Een lege inbox, wie droomt er niet van? Geen onderscheid in gelezen of ongelezen mails, maar echt een zero inbox. Deze blog gaat over de impact van je inbox op je dagelijkse leven en geeft direct praktische tips om mee aan de slag te gaan. Met als doel: Elke dag je hoofd en inbox leeg.
De voordelen van een lege inbox
Een lege inbox heeft enorm veel voordelen, waarbij het belangrijk is om direct het basisprincipe aan te geven wanneer het gaat om behandeling van de mails.
Elke mail verdwijnt uit je inbox wanneer je er een besluit over hebt genomen
Een inbox opschonen of je inbox opruimen is niet zo moeilijk. Wanneer je alles delete is de box leeg, echter zal je hoofd dan niet leeg zijn of sterker nog, de stress zal direct toenemen. Er zijn mensen die na hun vakantie de complete inbox met 1 druk op de knop opschonen, en dan wachten hoeveel reacties er komen. De praktijk leert dat het aantal mensen dat vervolgens vraagt of de mail is binnengekomen op 1 hand te tellen is.
Het gaat er dus om dat niet alleen je inbox leeg is, maar ook je hoofd. En je hoofd zal niet rusten nadat je alle werkzaamheden hebt afgerond, je hoofd rust wel wanneer je overzicht hebt gecreëerd en echt een keuze hebt gemaakt.
Hierbij wat voordelen van een lege inbox:
- Je hebt elke mail maar 1 keer in de hand
- Telkens bij het openen van je Email word je direct herinnert aan andere openstaande mails. Dit kost energie, denkvermogen en voegt niets toe aan je te behalen resultaat.
- Bij het zien binnenkomen van mails maak je een teveel aan dopamine aan, je wordt geleefd door de dag en door je mails. Je focus zal enorm achteruitgaan. Bij een zero inbox waarbij jij zelf op bepaalde momenten de nieuwe mail checkt werk je vanuit je regie. Meer rust, meer overzicht en veel meer grip op je taken door een lege inbox.
De inbox wordt door velen als een soort archief gezien terwijl de inbox enkel en alleen een brievenbus is. En wie archiveert thuis alle brieven in de eigen brievenbus?
Stappenplan naar Zero inbox
Over het waarom van een lege inbox kunnen we nog heel lang stilstaan. In dit stappenplan wordt uitgelegd hoe je op een slimme manier komt tot een opgeruimde, en lege inbox.
Stap 1 | Maak een archief en gebruik je favorieten (Outlook)
Er zijn nog steeds veel mensen die werken met allerlei mappen in de inbox. Zodra je hiervoor kiest komen er steeds meer mappen en komt er uiteindelijk een 1.diversen of een aaa.overig.
Het zoeken in mappen doe je hierdoor steeds minder en de kans dat je de inbox echt opgeschoond neemt per dag af.
Maak gewoon een archief (ga op je inbox staan, rechtermuisknop en maken nieuwe map). Verplaats je inbox en je archief naar je favorieten. Deze vind je links bovenaan in Outlook.
Stap 2 | Gooi alle oude en afgewerkte mails in je archief
Archiveer alle oude mails vanuit je inbox naar je nieuw gemaakte archief. En bij twijfel: Archiveer alle mails ouder dan 3 weken. De kans dat je ze al hebt behandeld of niemand zit nog op het antwoord te wachten is aanzienlijk. Bij onze FAQ vind je trouwens handige stappen om snelle stappen te maken. Hierdoor kun je nog sneller archiveren en tevens heel snel en handig taken maken.
Stap 3 | Neem een besluit over de overige mails
Zoals al gezegd is een besluit nemen iets anders dan ze afgewerkt hebben. Open elke mail maar 1 keer en neem direct een besluit over die mail. Tip: Open de mail op je gehele scherm zodat je niet wordt afgeleid door je mappen, inbox en leesvenster
Hoe neem je een besluit:
- Kun je de mail binnen 2 minuten afhandelen? Doe het dan direct
- Hoort deze mail bij je te behalen resultaten? Zo nee, dan archiveren. Zo ja, dan stap 3.
- Langer dan 2 minuten? Maak een taak aan en neem een echt besluit.
Stap 4 | Maak taken aan
Een echt besluit betekent dat je weet waarom je iets doet (de gewenste uitkomst), wanneer je iets doet (de actiedatum) en wat je wilt doen (je eerstvolgende actie). Zodra dit in de taak is opgenomen merk je totale rust en overzicht. Ook voor het maken van taken verwijs ik naar onze FAQ.
Stap 5 | kies 4 of 5 keer per dag heel bewust
Kies heel bewust 4 of 5 keer per dag. Pak de mail, neem er een besluit over en ga dan pas weer door met je werk. En mocht het gevoel ontstaan dat je alleen nog maar lijstjes aan het maken bent? Onze productiviteit zit op gemiddeld 2 uren per dag. Neem gerust de tijd om telkens weer een goed overzicht te maken en ga dan aan het werk.
Gmail inbox opschonen
Outlook, Gmail, Monday, Asana, Todoist. Allemaal systemen die stuk voor stuk goed werken. Belangrijkste is dat je de systemen voor je laat werken.
Er zitten een paar verschillen in het werken met Gmail versus Outlook daar waar het gaat om de zero inbox. Het maken van een archief werkt op een iets andere manier. Dit heet binnen Gmail een Label. Deze kun je maken door te klikken op labels beheren en dan een nieuwe maken.
Ook binnen Gmail kun je werken met taken en binnen de taak kun je er Emails aan koppelen. Dit kan simpelweg door de mail te slepen naar rechts in een nieuwe taak. Deze kun je dan bewerken met gewenste uitkomst, deadline en eerstvolgende actie. Een mooie bijkomstigheid van Gmail is dat je binnen een taak ook subtaken kunt maken. Erg handig bij bijvoorbeeld het registreren van projecten.
Maak Google Tasks op je desktop
Het begint met elkaar vertrouwen. Geloof ik dat jij echt thuis aan het werk bent, of denk ik dat je toch stiekem met de hond gaat wandelen? Wanneer je elkaar echt vertrouwt dan komt die vraag of suggestie niet eens in je op, maar ga je ervan uit dat er met de juiste intenties wordt gehandeld. En onze dagelijkse praktijk van het effectieve werken zien we mensen die echt de juiste intenties hebben. Dus ja, mensen deugen!
Werk met duidelijke resultaatgebieden
Het werken met Google Taken werkt prima. Een klein nadeel is dat taken niet geheel op je scherm worden getoond. Dit kan gemakkelijk worden opgelost door google taken op je desktop of laptop scherm te plaatsen. Hoe dit werkt:
- Ga naar de chrome web store (gewoon intoetsen op de zoekbalk)
- Kies webwinkel doorzoeken en toets in: fullscreen for google tasks
- Download deze extensie
- Open de extensie door op het icoon rechtsboven in de browser te klikken
- Log in bij Google tasks
- Geniet van je desktop taken versie
Volg dus eenvoudig de stappen en binnen no-time heb je een zero inbox, heb je grip op je taken door een lege box en heb je volledig grip op je mail.
Elke dag je hoofd en inbox leeg.
