Een betere werk-privé balans? Time management is de sleutel. Meer controle? Manage je tijd. Wil je je doelen bereiken? Controle over je tijd helpt. Om time management effectief in te zetten, kun je niet zonder een systeem. Een template om je taken te ordenen, prioriteiten te stellen, gedane zaken af te strepen.
Lijstjes (template is het dure woord) werken daarbij om overzicht te houden. Hierbij speciaal voor jou de 9 meest populaire lijstjes. Sterk geadviseerd door timemanagement-guru’s als David Allen en Stephen Covey.
Niet allemaal gebruiken hoor …… Word je gek van, maar dat had je vast al wel begrepen.
1. Template voor je persoonlijke doelen
In je werk heb je doelen: je individuele doelen wat je wil bereiken. In feite zijn het je drie tot vijf belangrijkste verantwoordelijkheden van je functie. Hiermee draag je bij aan het behalen van het bedrijfsdoel. Als ieder teamlid zijn of haar doelen bereikt, worden de bedrijfsdoelen ook gehaald.
Waarom is dit template belangrijk? Het laat zien wat jouw bijdrage is in het geheel. Het helpt je om focus te houden op het allerbelangrijkste. Handig lijstje om je prioriteiten in het vizier te houden.
2. Template voor je dagelijkse taken
Deze template is heel simpel. Het laat zien wat je vandaag wilt gaan doen. Een boodschappenlijstje, maar dan voor op je werk. Heb je geen takenlijst aan het begin van je dag? Dan kunnen er twee dingen gebeuren.
Eén: je zit de hele dag met je neus in je mailbox. Dan lijkt het alsof je hard werkt. Twee: iemand anders bepaalt wat jij vandaag gaat doen. No way! Gebruik het iedere dag, dit lijstje is de basis om je tijd te managen.
3. Template voor vervolgacties van vergaderingen
Nederlander is een vergaderland. We kunnen er niet onderuit. Uren kunnen we er ons mee vermaken. Negen van de tien keer zonde van de tijd. Want vervolgacties worden niet duidelijk afgesproken, of niet goed vastgelegd om er op terug te komen.
Op deze lijst leg je 3 dingen vast; de actie, de eigenaar van de actie en tot slot de deadline. Geen vergadering meer zonder glasheldere actielijst – Wie / Wat / Wanneer.
4. Template voor ‘wachten op’
In een team werk je samen. Je delegeert, voert uit. Vraagt iemand anders om informatie. Maar hoe houd je bij wie wat doet? Dat doet een simpele Wachten Op-lijst voor je. Hierin schrijf je op wie je wat gevraagd hebt en wanneer diegene daar op terug moet komen (ook handig!). Deze lijst zorgt dat je nooit meer vlak voor de deadline ontdekt dat iemand je nog een antwoord schuldig is.
5. Template voor je gedachten
Eén van de grootste uitdagingen van time management is, dat je afmaakt waar aan je begint. Helemaal als je in een ‘kantoortuin’ of flexoffice werkt. Velen van ons hebben het gevoel niets gedaan te krijgen. Deels komt dat omdat je taken gewoon niet leuk vinden. Maar vooral komt het omdat we onze gedachten teveel laten afdwalen zonder daar iets mee te doen.
Daarom deze lijst. Niet meer dan een a4 waarop jij je gedachten en andere prikkels uit je hersenen vast kunt leggen. Zodra je merkt dat je gedachten af gaan dwalen terwijl je je eigenlijk moet focussen, schrijf je ze op. Dan zijn ze uit je hoofd en kun je weer verder.
6. Template voor je weekdoelen
Een verkoopteam zonder targets? Niet voor te stellen. Naast je persoonlijke en bedrijfsdoelen, heb je vast ook dingen die je deze week wilt bereiken en gedaan wilt krijgen. Stel jezelf de vraag: Als je aan het eind van de week terug kijkt, wat wil je dan gedaan hebben?
Dit helpt je om te focussen op het belangrijkste en voorkomt dat je verzandt in mails, telefoontjes en vergaderingen. Lukt het je om op deze manier je weekdoelen te bereiken, dan heeft dat ook een positief effect op je persoonlijke doelen. En daarmee ook op wat je als team wilt bereiken.
7. Template voor je jaardoelstellingen
Zet je jaardoelen op een rij en hang ze op een plek waar jij ze regelmatig ziet. Vraag je regelmatig af of je op koers ligt. Zo ja, vier een feestje! Zo nee, bedenk een oplossing of trek keihard aan de bel nu het nog niet te laat is. In september ben je meestal te laat …
8. Template voor de jaarlijkse evaluatie
Ja, als je keurig je template voor je jaardoelen hebt ingevuld, dan is het ook goed om daar eind van het jaar, zo in december, weer eens op terug te kijken. Wat wilde je bereiken en is dat ook gelukt?
9. Template voor ‘ooit nog willen doen’
Eigenlijk een soort ideeën-lijst. Van die dingen die je ooit nog wil doen, alleen zijn ze nu niet belangrijk of urgent. Van die dingen waarvan je denkt ‘als ik het een keer wat rustiger heb, dan pak ik dat op’.
Wil je meer weten over het gedachtengoed van Stephen Covey?
Lees dan de bestseller ‘De 7 eigenschappen van Effectief Leidinggeven’. Altijd op voorraad bij Bol.
