Praten, praten, praten. Niets concreets besluiten. Monologen. Met als enige uitkomst: ‘in de volgende vergadering praten we verder’. Help! Waar zijn de pittige discussies, de vuisten op tafel, de humor en concrete acties gebleven? Tijd om het eens hélémaal anders te doen. Gooi het roer om!
‘Boost’ je vergadering met deze 10 tips
1. Begin met je voorstel
Wat wil je bereiken met de vergadering? Begin daar eens mee. Het kan punt voor punt. In plaats van eerst een heel verhaal op te houden om te eindigen met de vraag ‘wat doen we er aan?’ , begin je simpelweg met ‘dit wil ik doen om de verkoop te verhogen’. Iedereen staat op scherp. Het moment voor de noodzakelijke discussie.
2. Bespreek het nut
Waarom wordt er eigenlijk vergaderd? Is het een vast maandagochtend ritueel terwijl het lang niet altijd nodig is, of heeft het echt een toegevoegde waarde? Stel dat jullie niet bij elkaar zouden zitten, wat dan? Het wordt een stuk effectiever als iedereen weet dat het effectieve tijd is in plaats van tijdvulling.
3. Zet de klok
Collega’s die te laat komen. De vergadering die een half uur uitloopt. Heel vervelend. Begin op tijd en eindig op tijd. Geen concessies aan laatkomers. Tip: zet het belangrijkste of leukste van de agenda aan het begin. Iets wat niemand wil missen. Zet per agendapunt een tijd vast, dat dwingt iedereen om to the point te komen.
4. In beweging
Zitten is lekker makkelijk, maar je wordt er niet energieker op. Voor een beetje energie in je vergadering, laat je iedereen staan. Beweging zorgt niet alleen voor meer creativiteit, maar ook voor meer effectiviteit. Alles gaat een stuk vlotter. Een stoelendans doet het ook altijd goed. Bij ieder vergaderpunt schuift iedereen een stoel op.
5. Slim plannen
Wil je koste wat het kost voorkomen dat de vergadering uitloopt? Plan het om 16.00 uur of 11.30 uur. Tegen die tijd krijgt iedereen een lunchdip of wil iedereen naar huis. Negen van de tien vergaderingen zijn dan een stuk effectiever.
6. Schaf de rondvraag af
Het laatste agendapunt, de rondvraag, kost vaak de meeste tijd. Uit het niets komen opeens allerlei opmerkingen of vragen naar voren die niet op de agenda stonden. Niet handig. Wil je iets inbrengen in de vergadering? Meld het van te voren.
7. Zet de juiste personen aan tafel
Kom alleen met de mensen bij elkaar die ook iets bijdragen en nodig zijn voor besluiten of discussies. Teveel mensen aan tafel kost alleen maar extra tijd terwijl lang niet iedereen evenveel baat erbij heeft.
8. Structuur
Een duidelijke agenda. Per punt de beschikbare tijd voor uitleg en discussie. En alleen punten die echt nodig zijn. Wat ook heel goed werkt, is een vaste volgorde in een agendapunt: wat is er aan de hand, wat vinden we daarvan, wat willen we en wat gaan we er aan doen?
Zin gekregen om je vergadering een ‘boost’ te geven? We zijn benieuwd naar je ervaringen. Veel plezier en succes!
