Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

Prioriteiten stellen in 5 stappen

Nu met praktische tips voor je dagelijkse werk

Druk, druk, druk.  Alles lijkt haast te hebben en veel dingen moesten het liefst gisteren nog af. En voordat je het weet ben je de hele dag druk met 'de waan van de dag' terwijl de écht belangrijke taken blijven liggen. Herkenbaar?

In veel functies moeten er nogal wat keuzes gemaakt worden als het gaat om de vraag waar jij vandaag jouw tijd aan besteedt. Hoog tijd voor een prioriteitenaanpak die wél werkt! En zorgt dat jij je prioriteiten ook gedaan krijgt!

Dit is wat deze blog je brengt ...

1. Een helder stappenplan voor prioriteitstelling
2. Een oplossing voor de valkuilen in de prioriteitenmatrix van Stephen Covey
3. Een methode om prioriteiten stellen een onderdeel te maken van je werkdag


Waarom is prioriteiten stellen zo lastig?


De volgende drie oorzaken zien we het meest. Ben benieuwd welke jij herkent…


Oorzaak 1 - Veel nieuwe prikkels
Onze hersenen zijn heel gevoelig voor alles wat nieuw is. Tijdens je werk betekent dit dat nieuwe e-mails, telefoontjes tussendoor en een collega aan je bureaual snel voorrang krijgen boven de zaken die jij je hebt voorgenomen te doen. Herkenbaar? Het stellen van prioriteiten én je daaraan houden blijkt dus best een uitdaging.

Oorzaak 2 - Alles is (lijkt) belangrijk
Een grote misvatting, maar veel mensen voelen het zo. En hierdoor ontstaat onnodige werkstress. In de meeste gevallen veroorzaakt doordat doelen onvoldoende duidelijk zijn. Of doordat er simpelweg te veel doelen zijn waardoor dus alles belangrijk lijkt

 

Oorzaak 3 - De doelen zijn duidelijk, maar we maken andere keuzes
Hoe dat komt? We staan niet achter de doelen, we zien ze niet echt als belangrijk. We willen anderen niet teleurstellen. Of we vinden een deel van de taken die bij een doel horen niet leuk. Ook herkenbaar? Denk aan de accountmanager die toch even naar die kapotte truck gaat kijken (en daardoor niet toekomt aan acquisitie). Of de administratief medewerker die alvast begint met het inboeken van de volgende maand (waardoor het bellen van achterstallige debiteuren niet lukt). Kortom, we kiezen andere, ook zinvolle activiteiten, die niet bijdragen aan onze belangrijkste doelen. En als we er op aangesproken worden verklaren we dit door te wijzen naar wat we wél gedaan hebben.

 

Het stellen van prioriteiten in 5 stappen

 

Stap 1 - Bepaal je drie allerbelangrijkste doelen op hoofdlijnen

Heldere doelen maken het eenvoudiger om tijdens je werk de juiste keuzes te maken. En om makkelijker de juiste prioriteiten te stellen, heb je maar een beperkt aantal duidelijke doelen nodig. Wat is een beperkt aantal? Stel eerst maar eens je top 3 samen. Wat zijn jouw drie belangrijkste eindresultaten voor 2015?

Heb je de top 3 scherp? Omschrijf deze drie doelen zo specifiek mogelijk. Hier alvast een paar voorbeelden:


    >> De betalingstermijn van onze debiteuren bedraagt per 1 januari 45 dagen.
    >> 95% van de orders die voor 12 uur binnenkomen worden de volgende werkdag afgeleverd.
    >> We scoren een klantentevredenheid van 8,5 voor onze klantenservice.
    >> Bij oplevering van de woning hebben we maximaal 10 opleverpunten.
    >> Op 1 november is er een volledig uitgewerkt en goedgekeurd projectplan.

 

Lastig om ze te formuleren? Ga in gesprek met je leidinggevende.

Stap 2 - Bepaal de rangorde in je doelen

Zet je doelen op volgorde van 1 tot en met 3 zodat je altijd makkelijk kunt kiezen.Daarbij heeft doel 1 voorrang op doel 2 en 3. Logisch toch? Uitgangspunt blijft natuurlijk wel dat je alle drie de doelen realiseert. Daar sta je immers voor. Je zult merken dat het halen van je doelen ook nog eens een goed gevoel geeft over jouw bijdrage aan jouw organisatie.

Stap 3 - En? Word je blij van die doelen?

Sta je er helemaal achter? Vind jij ook dat je een zinvolle bijdrage levert als je deze drie doelen realiseert? Zou je dan trots op jezelf zijn? Zo ja, mooi! Dat helpt enorm om er ook trouw aan te blijven. Zo nee? Oei! Dat is lastig.
Als je niet helemaal achter je doelen staat, voel je vast dat je er snel van afwijkt. Ga in gesprek met je leidinggevende. Vraag om uitleg waarom dat doel voor jouw organisatie zo belangrijk is. Wellicht helpt het je in jouw doelacceptatie.

Stap 4 - Draagt deze taak WEL of NIET bij aan mijn 'top 3-doelen'?

Stephen Covey en Generaal Eisenhower hebben ons ooit laten zien dat het bij het stellen van prioriteiten gaat om twee vragen: Is dit belangrijk? En is dit urgent? Deze vragen leverden een kwadrant op met een 1 tot en met 4 prioriteit. Helaas blijkt dit kwadrant voor veel mensen niet te werken. Hoe dat komt? Simpelweg omdat de vragen ‘Is dit belangrijk? en ‘Is dit urgent?’ niet helder genoeg zijn voor de dagelijkse praktijk. De verwarring is als volgt:
    >> Het begrip ‘belangrijk’ wordt te ruim opgevat, waardoor bijna alles als belangrijk wordt gezien.
    >> En wat betreft ‘urgent’ zien we dat mensen het breder maken dan ‘het moet NU gebeuren anders vloeit er bloed’.

