De komst van AI, nieuwe software, ToDo, ToDoist, Asana, Taken, Braintoss, Siri, Monday, Email, Bullet journals en vele andere handige digitale tools zorgen er soms voor dat het middel een doel wordt en dat het overzicht volledig verdwijnt. Mensen die zoeken naar nieuwe tools zien dit vaak als een doel op zich, en dit gaat direct ten koste van de productiviteit. In deze blog wordt een helder onderscheid gemaakt tussen de verschillende software tools en wanneer je ze in kan zetten.
Uitgangspunt: jij kiest, jij bepaalt!
Heb je een nieuwe telefoon? Dan moet je enorm je best doen om telkens alle meldingen uit te zetten. Ook verschillende apps vragen of je alsnog de meldingen wilt inschakelen. Logisch, want appbouwers en softwarebedrijven leven van het aantal gebruikers van hun software. Hoe meer unieke views hoe beter. Telkens wanneer software gaat bepalen wanneer je kijkt, maak je dopamine aan. Een stofje dat voor geluk zorgt, maar bij een teveel ook kan leiden tot een te grote drang naar aandacht en nieuwsgierigheid. En juist dat maakt je reactiever en meer afhankelijk. Zelf kiezen en bepalen is dus het toverwoord de komende jaren.
De angst regeert
Alles moet veilig en beheersbaar zijn. Vandaar ook de enorme angst die er op dit moment is voor de nieuwste software, zoals AI (artificial intelligence). Mobieltjes verbieden op school, EU regels voor AI en strenge afspraken en regulering over het gebruik van software in organisaties. Maar gaan al deze regels leiden tot meer veiligheid of omzeilen we graag de regels als mens? In Portugal zijn strenge regels rondom drugs afgeschaft, met als restrictie dat mensen bij verslaving snel ergens terecht kunnen voor hulp. Straf werd vervangen voor hulp en het werkt! Meerdere landen namen deze aanpak over. En toch leren we er niet veel van. Meer regels, meer controle.
Wanneer mensen zelf weer het heft in handen nemen en we leren ze veel meer hoe om te gaan met alle moderne dopamine verleidingen hoe groter de kans is dat angst weer plaats maakt voor de enorme kansen die nieuwe software ons biedt.
Dus welke software er ook komt, en wat software giganten ook bedenken, hou altijd zelf de regie. Bepaal zelf wanneer je op Facebook kijkt, bepaal zelf wanneer je de e-mail opent en kies zelf wanneer je het nieuws op de app wilt bestuderen.
Maar ik moet toch bereikbaar zijn? Maar stel er zit een belangrijke e-mail tussen? En hoe gaat het dan met spoedklussen? Maar mijn Email is mijn werk? Allemaal verdedigende verklaringen waarbij je zelf de controle uit handen geeft.
Hou regie en overzicht door middel van 3 systemen
Wanneer je alle software en alle beschikbare middelen gaat onder verdelen in 3 systemen dan hou je constant overzicht. En kies vooral de tools die bij je passen, en niet direct de meest nieuwe en interessante tools.
Verzamelsystemen
Bij het verzamelen is het uitgangspunt dat je niets in je hoofd houdt maar alles verzamelt op maximaal 5 plekken. Dit proces gaat de hele dag door. Stel je staat bij de koffieautomaat en er schiet je iets te binnen. Schrijf je het dan direct op? In je hoofd laten zitten met 70.000 gedachten per dag is niet handig. Bij het verzamelen noteer je de gedachte en ga je door met je werk. De tip is dat je heel bewust kiest voor maximaal 5 verzamelplekken.
Enkele voorbeelden van verzamelsystemen:
- Email (PostvakIn). Braintoss als handige app om snel naar jezelf te mailen
- Schriftje of fysiek notitieblok
- Appgroep met jezelf
- Post-it stickers
- Sticky notes
- One Note
- Notities in je telefoon
- Slack
- Google keep
Eigenlijk alle tools die handig zijn om je gedachten direct te ordenen.
Overzicht systemen
Kies een aantal keren per dag bewuste momenten om je verzamelsystemen te legen in 1 nieuw systeem. Je hoofd kan niet multitasken en niet ordenen, dus wanneer je overzicht creëert vanuit 1 systeem appelleert je maximaal aan je brein.
Een goed overzicht systeem bestaat tenminste uit 3 onderdelen:
- Veld voor de gewenste uitkomst (wat wil je bereiken)
- Veld voor de deadline van je 1e actie (vervaldatum)
- Veld voor de 1e actie (een veld waarin je notities kunt maken)
Er zijn vele handige overzicht tools zoals:
- Taken in Outlook
- Google Tasks
- ToDoist
- Monday
- Asana
- Microsoft ToDo
Zoek in je appstore en je vindt er veel. Het belangrijkste is dat het bij je past en simpel werkt. Heb je bijvoorbeeld Microsoft 365, dan is Taken of ToDo raadzaam.
Werksystemen
Werksystemen zijn tools waarmee je aan de slag kunt. Dus gewoon aan het werk. Bijvoorbeeld Word, Excel, Powerpoint, MS Teams, CRM pakketten.
Haal de systemen niet door elkaar
Gebruik het systeem waarvoor het bedoeld is. Dit lijkt eenvoudig maar kijk eens naar bijvoorbeeld MS Teams. Een tool die nu bij velen de hele dag open staat. We sturen elkaar berichten, kunnen de meldingen niet geheel uitzetten en chatten en bellen de hele dag door.
In onze trainingen staan we stil bij de vele afleidingen en adviseren we om bijvoorbeeld de notificaties van e-mail uit te zetten (jij bepaalt, jij beslist). Echter wanneer MS Teams de gehele dag open staat dan zal het aantal afleidingen en onderbrekingen alleen maar toenemen en daalt direct je productiviteit.
MS Teams is opgericht als werksysteem waarin je perfect kunt samenwerken in bijvoorbeeld een project. Dan is het dus handig dat je vooraf afspreekt wanneer je gaat samenwerken en wat die samenwerking oplevert. Zoals je dit fysiek ook doet bij een project. Een kanaal maken, documenten delen en afspraken maken is perfect, maar wel vooraf afgesproken. Wat willen we bereiken en wanneer gaan we samenwerken? Op die manier staat MS Teams alleen open wanneer je samenwerkt en zal het voor de rest van de dag uitstaan. Kijk eens naar je eigen laptop. Start MS Teams automatisch op? Doe je dat ook met al die andere werksystemen?
De conclusie is dat je zelf bepaalt waarom, wanneer en wat je doet en dat de huidige systemen je daar enorm goed bij kunnen helpen, maar wel op de juiste manier. En elke app bouwer zal je willen verleiden om de hele dag terug te komen, er is er maar 1 die bepaalt of dat ook gaat gebeuren, en dat ben je zelf.
