In onze trainingen timemanagement is de eerste vraag die gesteld wordt: Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken? De termen worden vaak door elkaar gehaald en soms verward terwijl de verschillen enorm zijn. Deze blog gaat iets dieper in op efficiënt werken, uiteraard komen er ook praktische tips om mee aan de slag te gaan.
Wat betekent efficiënt?
Vaak wordt, ook bij definities op internet, een denkfout gemaakt daar waar het gaat om efficiënt. Efficiënt is een ander woord voor slim. Het betekent dat we de dingen die we doen, of willen doen, met zo min mogelijk inzet van tijd en middelen willen realiseren. Efficiënt werken betekent dus het beschrijven van een zo slim mogelijk proces met minimale inzet van tijd en middelen. Er zijn vele methoden om procesmatig optimaal te werken zoals Six sigma, 5S en Prince. Ook worden de meeste bedrijfsmatige certificaten uitgegeven voor efficiënt werken, zoals bijvoorbeeld ISO.
Wat is het verschil tussen efficiënt werken en effectief werken?
Het belangrijkste verschil tussen efficiënt werken en effectief werken gaat over het doel, oftewel het te behalen resultaat. Effectief werken heeft enkel en alleen te maken met het behalen van resultaten. Efficiënt werken beschrijft de weg ernaartoe. Beide vakgebieden hebben in de basis niets met elkaar te maken, alhoewel het één het ander uiteraard niet uitsluit.
Voorbeeld:
Stel je besluit morgen betonnen zwemvesten te gaan maken, dan kun je dit heel efficiënt doen. Je kunt er zelfs allerlei certificeringen voor aanvragen. Wanneer het doel van de zwemvesten is om mensen te redden, dan is het allesbehalve effectief.
De voordelen van efficiënter werken
Wanneer je besluit om efficiënter te gaan werken dan ben je bezig om je zaken sneller af te ronden en wellicht in minder tijd. Dit heeft voordelen in productiviteit en zeker ook in het steeds slimmer willen inrichten van je proces. Een prachtig interview op de Radio NPO1 ging over de accountancybranche, waarin heel bewust niet efficiënt wordt gewerkt. Een accountant wordt op uurbasis betaald en heeft dus geen enkel belang bij slimmer inrichten van processen en automatiseren, vandaar ook dat deze branche best ver achterloopt met automatiseren. Tenzij we het belang omdraaien, en de accountant meer gewaardeerd gaat worden op toegevoegde waarde, dan ineens is efficiency wel interessant. Het grootste voordeel is dat je meer gedaan krijgt in minder tijd.
De gevaren van efficiënter werken
In het grootste voordeel schuilt ook direct het grootste gevaar. Wanneer je heel efficiënt werkt en je zit tegen je limiet, dan is dit een direct gevaar voor je brein. Je kan echt niet sneller of beter en dit zorgt voor frustratie. Ook kan er tunnelvisie ontstaan wanneer je steeds sneller en beter wilt. Tevredenheid is goed voor je brein en dit zal dan uitblijven.
10 tips om efficiënter te werken
Tip 1 | start met effectief werken
Direct de meest belangrijke tip. Maak het proces altijd ondergeschikt aan het doel. Wanneer je weet wat je wil opleveren is de weg ernaartoe simpelweg makkelijker vol te houden en geeft meer voldoening. Mensen die zoeken naar bijvoorbeeld meer overzicht, zijn bezig met het proces. Dit maakt dat je vaak bezig blijft met overzicht (andere lijstjes, nieuwe apps, software etc). Wanneer je zoekt naar regie (keuzes maken, heldere doelen hebben) komt overzicht vanzelf.
Tip 2 | Zorg dat je altijd werkt met 1 lijst in volgorde van belangrijkheid
Dit kan in Taken, ToDo, Monday, Todoist als voorbeeld. Zorg dat je zeker 3 tot 5 keer per dag je lijst van prioriteiten op orde hebt zodat je direct slimmer kan werken.
