaan). Elk teamlid kan een activiteit verplaatsen van de ene naar de andere fase. Wanneer je gaat experimenteren met MS-teams dan wijst het zich vanzelf.
Belangrijkste is dat het wordt gezien als werksysteem waarbinnen je samenwerkt met verschillende mensen. Tegenwoordig wordt MS-teams vaak de hele dag opengezet waardoor het een verstorend element aan het worden is. Kies dus momenten waarop je wil gaan werken met en aan je project en dus met MS Teams.
Er is geen ideale weg of ideale software. Elke organisatie is uniek en werkt op eigen wijze aan projecten. Wel is het verstandig om binnen een organisatie 1 systeem te kiezen zodat iedereen op dezelfde wijze werkt en met elkaar communiceert.
Het gebruik van de Kanban methode in verschillende werkvelden
Of je nu in de logistiek werkt, de productie, marketing, dienstverlening of software? Elke afdeling en elke organisatie kan met de Kanban methode werken. De enige voorwaarde is dat het om een project moet gaan. Dus een product of dienst met een concreet einde en heldere afspraken over opdrachtgever, projectleider en projectmedewerkers.
Het implementeren van de Kanban methode
Hieronder volgen heldere stappen waarbij Kanban zijn werk kan doen.
Stap 1 | Definieer je project
Een goed project begint met 2 zaken:
- Een heldere omschrijving van het doel (gewenste uitkomst) en de tussentijds te behalen resultaten inclusief deadlines. Ook wel de milestones genoemd
- Duidelijke taakomschrijving van de opdrachtgever, projectleider en projectmedewerker.
Lees de blog over projectmatig werken om hiermee een goed begin te kunnen maken
Stap 2 | Kies een Kanban methode
Samen met het projectteam spreek je af hoe je wilt gaan samenwerken in het project. Dit kan via de 3 stappen (doen – bezig – gedaan) maar ook openstaan voor andere suggesties is erg goed om vooraf te doen. Hoe gaan we om met tegenslagen, waar zetten we notities neer, wat doe je met overige werkzaamheden en hoe vaak werken we samen in Kanban?
Stap 3 | richt het systeem in
Richt digitaal je Kanban bord in en start altijd met het doel en de te behalen tussentijdse resultaten.
Stap 4 | Hou je flow in de gaten
Kanban is eigenlijk alleen maar een planningstool. Het werkt alleen wanneer iedereen verantwoordelijkheid neemt, het systeem accepteert en gelooft in het project. Dan is het zelfs leuk om inzichtelijk te hebben hoe zaken ervoor staan en wat er nog moet gebeuren. De flow in de gaten houden betekent ook kijken naar achterstanden en vooral successen delen. Doe dit tijdens bijvoorbeeld dag starts, standup meetings of gewoon in de digitale gesprekken (bijvoorbeeld via MS Teams)
Voordelen van de Kanban methode
Het belangrijkste voordeel van de methode is dat elk moment inzichtelijk is in welke fase het project zit. Wanneer je gemotiveerde teamleden hebt, helpen ze elkaar en stimuleren ze elkaar om het project uiteindelijk tot een succes te maken. Ook de steeds mooier wordende digitale systemen zijn erg prettig.
Nadelen van de Kanban methode
Nog meer software, nog meer systemen en nog meer tools om bij te houden. Het gevaar van software is dat het je gedachten en principes gaat overnemen. Tegenwoordig bepaalt een hele grote groep werkende mensen de mail, je prioriteiten en je dagritme, en dan gaan we ons doel voorbij. Jij bepaalt, jij beslist en software kan je daarbij ondersteunen.
Werk je dus in een project, dan ontkom je bijna niet aan de Kanban methode. Hoe je deze inzet, dat bepaalt je als team samen met de projectleider.
Succes met implementeren!
