Vertrouwt jouw hoofd jouw werkwijze?

05 oktober 2015

Voor nog meer rust en grip op je werk


Ter voorbereiding op trainingen vragen wij iedere deelnemer altijd even om een beeld te schetsen over de doelen en wensen. Ook vragen we de situatie in de praktijk kort te beschrijven.

En wat valt steeds weer op?

  • De moeite die mensen ervaren om de juiste prioriteiten te stellen en vast te houden. Ze noemen verantwoordelijkheden en activiteiten in plaats van heldere doelen.
  • De grote last die mensen hebben met afleidingen en onderbrekingen in het werk. Hoe kan ik daar nu toch het beste mee omgaan?
  • De stress die mensen ervaren omdat ze zaken niet voor elkaar krijgen zoals ze dat graag willen en/ of binnen de tijd die ze graag willen.

Deze blog geeft je tips om rust in je hoofd te brengen. Een rustig hoofd “laat jou met rust” en zorgt voor ontspanning. Een goede verhouding tussen spanning en ontspanning is gezond. Als je ontspannen bent, voel je je beter en ben je productiever.

Wij hebben allemaal een prachtig stel hersenen ofwel brein. Het brein kan veel, maar niet alles. Om effectief te werken en effectief te leven is enige “breinkennis” wel handig om te hebben.

  • Je brein heeft een sterke voorkeur voor kleine/snelle taken.
  • Je brein is scherp op nieuwe impulsen. De risicoscanner attendeert ons op situaties die mogelijk gevaar kunnen opleveren.
  • Je brein (de mijne zeker) heeft de grootste moeite met het geven van reminders op het juiste moment. Herken jij dit ook bij jezelf?

Bovenstaande eigenschappen zorgen er bijvoorbeeld voor dat we bij stress tijdens ons werk, vaak onbewust overschakelen op lijstjes afwerken en beantwoorden van mails. Klein, snel en het voelt als grip. Ook is het er de oorzaak van dat we ons laten afleiden door geluiden, vragende collega’s en sociale media. De derde eigenschap zorgt ervoor dat we, vooral als we in ruststand zijn, lastig gevallen worden door reminders. Bij voorkeur ‘s avond op de bank of zelfs vroeg in de ochtend tussen slapen en wakker worden hoor je dan de stem van je brein die je wilt herinneren aan allerlei zaken. Minder prettig en zeker minder effectief.



Waarom laat je hoofd jou niet met rust?

Soms zou een pauzeknop op ons brein niet gek zijn. Maar ja, je hoofd echt even uitzetten dat gaat nu eenmaal niet. Het “praat” vooral tegen je en laat je niet met rust zolang:

  • Jij het resultaat niet helder voor ogen hebt. Je blijft dan denken tot je het resultaat helder ziet. ‘Alles wordt twee keer gecreëerd’, is een bekend gezegde. Je kunt pas iets fysiek maken of bouwen als je weet hoe het er uit moet komen te zien.
  • Jij niet weet welke volgende actie je moet ondernemen (moeten = willen) en/of deze niet vastlegt met een geheugensteuntje waar je brein op kan vertrouwen.
  • Jouw brein je systeem van vastleggen niet vertrouwt. Het blijft je (ongevraagd) herinneren en laat je niet met rust.

Hoe kun je je brein en jezelf meer rust geven?

Tip 1 Minddump minimaal 1 x per week

Doe minimaal één per week een minddump. Trek je even terug op een rustige plek waar je all by your self bent en zeker niet gestoord wordt. Neem pen en papier en noteer alle reminders. Belangrijk en niet belangrijk. Zakelijk en privé, actueel en minder actueel.

Extra tip: noteer bij alle pop ups een werkwoord. Bijvoorbeeld: Bloemen kopen of rapport lezen. Integreer je lijstje in je to-do lijst of spreek ze één voor één in braintoss of voice2mail in. Wanneer je een aantal weken een minddump op dezelfde tijd doet, ‘praat’ je hoofd door de week minder tegen je.

Tip 2 Bepaal altijd de Gewenste Uitkomst

Bepaal bij alles wat je wilt gaan doen eerst de Gewenste Uitkomst. Moeten = willen. Je brein komt pas tot rust als het beeld heeft bij het resultaat. Stel, je krijgt via de mail of minddump: blog schrijven! Denk dan na over de gewenste uitkomst en noteer deze in de voltooide tijd…alsof je het resultaat al hebt bereikt. Voorbeelden van zo’n uitkomst:

Blog schrijven - drie nieuwe klanten gerealiseerd

Blog schrijven - vijf positieve reacties van klanten gekregen.

Gesprek met Peter - tevredenheid medewerker vergroot

Gesprek met Peter - teamspirit versterkt

Verf kopen - zolderkamer geschilderd

Verf kopen - Kristel (mijn dochter) blij gemaakt

Het motiveert je sterker en je zult zien dat je anders te werk gaat. Wees nou eerlijk; je gaat toch met plezier aan de slag als je het blije gezicht van je dochter voor je ziet. Extra tip: hanteer deze aanpak ook bij maken van afspraken en plannen van vergaderingen en ook zeker in privésfeer.

Tip 3 Bepaal na gewenste uitkomst altijd de eerstvolgende actie.

Bepaal direct na de gewenste uitkomst meteen jouw eerstvolgende actie. Je brein houdt immers van kleine concrete acties en je hoeft maar één keer na te denken over de actie waar je mee start. Noteer de eerstvolgende actie direct achter de gewenste uitkomst. Hieronder drie voorbeelden:

Drie nieuwe klanten gerealiseerd - thema oktober kiezen

Tevredenheid medewerker vergroot - Jan uitnodigen voor voortgangsgesprek

Kristel (mijn dochter) blij gemaakt - kleurstalen ophalen bij Gamma

Met deze werkwijze zet jij ook hele grote projecten om in concrete kleine acties.

Extra tip: gebruik geen verzamelwerkwoorden als coördineren, ondersteunen of managen maar actieve werkwoorden zoals bellen, bezoeken, tekenen, schrijven…

Tip 4 Kies jouw systeem en verander niet meer

>> Verzamel op maximaal vier vaste plaatsen je werk zowel zakelijk als privé (Outlook, voicemail, één postbak voor financiële zaken et cetera)

>> Beslis en organiseer maximaal vierkeer per dag. Tijdens beslissen en organiseren beslis je één voor één over je mails, poststukken en voicemail. Zorg dat je niet de inhoud doet tijdens deze activiteit. Ga je vervolgens doen, zet dan mail e.d. uit.

>> Pas tip 2 en 3 altijd toe!

Tip 5 Overtuig jezelf en pas het drie weken toe

Ik kan me voorstellen dat je nu denkt : zou het echt? De tips die ik je heb gegeven gaan over veranderen van je gedrag. Laat je drie weken ander gedrag zien dan zeggen onderzoekers dat het zo goed als ingeslepen is. Dus drie weken doen! Extra tip: je kunt af en toe overvallen worden door een gevoel van frustratie of depressie. Weet dan dat je terug kunt vallen naar het vertrouwde maar ….. houd je dan vast aan één gedachte: Je gevoel van frustratie is het dieptepunt. Ga door en je gevoel zal alleen maar beter worden.

Hartelijke groet,

Rob Pijlman – rob.pijlman@heteffectievewerken.nl