Resultaat is dat we taken te snel in het vakje 'belangrijk' en ‘urgent’ plaatsen. Met als gevolg dat  'de waan van de dag’ regeert en de zaken die er (op lange termijn) echt toe doen erbij in schieten. En dus gooien de mensen het Covey- / Eisenhower-kwadrant opzij. Jammer. Maar wel begrijpelijk.

De oplossing is gelukkig simpel en effectief. In onze cursus timemanagement houden we het idee van Covey en Eisenhower intact in een duidelijker variant. We nemen je mee in onze aanpak …

Pak je to-do lijst er maar eens bij. En ook je top 3 doelen. En stel nu eens per taak de volgende vraag:

           ‘Draagt deze taak WEL of NIET bij aan mijn top 3 doelen?’

 

Merk je het effect? Het is ineens veel makkelijker kiezen. WEL of NIET. En zo creëer je onderscheid tussen taken die er voor jou echt toe doen. En taken die er niet of veel minder toe doen! 


WEL  |  Draagt een taak WEL direct bij aan jou top 3 doelen?
Geweldig, deze taak behoort dus tot je echte prioriteiten en verdient voorrang.
Door deze taak uit te voeren besteed je je tijd aan de juiste activiteiten. En bereik je sneller je doel. En dat geeft een goed gevoel.

NIET  |  Draagt een taak NIET of maar een klein beetje bij?
Daarmee verdient het niet jouw prioriteit. Sterker nog, liever zou je hier je tijd niet aan willen besteden. Ons advies is deze taak flink uit te dagen. De volgende vragen helpen je daarbij:
    >> Is niet doen een optie? –  soms voegen taken niets toe en soms lossen ‘problemen’ zich vanzelf op (als je ze eventjes laat liggen tenminste).
    >> Hoort de taak meer bij de doelen van een collega? - draag het aan hem/haar over.
    >> Kun je het kleiner maken? - door een deel over te dragen, door je te beperken tot het deel waar jij knowhow van hebt of door de taak 'goed genoeg' af te ronden en niet voor 'perfect' te gaan.


Stap 5 - En wat doen we dan met Urgentie?

First things first! Dat is het uitgangspunt. Prioriteiten stellen op basis van 'bijdrage aan je top 3 doelen' is dus effectiever dan prioriteiten stellen op basis van 'tijd' (lees: urgentie). Binnen de groep 'draagt WEL bij’, stel je jezelf per taak de volgende vraag: ‘Vereist deze taak NU onmiddellijke aandacht?". Hiermee zorg je voor de juiste prioriteitstelling binnen de taken die rechtstreeks bijdragen aan jouw doelen.

 

De tussenstand ...... Wat heb je nu bereikt?

  • Je hebt duidelijk welke taken direct bijdragen aan jouw top 3 doelen. 
  • Binnen deze taken heb je duidelijk welke direct aandacht vragen. 
  • Alle taken die niet direct bijdragen aan je doelen heb je kritisch beoordeeld op 'Hoort het wel bij mij?', 'Is niet doen een optie' en 'Kan ik het kleiner maken?'. Door dit te doen wordt je takenlijst een stukje korter. Netto tijdwinst dus!


En nu de praktijk ....
Hoe integreer je dit nu in de praktijk?Een paar tips:

Tip 1  |  Zorg dat jij je top 3 doelen altijd duidelijk voor ogen hebt.

Tip 2  |  Maak eind van de dag je to do lijst compleet.

Tip 3  |   ‘Welke taken dragen direct bij aan mijn top 3 doelen?’ Markeer deze.

Tip 4  |  Stel vast welke van deze taken morgen ‘Onmiddellijke aandacht vragen’.

Tip 5  |  Maak een top 3, 4 en 5 van taken waar jij morgen de dag mee wilt beginnen.

Tip 6  |  Ga lekker 'opgeruimd' naar huis met je plan voor morgen.

En dan de volgende dag ....
 

Tip 7  |  Kijk niet in je mailbox.

Tip 8  |  Begin met je top 3, 4 en 5.

Tip 9  |  Houd je aan je top 3, 4 en 5.

Tip 10  |  Wijk alleen af als er iets voorbij komt dat ‘Direct bijdraagt aan je top 3’ én tevens ‘Onmiddellijke aandacht vraagt’.

 

Download ons e-book prioriteiten stellen

Ik wens je veel succes!!!

En natuurlijk hoor ik heel graag je ervaringen!
Heb je vragen? Mail me dan direct
Ik denk graag met je mee!

Wil je meer weten over het stellen van prioriteiten? Volg dan ook onze minicursus.

Hartelijke groet,
Arjan Bloemendaal

 

Andere lazen ook

De 60 beste time management tips

17-07-2017

We hebben de 60 beste time management tips voor je verzameld. Tips voor op kantoor, thuis, je studie en drukbezette ouders.

Lees meer

Prioriteiten stellen kun je leren! [Update 2018]

4-04-2018

Prioriteiten stellen en realiseren gaat over je tijd goed benutten. Het lezen van deze blog is een waardevolle tijdsbesteding als de volgende opbrengsten jouw aanspreken.

Lees meer

6 tips om positief te denken [Update 2018]

18-04-2016

We zijn al gauw geneigd om negatief te denken. Negatieve gedachten brengen je niet verder, positief denken wel. In deze blog meer daarover en een paar tips.

Lees meer