Even met de deur in huis vallen. Tachtig procent van alle projecten in Nederland mislukt. Negentig procent van alle projecten in het onderwijs mislukt. Projecten kosten enorm veel energie en de kans is dus groot dat een prachtig project ergens in de la verdwijnt, of niet op tijd, volgens een bepaalde kwaliteit of budget wordt opgeleverd.
En bij de vraag wat het belangrijkste is in je project: Budget, kwaliteit of tijd, is dan je antwoord alle drie? Er kan er maar 1 bovenaan staan.
Werk jij veel met of in projecten, dan is verder lezen meer dan de moeite waard.
Projectmatig werken in de praktijk
Er wordt enorm veel over projecten geschreven. Velen van ons werken in projecten en voelen regelmatig de teleurstelling. Ook zijn er allerlei methodes zoals Scrum en agile werken om meer grip op het project te krijgen. En werkt het tot nu toe? Nog niet echt. Er blijft veel onduidelijk en recente onderzoeken tonen nog niet veel verbetering aan. Omdat we dagelijks in ons werk met projectmatig werken te maken hebben en er trainingen in geven zijn er een aantal praktische oorzaken te benoemen:
- We doen veel te moeilijk. Geniale theorieën, enorme flowcharts en een projectdocument dat een enorm boekwerk is geworden
- Er is onduidelijkheid over de gewenste uitkomst. Wat moet er exact worden opgeleverd? Wanneer zijn we tevreden? En wat is de meerwaarde van de uitkomst?
- De taakverdeling vooraf is niet altijd helder en mist resultaatverantwoordelijkheid
- Er is rolonduidelijkheid. Wie is waarvoor verantwoordelijk?
- Het ontbreekt aan heldere kaders en monitoring
Het lijkt een hele lijst en toch is het niet moeilijk om direct verbetering aan te brengen. Dit kan in simpele stappen, waarover later meer.
Definitie projectmatig werken
Het begint bij het definiëren van een project. Wat is eigenlijk een project en wat is dus projectmatig werken?
“Een project is een klus met een afgebakend einde ten einde een uniek resultaat op te leveren”
Belangrijk is dus dat het afgebakend is en een echt einde kent. Iets wordt al snel een project genoemd, maar is eigenlijk een taak of een klus.
Werken op projectbasis is dus iets heel anders dan regulier werken. Op projectbasis werk je aan een project met een vooropgezet doel, met een afgebakende taak.
Waarom is projectmatig werken belangrijk?
Wanneer tachtig procent van alle projecten mislukt is het dus meer dan belangrijk om goed projectmatig te werken. Hiermee verklein je elke kans op teleurstelling en vergroot je direct de kans op succes. Neem bijvoorbeeld het onderwijs. Hoeveel docenten zitten in projectgroepen waarvan ze eigenlijk de meerwaarde niet zien? Hoeveel van hen heeft wel eens in een projectgroep gezeten waarbij achteraf het project niet is doorgegaan? Hoe vaak worden allerlei meningen gedeeld inclusief brainstormsessies en wordt er geen besluit genomen? Hoe vaak kwam het project er even bij, terwijl je al voldoende tijd nodig had om je eigen werk af te krijgen?
Voldoende redenen om vooral goed te starten met een nieuw project.
De stappen voor projectmatig werken
Stap 1 | Is het een project
Bepaal als eerste of het wel een project is. Heeft het een begin en einde? Is het afgebakend? Is het na het eindresultaat ook echt afgelopen? Dan heb je te maken met een project.
Stap 2 | Bepaal de rolverdeling
Er zijn 3 rollen te benoemen:
- De opdrachtgever (de eigenaar of koper)
- De projectleider (waakt over de gewenste uitkomsten)
- De projectmedewerker (werkt inhoudelijk aan het project)
Wie bepaalt de einduitkomst? Wie is de koper? In vele projecten is te zien dat de opdrachtgever ook bij bijvoorbeeld project meetings aanwezig is. Ooit wel eens een auto gekocht en vervolgens bij de fabriek aangeschoven bij een vergadering over de productie van je auto? De opdrachtgever mag dus iets vinden van de gewenste uitkomst en heeft verder geen rol.
De projectleider is eindverantwoordelijk voor het laten slagen van het project met daarin 2 taken:
- Toezien op het vaststellen en behalen van de gewenste uitkomst(en)
- Het bewaken van heldere kaders vooraf. Wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe gaan we met elkaar om tijdens het project (meetings, feedback, wat als…kwesties)
De projectleider heeft dus geen inhoudelijke rol. Een projectleider die zegt heel druk te zijn bedoelt waarschijnlijk dat hij/zij inhoudelijk druk is met het project. Dat is niet zijn of haar rol. Stelling: Een projectleider kan nooit druk zijn!
De projectmedewerker heeft een inhoudelijke rol in het project.
Stap 3 | besteed vooral veel aandacht aan de start (en dus de uitkomst)
De meeste projecten beginnen te snel. Zijn stap 1 en 2 duidelijk? Dan is het zaak om vooraf. Door de projectleider, heldere afspraken met elkaar te maken over de resultaten, tussentijdse resultaten en hoe we met elkaar omgaan tijdens het project.
- Een taakverdeling op resultaatniveau is essentieel. Maak een medewerker dus niet verantwoordelijk voor een actie maar een tussentijds resultaat. En bepaal dus ook vooraf welke prioriteiten je project heeft. Tijd, kwaliteit of budget?
- Vooraf heldere verwachtingen uitspreken en commitment hebben. Hoe gaan we met elkaar om? Hoeveel meetings? Wat bespreken we hierin? En met welk doel? Hoe gaan we om met tegenvallers? Hoe geven we elkaar feedback? Etc etc.
Hoe meer duidelijkheid vooraf, hoe meer succes achteraf.
Stap 4 | Kies een methode
In onze trainingen kiezen we voor de milestone methode. Zorg dat je op maximaal 1 A4 de gehele scope van je project kunt vastleggen. Dus de uitkomst, de tussentijdse resultaten en de kaders. Lukt dat niet? Dan is de kans dat je project mislukt iets groter. Hou het simpel en overzichtelijk en start elke bijeenkomst met deze doelen.
Stap 5 | monitor je project
Bepaal vooraf hoe je wilt monitoren. Korte bijeenkomsten? Weekstart? En wat wordt er besproken? Successen delen via bijvoorbeeld korte intervisie de uitdagingen aanpakken. Hoe meer er duidelijk is vooraf hoe makkelijker dit soort bijeenkomsten worden. En lukt het niet om iedereen telkens gemotiveerd te houden, ga dan niet bovenop de afspraken zitten maar kijk hoe je ervoor kunt zorgen dat mensen de meerwaarde weer gaan zien.
Stap 6 | plan resultaat besprekingen
Hoe liep het? Wat kon beter? Wat ging goed? Wat doen we de volgende keer anders?
Allemaal vragen zodat we leren van onze projecten.
Wanneer je het goed doet is projectmatig werken heel erg leuk en geeft veel motivatie. Wanneer een project er even tussendoor moet dan komen er snel weer allerlei valkuilen. Haastige spoed is zelden goed toch?
Heb je vragen? Ik beantwoord ze graag.
