Een van de theorieën die kijkt naar teams, komt van de Amerikaan Patrick Lencioni. Hij heeft een model ontwikkeld dat bestaat uit 5 levels. Het zijn 5 voorwaardelijkheden waaraan een team moet voldoen om optimaal effectief te functioneren.
De vijf levels zijn:
Level 1 Vertrouwen – maak kwetsbaarheden bespreekbaar en bouw aan vertrouwen
Level 2 Conflicten – cultiveer het vermogen tot het aangaan van constructieve conflicten.
Level 3 Betrokkenheid – committeer aan gedeelde doelen en kader cq werkafspraken
Level 4 Verantwoordelijkheid – maak en houd jezelf en elkaar accountable
Level 5 Resultaten – aandacht voor gezamenlijke resultaten
Het model wordt weergegeven in een piramidevorm. Je dient het te lezen van onder naar boven. En het zijn voorwaardelijkheden . Je kunt als team pas door naar het volgende level als je aan de voorwaardelijkheid eronder voldoet.
De piramides van een zwak team en een sterk team.
(1) Onderling vertrouwen
Binnen een team dient onderling vertrouwen te zijn. Je zult vast denken dat dit logisch is. Het gaat hierbij om de mate van kwetsbaar vertrouwen. Durf jij je mening te geven en aan te geven wat je denkt en voelt? En hebben de teamleden een oprechte interesse in de ideeën, mening en gedachten en gevoelens van collega-teamleden. Als teamlid weet je en voel je waardering van andere teamleden ook als je zaken volledig anders ziet vanuit het vertrouwen dat we allemaal hetzelfde nastreven.
Hoe herken je ‘Onderling vertrouwen’?
Oprechte interesse in elkaars mening en visie, elk teamlid wordt gewaardeerd, er is een open sfeer, gericht op samenwerken, kwetsbaarheden worden gedeeld. Er wordt actief om feedback gevraagd aan elkaar. Hoe beleef jij de samenwerking met mij? Wat vind jij prettig en minder prettig? Hoe kijk je naar mij als docent?
Tips om onderling vertrouwen te versterken
- Stel jezelf open en kwetsbaar op en laat jezelf zien
- Vraag zelf regelmatig om feedback aan collega’s vanuit echt willen weten
- Besteed regelmatig ruim de tijd en aandacht aan reflectie met elkaar, kijkend naar de speelwijze in de praktijk
- Kijk en bespreek resultaten en tussentijdse resultaten.
- Creëer praktijksituatie waar samenwerken een voorwaarde is om tot een voldoende resultaat te komen. Bv projecten, themaweken, gezamenlijke lessen etc.
(2) Cultiveer het vermogen tot het aangaan van constructieve conflicten
Als de mate van kwetsbaar vertrouwen er voldoende is kun je met elkaar discussiëren en een goede dialoog aangaan. Iedereen laat het achterste van zijn tong zien vanuit de overtuiging dat dit wordt gewaardeerd. “Neem mij eens mee in jouw denkbeelden”. Je ziet dit zo anders dan ik , dat vind ik interessant” De dialoog gaat echt over uitwisselen van meningen, ideeën en visie. Alle teamleden weten dat ieder teamlid het beste voor het team wil.
Hoe herken je aangaan van constructieve conflicten
- Signalen van aandurven van conflicten: eerlijk delen van de gevolgen en de impact van gedrag, iedereen teamlid voelt zich gehoord. Open dialogen. Ieder teamlid geeft zijn mening. Er is aandacht voor het proces van besluitvorming.
- Teamleden bevragen elkaar vanuit oprechte interesse
- In overleggen heerst een open en goede sfeer en iedereen komt aan het woord
Tip voor het cultiveren van constructieve conflicten
- Zorg ervoor dat bij overleg iedereen aan het woord komt.
- Bereid je samen goed voor op overleggen.
- Bevraag elkaar vanuit oprechte interesse
- Houd rekening met elkaars voorkeur in werkgedrag bv dialoog en besluit niet in 1 bijeenkomst.
- Besteed aandacht aan de beleving van het proces. Reflecteer met elkaar.
