Met 6 tips vliegt je to-do lijst voorbij

03 april 2017

Heb jij ook het gevoel dat het weekend voorbij vliegt, terwijl er aan je to-do lijst voor deze week geen eind lijkt te komen? Wat als je zou kunnen versnellen in het afhandelen van je to-do’s? Dat je de belangrijkste zaken al op donderdag klaar hebt en je rustig het weekend in kan ‘rollen’?

 

Sneller afwerken met je to do lijstjes?

 

Goed nieuws: het kan. Met deze zes kleine veranderingen bespaar je al gauw een paar uur per week.

 

1. Start met de belangrijkste taken


Ook al voelt het wellicht niet zo, je bent het meest actief in de ochtend. Dat is het moment om je te storten op de belangrijkste taken. Besteed hier aan de eerste anderhalf uur van je dag. Uit onderzoek blijkt dat dit het beste werkt.

 

2. Bepaal per taak de maximale tijd


Zet de timer. Door jezelf bijvoorbeeld maximaal 30 minuten voor een taak te geven, werk je effectiever. En krijg je meer gedaan. Voor kleinere werkzaamheden is 30 minuten goed, voor grotere taken is maximaal een uur het beste. Staat er iets op je lijstje wat echt meer tijd vraagt? Deel het op in kleinere parten.

 

Ben je eenmaal gewend aan het werken in tijdsblokken, dan is het de kunst om die tijdsblokken in te korten. Denk aan uiteindelijk zo’n 10 tot 20 procent. Op een uur scheelt dat al gauw bijna een kwartier!

 

Het spel van het werken in tijdsblokken is om je werk af te hebben nog voordat de tijd om is. Een krappe deadline voor iedere taak, motiveert om nog effectiever te werken.

 

3. Focus op de drie belangrijkste taken


Hoe lang is jouw to-do lijst voor vandaag? Staan er meer dan tien dingen op? Dan is het hoog tijd om dat terug te brengen naar de drie aller belangrijkste taken voor vandaag. Schrijf per dag de drie belangrijkste taken op een a4 en highlight ze. Zo houd je focus. En je wordt steeds beter in prioriteiten stellen. Dubbel voordeel!

 

Heb je die drie afgerond? En nog tijd over? Kies dan de volgende 3 belangrijkste taken. Ben je na een ingewikkelde klus toe aan iets luchtigers ….. Werk dan 3 kleine klusjes weg voor de ontspanning.

 

4. Trucjes om tijd te besparen


Weet je hoe effectieve mensen tijd besparen? Ze gebruiken bepaalde trucjes. Hele simpele, vooral voor routinematige taken.

 

Voorbeelden:

  • Een standaard template voor mails en documenten die je veel gebruikt.
  • Handige instellingen die je helpen bij de planning. Lees je iedere dag om 9.00, 12.00 en 16.00 uur je mail, zet eenmalig een standaardherinnering in.
  • Standaard checklists voor routineklussen. Dat is snel controleren en afvinken.

 

5. Maak een ‘niet meer doen lijst’

Gemiddeld besteden we 50 minuten per dag aan nutteloze dingen, zoals even je Facebook checken en appen. Schrijf dit allemaal op. Dan pas realiseer je je hoeveel tijd je eigenlijk kwijt bent aan dingen die er niet toe doen. Stel dat dat een half uur per dag is, en dat is het stiekem al gauw, dat is al een halve werkdag per week!

 

6. Breng routine aan in je vrije tijd

Tip:

 


Iedere dag even een rondje met de hond na het werk? Of thuis eerst een half uurtje op de hometrainer? Heel goed. Een vaste routine na je werkdag, zorgt voor de nodige ontspanning. Helemaal als het iets is waar je niet bij na hoeft te denken. Even je hoofd helemaal leeg. Dan kun je er de volgende dag weer tegen aan.


Kleine dingen maken samen een groot verschil


Met deze zes tips kun je in totaal best veel tijd besparen. Al is het misschien 10 minuten op een dag per tip, dat is toch al gauw een uur per dag! Samen maken ze het verschil.

 

Zorg dat je van maandag tot en met donderdag het belangrijkste werk gedaan krijgt, dan kun je vrijdag gebruiken om je bijvoorbeeld voor te bereiden op de volgende werkweek. Of om spontaan een middagje vrij te nemen. Dat geeft rust in je hoofd. Zo stap je relaxed je verdiende weekend in.