Tijdens onze cursus timemanagement kwam een deelnemer met schokkend nieuws! Een ‘e-mail handyman’ had, na de inrichting van Outlook, verteld dat werken vanuit taken niet handig is. Deze blog is voor de ‘handyman’ en mensen die op het punt staan Outlook anders te gaan gebruiken.
Terug naar de basis
Outlook is een programma om je mail te ordenen. Microsoft heeft geprobeerd zo goed mogelijk de brievenbus na te bootsen. Deze brievenbus heet binnen Outlook Postvak In.
Postvak In is volkomen reactief. De post (e-mail) komt er binnen en na binnenkomst is het zaak om er een beslissing over te nemen. In Postvak In kun je dan ook geen deadlines plaatsen. Ook kun je er geen notities aan koppelen. In deze blog gaan we niet in op die beslismomenten. Wel kijken we naar de koppeling met je taken.
Drie stappen hoe om te gaan met je e-mail:
Stap 1. Open je mail slechts één keer en leg nooit iets terug.
Stap 2. Is de mail binnen twee minuten te behandelen? Direct doen en laten verdwijnen uit je Postvak In
Stap 3. In alle andere gevallen, na je eigen beslismoment, wordt de mail een taak!
Na deze handelingen, is er een beslissing genomen over de mail. Wanneer je echt optimaal verzamelt en daarna beslist, merk je dat direct. Je hoofd is leeg. Je hebt overzicht. Je voelt direct rust. Je krijgt meer gedaan in minder tijd (Getting things done, stap 1 en stap 2).
Werk vanuit je taken: tips
In onze cursus timemanagement zien we nog vaak dat binnen Outlook de agenda wordt gebruikt. Dat Postvak In uiteraard wordt gebruikt. De taken worden echter veelal niet gebruikt. En juist je taken zijn volledig gericht op proactief handelen. Deadlines. Data. Prioriteiten. Delen. Categorieën. Notities. Bedenk het en het kan! Hieronder tips om handig te kunnen gaan werken vanuit je taken.
- Neem een heldere beslissing over je mail. Moet ik het doen? Kan iemand anders het? Draagt het bij aan mijn doelen? Moet het nu? Kan het later? Allemaal beslisvragen.
- Neem een heldere beslissing over alle overige zaken. Telefoontjes, vragen, opdrachten.
- Niet binnen twee minuten af te handelen? Dan wordt elke beslissing een taak!
- Open de taak (niet de takenlijst, maar je eigen taken).
- Voeg een categorie toe.
- Beschrijf in het onderwerp de gewenste uitkomst (zie hieronder).
- Gebruik altijd een deadline (begin en einddatum).
- Beschrijf in het notitieveld de eerstvolgende actie.
- Voeg eventuele documenten (e-mail, bijlagen) toe.
- Sluit de taak.
De gewenste uitkomst
Met name door te werken vanuit de gewenste uitkomst (Outlook, taken) word je direct effectiever.
Hieronder een paar voorbeelden:
Voorbeeld 1.
Stel, je moet een klant bellen. Dan is dit een actie. Met welk doel wordt de klant gebeld? En wat is de gewenste uitkomst? Wanneer de klant gebeld moet worden om vervolgens de order af te sluiten, dan is de gewenste uitkomst: Order Jansen binnengehaald. En de actie: Klant bellen.
Voorbeeld 2.
Stel je moet de catering nog regelen voor een groot feest. De catering regelen is een actie. Een prachtig feest hebben gehad is de gewenste uitkomst. De catering regelen wordt simpelweg leuker wanneer je er telkens de gewenste uitkomst aan koppelt.
Voorbeeld 3.
Stel je hebt de volgende acties voor de nieuwe website:
- 1. Marketingbureau bellen
- 2. Foto’s opleveren
- 3. Teksten maken en redigeren
- 4. Projectoverleg rondom nieuwe website
Deze acties leiden tot één uitkomst: Succesvol een site opgeleverd! Door één taak aan te maken en de eerstvolgende acties erin te zetten ontstaat overzicht. Je weet waarom je het doet. En je weet wanneer je gaat starten
Probeer het maar eens! In onze cursus time management is hiervoor volop aandacht.
Martin van Limbeek