(3) Betrokkenheid- committeer aan gedeelde doelen en kader cq werkafspraken
Als je aan de voorwaardelijkheid van aangaan van constructie conflicten hebt voldaan. Kun je als team door naar het level van betrokkenheid. Dit betekent heel concreet dat wanneer ieder teamlid alles heeft gezegd en het gevoel heeft dat zijn/haar mening echt op prijs is gesteld, je besluiten kunt nemen. Teamleden zullen zich betrokken voelen in gedrag bij de besluiten, ook al is het besluit wellicht niet helemaal zoals ze dat zelf graag zouden zien. Er is immers een weging gemaakt.
Hoe herken je commitment aan resultaten en afspraken
- Teamleden leven afspraken na in woord en gedrag.
- Teamleden leven afspraken na, ook als ze zelf het graag anders hadden gezien. Dit geven ze wel aan en leven de afspraken na “bijna” alsof ze deze zelf hebben bedacht.
Tip voor actief commitment
- Laat teamleden samen beslissen over de gewenste resultaten en de manier van werken.
- Leg vooraf de aanpak en werkwijze uit om tot besluiten te komen samen (methodiek) en onderzoek en vraag om commitment
- Neem voldoende tijd voor het proces
- Beslis op een ander moment dan de dialoog en de vas. Zo kan iedereen het laten landen.
- Vraag ieder teamlid om commitment persoonlijk. Dus op de man/vrouw af. En doe dit zo vaak mogelijk in het proces en niet alleen op het einde van het proces.
(4) Verantwoordelijkheid -Maak je zelf en elkaar accountable
Als je als team het level van actief commitment hebt bereikt, is het mogelijk om het level van verantwoordelijkheid te bereiken. Dit betekent dat jij jezelf echt verantwoordelijk wil maken. “Je mag me hier op aanspreken, ik ben persoonlijk verantwoordelijk en ik leg graag verantwoordelijkheid af”.
Hoe herken je het je team op het level van Verantwoordelijk (niveau 4)?
- Teamleden nemen verantwoordelijkheid en houden de andere teamleden pro actief op de hoogte van voortgang en leveren binnen afgesproken deadlines.
- Bij fouten voelen teamleden dat als hun verantwoordelijk ook al is de fout mogelijk door een ander gemaakt.
- Teamleden kijken naar oplossingen en alternatieven ipv excuses en wijzen naar anderen.
- Verschillen van inzicht en issues worden intern met elkaar besproken ipv “de vuile was buiten op te hangen”
Tips voor team op het level van Verantwoordelijkheid
- Wees blij en dankbaar met collega’s die zich accountable opstellen en benoem dit en laat het merken zeker ook in geval van inhoudelijke fouten.
- Overweeg om 1 persoon eigenaar te maken van een project, domein, een taak of klas.
- Realiseer je dat dit level zich ontwikkelt in stappen en geniet van dit proces samen.
- Als iemand in het team bewust of onbewust het persoonlijke belang en gedrag laat zien dat haaks staat op het afgesproken concept en/of kader. Dan dient de leidinggevende of het team dit direct te corrigeren. Dit mag niet gebagatelliseerd worden en met de mantel der liefde door de ogen gezien worden. (een veel gemaakte fout door leiders)
(5) Focus op resultaten
Als je als team het level van verantwoordelijkheid hebt bereikt, is het mogelijk als team om niveau 5 te richten. Dit is het vermogen van het team om samen te focussen op resultaten. Het gaat hierbij om doelstellingen en resultaten die nodig zijn om de teamdoelen te bereiken. Denk hierbij aan tevredenheid, deadlines, normen, vakkennis ontwikkeling etc.
Hoe herken je ‘Focus op resultaten’?
- Team heeft heldere doelstellingen en streeft heldere normen na
- Bij iedere actie wordt vooraf een deadline afgegeven
- Team staat regelmatig stil bij voortgang en successen
- Team werkt planmatig vaak ook met iets van een jaarplanning.
- Teamleden stralen eenheid uit kijkend naar naleving normen en afspraken
Tips voor een team op niveau 5
- Maak teamresultaten zichtbaar op whiteboard / nieuwsbrieven / grafieken en tabellen
- Stel de vraag: wat streef je na, hoe ziet dat eruit ? In plaats van wat ga je precies doen?
- Sta stil bij voortgang en face the brutal facts ( bekijk de feiten)
- Geniet met elkaar van voortgang en resultaat
- Hanteer af en toe de PDCA cyclus – wat gaat goed? Waar kan dit mogelijk nog beter?
