In deze blog worden 10 hele praktische en direct toepasbare tips gegeven met direct resultaat.
Aanleiding
Tijdens onze cursus timemanagement komt regelmatig naar voren dat deelnemers reeds allerlei dingen geprobeerd hebben om effectiever te werken. En vaak zonder succes. Te grote afspraken, teveel voornemens en te weinig tijd om het echt te implementeren. Ook vaak vallen we weer terug in oude gewoonten. Hou het simpel, overzichtelijk en werk in hele kleine stapjes, alleen dan zal verandering succesvol worden ingezet. Hier komen de tips.
Tip 1 | Begin de dag met iets doen
De meesten starten de werkdag met het ophalen van de mail. Hiermee geef je al direct een klein stukje van je regie weg. Maak belangrijk wat je jezelf hebt voorgenomen en start daar de dag mee. Hoe lang? Een kwartier? Of wellicht iets langer? Maar vooral niet een hele ochtend blokken. Kleine stapjes leiden naar groot succes.
Tip 2 | Zet je mail notificaties uit
Laat je niet leiden door binnenkomende mail. Open je mailbox bijvoorbeeld 4 x per dag bewust vanuit eigen initiatief, en niet omdat je ziet dat er een mail binnenkomt.
In Outlook:
Ga naar start en vervolgens naar opties. Binnen het tabblad Email kun je bij “ontvangst van bericht” de vinkjes uit zetten.
Tip 3 | Antwoord snel maar niet inhoudelijk
Zorg dat je snel, bijvoorbeeld wanneer je de mail ophaalt, reageert. Maar niet inhoudelijk. Antwoord dat je de mail hebt gezien en wanneer je er zelf op terug gaat komen. Dit voorkomt dat mensen je 2 of 3 keer een mail sturen voor 1 vraag. Scheelt heel veel tijd, en ook hier heb jij weer de regie.
Tip 4 | Spreek handig de voicemail in
Spreek in wanneer je zelf terugbelt en voeg er eventueel aan toe waarmee je bezig bent. Dit voorkomt dat mensen je gaan bellen. 1 x gestoord worden betekent 25 minuten extra tijd nodig.
Tip 5 | Op kantoor: Haal geen koffie voor elkaar
Koffie halen voor elkaar lijkt een heel sociaal evenement. Maar drinkt iedereen evenveel koffie? En zijn dan de frequente koffiedrinkers het vaakst aan de beurt om te halen? En wanneer je even snel koffie wilt halen, heb je er dan altijd zin in om de hele afdeling te vragen? En de mensen die weinig koffie drinken, hoe vaak laat je jezelf per dag storen? Moeten we het dus afschaffen? Nee hoor, maar je kunt het wellicht een keer bespreken.
Tip 6 | Maak een klein focusblok
Blok eens 30 minuten in je agenda. Ga een paar minuten voorafgaand je hoofd leegschrijven. Vooral thuis is dit handig omdat we vaak allerlei klusjes zien liggen. Zet alle apparaten uit en ga maximaal 30 minuten aan de slag. Geniet vooral van het resultaat. En 30 minuten niet bereikbaar zijn is voor de meesten wel haalbaar.
Tip 7 | Maak snel keuzes
Beter een slechte keuze dan geen keuze. Sta niet te lang stil bij iets maar kies en ga door. Het effect is dat het sneller af is, en je steeds beter leert om snelle keuzes te maken. Hoe vaak leg je bijvoorbeeld een mail terug, om er “straks” even naar te kijken? Kies, en ga door.
Tip 8 | Geniet minimaal 1 keer per dag
Hoe vaak sta je heel even stil bij een afgeronde taak, een gehaalde deadline of een succesvol iets? Hiermee maak je dopamine aan. Een stofje dat ons een geluksgevoel geeft. Hoe vaak laat jij de waan van de dag regeren? Of is je werk nooit af? Dan maak je mogelijk een te weinig aan dopamine aan. Dit kan zelfs leiden tot depressie. Een teveel kan leiden tot een verslaving aan aandacht en nieuwsgierigheid. Genieten van je eigen behaalde doelen of resultaten is gezond en geeft veel energie.
Tip 9 | Zet je outlook op grijstint
Wanneer je veel met officeprogramma’s werkt kan het fijn en rustig voor je ogen zijn wanneer je het scherm op een grijstint zet. Dit doe je door naar Bestand te gaan (links bovenin) vervolgens naar Algemeen en daar kun je het office thema instellen. (kleurrijk, zwart of donkergrijs). Je ogen moeten er even aan wennen, maar na een week wil je niet meer terug.
Tip 10 | Maak je werkplek persoonlijk
Een kleine foto, een mooie privé foto op je bureaublad, een leuke afbeelding op je telefoon. Het maakt dat je weet waarvoor je het allemaal doet. Soms maken we ons werk belangrijker dan onze dierbaren. Af en toe is het goed hier eens bij stil te staan.
Pas één van de tips toe en geniet eens van het effect voor jezelf. En hou dit een tijdje vol. Gedragsverandering kan alleen in hele kleine stapjes. Hou een stapje vol tot je merkt dat het een echt onderdeel is geworden van je routine en neem dan pas de volgende stap.
Succes met het in de praktijk brengen.