Tip 3 | handel direct
Wanneer je ziet dat iets slimmer of sneller kan, voer het dan direct in. Ons gedrag is best hardnekkig, en voor dat je het weet stel je soms kleine zaken toch uit omdat ze een kleine tijdsinvestering kosten, maar achteraf veel meer opleveren. Bijvoorbeeld een standaard sjabloon maken voor routineklussen, kost even tijd en je hebt er daarna heel erg veel plezier van.
Tip 4 | vertaal elke stap in je eigen voordeel
Wanneer je iets hebt bedacht om slimmer te werken, vertaal deze stap dan in je winst of voordeel, dan ben je sneller bereid om de stap ook daadwerkelijk te zetten. Stel in het geval van het sjabloon: Wanneer je jezelf afvraagt wat het komende jaar de winst is van de inzet, dan ben je sneller geneigd in actie te komen.
Tip 5 | verzamel soortgelijke klussen
Je brein kan niet multitasken, waardoor je alles in een volgorde van belangrijk moet zetten en vooral je activiteiten kunt gaan clusteren. Bundelacties, mailacties en bijvoorbeeld uit zoekacties en je merkt dat het je veel minder energie gaat kosten.
Tip 6 | Automatiseer daar waar het kan
Ben vooral lui als het aankomt op automatiseren. Alles wat een PC of laptop kan, maak er gebruik van. Maar denk uiteraard zelf altijd na over de werking en je eigen keuzes. Dus bijvoorbeeld software die je helpt herinneren aan het nemen van pauze beperkt je in je eigen keuze. Software die je snel helpt om taken te maken (zoals Monday) of die je werk uit handen neemt…direct kiezen.
Tip 7 | kijk de kunst af bij anderen
Nagenoeg alles wat jij bedenkt is waarschijnlijk al een keer uitgevonden. Vraag een collega waarvan jij denkt dat hij of zij heel slim met de tijd omgaat, of lees een mooi boek met handige tips over efficiëntie. Volg bijvoorbeeld een Outlook Training zodat je de basic faciliteiten direct kunt toepassen in je dagelijkse werk.
Tip 8 | Houd meetings altijd kort
Het belangrijkste bij een vergadering is uiteraard het doel. En daarna volgt direct het tijdsaspect. Zorg dat elke vergadering maximaal 45 minuten duurt. Lees ook eens onze blog over effectief vergaderen.
Tip 9 | Ben tevreden
Sla niet door in steeds sneller en beter willen worden. Goed is soms goed genoeg. En geniet van hetgeen je hebt behaald in plaats van altijd sneller en beter willen.
Tip 10 | Houd taken kort
Slim met je tijd omgaan betekent dat het goed is om over een taak maximaal 25 minuten te doen en dan vervolgens 5 minuten pauze te nemen. Zie hierover ook onze pomodoro blog.
Tip 11 | zorg voor quick wins
Wanneer je tijd wil besparen, kies dan eerst voor de zaken die je simpel kunt aanpassen en die direct iets opleveren. Wanneer je het effect ervan merkt geeft dit energie voor het vervolg.
Tip 12 | begin met een moeilijke klus
Begin de dag met iets dat jij je hebt voorgenomen, en het liefst met iets waar je tegenop ziet (mits uiteraard voorhanden). Het geeft je direct energie voor de rest van de dag en je zult hierdoor efficiënter starten.
Tip 13 | Haal effectief en efficiënt werken niet door elkaar
Start met effectief werken en ga dan over op efficiënt werken. Ook bij definities op internet, Wikipedia en andere sites staan contact verkeerde aannames over efficiënt en effectief werken. Efficiency heeft niets te maken met het doel, maar met de weg ernaartoe.
Tip 14 | werk efficiënt op kantoor
Veel rommel om je heen? Een opgeruimde werkplek? 1 taak tegelijk oppakken? Bekijk je eigen werkplek en wellicht kun je met een paar simpele stappen al opruimen en overzicht creëren. Geeft rust in je hoofd en veel efficiency
Dus wil je efficiënt werken? Begin dan met effectief werken.
Succes met de inzet in de praktijk!
