Ben je een planner? Kijk je wel eens vooruit? Of zie je wel wat de dag brengt? Deze blog helpt je om een goede weekplanning te kunnen maken. Voor eigenlijk elk “werk” type erg handig. Regeren is vooruitzien en een realistische planning geeft je meer controle en meer energie.
Wat is een weekplanning?
Met een goede weekplanning deel je al activiteiten en plannen in voor je aankomende week. Je weet waar je naartoe wilt werken en het geeft enorm veel energie wanneer je de planning ook nog eens echt realiseert.
Hoe maak je een goede weekplanning?
Bij een goede weekplanning kun je het handigst een aantal stappen nemen:
- Zorg dat je de planning op een vast, logisch, tijdstip maakt. Bijvoorbeeld aan het einde van de week en neem er even de tijd voor.
- Bedenk eerst wat je in de aankomende week wilt bereiken. Dus nog niet de acties, maar de resultaten. Met welke te behalen resultaten ben jij gelukkig aan het einde van de week?
- Bepaal welk middel je gaat gebruiken om je planning op te stellen. Advies is om een digitale agenda te gebruiken.
- Bepaal per te behalen resultaat welke stappen je moet zetten om dit doel ook daadwerkelijk te behalen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Outlook taken waarbij je per gewenste uitkomst een taak kunt gaan opstellen en in de taak zelf zet je de te nemen acties om er te komen.
- Bepaal per resultaat de tijd die je er ongeveer aan kwijt denkt te zijn en tel er ongeveer 20% bij op. Een realistische tijdsplanning kost ongeveer 20% meer tijd dan je zelf denkt.
- Pak je (digitale) agenda erbij en plan nu je blokken. Denk hierbij ook aan afspraken, vergaderingen, pauzes en dagen dat je op tijd naar huis wil om bijvoorbeeld te gaan sporten.
- Plan een aantal beslismomenten per dag in om je mail te checken, je verzamelbakken te legen en je taken goed bij te kunnen houden. Lees eens onze andere blog over to do lijstjes maken.
- Maak doe blokken in je agenda die corresponderen met je taken.
Plan niet te veel, want er komt altijd iets tussendoor, en hoe wil je hier mee omgaan? Door de beslismomenten in je agenda op te nemen zorg je ervoor dat je op een aantal momenten per dag heel bewuste keuzes maakt en je prioriteiten bijstelt.
De voordelen van een weekplanning
Een goede weekplanning geeft veel rust. Dan moet het alleen wel een goede zijn. Effectief werken is proactief werken en wanneer je bijvoorbeeld al kunt inschatten dat je veel vragen tussendoor krijgt of allerlei ad hoc zaken, dan kun je hier in je weekplanning al rekening mee houden. Ook geeft een goede weekplanning voldoening omdat je kans toeneemt dat je de doelen haalt. Dat geeft je brein een erg prettig gevoel. Een planning die constant vooruitgeschoven wordt heeft juist een averechts effect. Dus beter iets minder plannen en het ook daadwerkelijk halen dan achter de feiten aanlopen.
Een ander voordeel van een goede weekplanning is het feit dat je beter kunt anticiperen wanneer er dingen tussendoor komen die toch belangrijker zijn. Vaak laten we het werk vallen en pakken op wat het meest spoed lijkt. De kunst is om over alles wat gepland staat weer nieuwe keuzes te maken en eventueel hierover in overleg te gaan. Wanneer je dit proactief doet dan kost het nagenoeg geen energie. Moet je jezelf verdedigen omdat iets niet gelukt is, dan kost het veel meer energie.
Hoe maak je een realistische planning?
Er zijn mensen die een hele strakke planning maken en zich er keurig aan houden. De wereld om je heen moet dan echter wel voorspelbaar zijn, en de praktijk is vaak iets weerbarstiger. Er komt iets tussendoor, er gaat iets mis of er gebeurt iets onverwachts en daar gaat je planning. Realistisch plannen is vooruitkijken:
Een voorbeeld uit de praktijk:
Een garagehouder plande de werkplaats 40 uren per week vol, want dan heb je het meeste rendement toch? De praktijk wees anders uit, want elke vraag tussendoor of een auto die toch iets meer aandacht nodig had, moest opnieuw worden gepland. Tot frustratie van klanten en medewerkers. De garagehouder wist dat er gemiddeld 50% ad hoc voorbijkwam en ging vanaf dat moment nog 20 uren plannen per week. Er ontstond meer tijd voor het oplossen van problemen, de omzet per auto nam enorm toe en de medewerkers waren meer tevreden. Omzettoename: 40%
Dus realistisch plannen begint bij vooruit kijken naar de gebeurtenissen en je ervaring laten spreken. Beter iets afmaken dan veel willen doen, en het niet waarmaken toch? En wanneer je realistisch plant stijgt ook nog eens je focus, waardoor je productiviteit toeneemt.
Tools om een goede weekplanning te maken
We zien nog vaak mensen die bijvoorbeeld een planning maken in excel. Een nadeel is dat Excel geen notificatie geeft en het systeem er eigenlijk ook niet voor bedoeld is. Een goede planning kun je maken door de juiste tools te gebruiken:
Agenda
Zet in je agenda je vaste afspraken op vaste tijden. Zet tevens de beslissende blokken erin en ook je doe blokken. Je agenda wordt op deze manier je ideale week (pauze, werktijden, vergaderingen, afspraken, beslist blokken en doe blokken)
Taken
Gebruik taken in Outlook om je activiteiten (vanuit de gewenste uitkomst) weer te geven. Je krijgt volledig inzicht in je activiteiten en kunt ook nog eens een realistische tijdsinschatting maken.
Alternatieven zijn ToDo, Ms Planner, Asana, Trello, Monday, Google Tasks. Allemaal digitale tools die je kunnen helpen met een goede planning van je werk zodat overzicht en grip ontstaat.
Helpt een planning je?
Het antwoord is ja. Zonder planning ga je zaken vergeten of je laat je leiden door de waan van de dag. Beide niet heel effectief. Met een week vooruit kijken ben je zaken voor en heb je steeds meer grip op je week en dag en werk.
Geniet dus vooral van een realistische planning en verwacht vooral niet van jezelf dat het in 1 keer goed gaat. Elke week bijstellen en opnieuw plannen maken dat een ideale planning steeds dichterbij komt.
