In de blog van deze week besteden we aandacht aan een clean desk policy. Welke regels en afspraken gelden er bij jou op kantoor als je kijkt naar opruimen van informatie en materialen? Hoe worden ze nageleefd? En hoe leef jij ze persoonlijk na? Hoe ga jij om met je “desk”?
Wat is een clean desk policy?
De term zegt het eigenlijk al. Beleid voor een opgeruimd bureau en een opgeruimde werkplek. Het is beleid dat medewerkers dienen na te leven ten aanzien van het opruimen van de werkplek. Het doel: alle informatie veilig, professionele uitstraling en hygiëne optimaal.
Toen ik midden jaren 90 begon met mijn eerste echte baan bij de Rabobank ging clean desk in mijn beleving vooral om een opgeruimde uitstraling. We werkten nog met postbakjes en veel documenten waren fysiek. Aan het einde van de dag deden we postbakken in kasten die op slot gingen. Polissen, dossiers en andere formulieren in de kluis. Het bureau leeg en opgeruimd. Dat is gemakkelijk voor de werkster bij het schoonmaken en poetsen.
Waarom kan een clean desk clean desk policy belangrijk zijn?
Vandaag de dag lijkt het belang van een clean desk groot kijkend naar de mate waarin bedrijfsgevoelige info wordt gestolen, gehackt en meegenomen. Ook leidt niet goed beveiligen en veilig omgaan met informatie vaker en sneller naar situaties met grote negatieve impact/schade voor bedrijf en organisatie. Een klein foutje of onachtzaamheid kan al leiden tot miljoenenschade. Vorig jaar tijdens een incompany training timemanagement in Rotterdam moesten alle deelnemers en al hun collega’s, het gehele bedrijf om 12.00 bijeenkomen. Het bedrijf blijkt gehackt.
Veel gevoelige info lijkt gestolen waaronder paspoortnummers, rekeningnummers en persoonlijke info van medewerkers. Poeh, dat kwam binnen … ook bij mij. Je leest het regelmatig maar zo dichtbij. Wat een stress en onrust vooral omdat je niet over de gevolgen heen kunt kijken. Steelt iemand een briefje van € 50 euro dan ben je € 50 euro kwijt en klaar. Maar met de persoonlijke gegevens, wat kunnen ze ermee? Wat moeten we nu? Wat is handig? Gelukkig was het bedrijf goed voorbereid in de zin van topadviseurs. Clean desk policy dat omarmd wordt en uitgevoerd verkleint risico’s aanzienlijk.
De voordelen van een clean desk clean desk policy
clean desk policy is belangrijk en heeft veel voordelen:
- Bewustzijn en awareness bij medewerkers om iedere dag scherp te zijn in veilig omgaan met gevoelige informatie zoals bijvoorbeeld inlogcodes, wachtwoorden. En bij welke info en systemen en waar dien ik weg te blijven. Awareness iedere dag opnieuw is een belangrijkste voordeel en staat met stip op 1
- Veilig inrichten van gevoelige informatie, kijkend naar autorisaties, wie mag bij welke info. En waar slaan we wat en hoe gooien we wat weg?
- Bewustzijn en awareness over de risico’s van gebruik AI. AI kan je veel werk uit handen halen. Maar leert AI daardoor onze concepten en beleid? Veel organisaties zijn daarom nu nog heel terughoudend, zeker waar het gaat om transcriptie.
- Netjes inrichten en opruimen van informatie en werkplekken zorgt voor rust en overzicht. Dit zorgt ook sneller voor rust en overzicht bij medewerkers en leidt tot een hogere productiviteit
- Een ander voordeel is dat je ook gemakkelijker efficiënt met kantoorruimte kunt omgaan. Iedere clean werkplek is direct beschikbaar en startklaar voor iedereen.
- Clean desk beleid geeft een professionele uitstraling aan werkplek en kantoor
Naast voordelen heeft de Clean Desk policy ook nadelen voor sommige mensen. Het meest gehoorde nadeel is dat werkplekken koel en saai overkomen. Veel mensen doen het goed in een klein beetje leven in de zin van tijdschriften, spullen en materialen. Het is inspirerender! In mijn beleving kun je dat by the way snel fixen door bijvoorbeeld gezellige koffiecorners en overlegplekken en creatieve hoeken in te richten.
De 5S methode voor een clean desk
5 S komt vanuit lean en is een mooie methode naar ook clean desk.
- Scheiden: Ruim alle spullen op. Alles wat je al 3 maanden niet hebt gebruikt, vraagt je af: kan het weg? Gooi weg, ruim op.
- Schikken: Geef materialen en spullen een vaste plek. En zorg dus dat ieder kantoor en werkplek op dezelfde wijze worden ingericht. Scheelt zoektijd.
- Schoonmaken: Maak de werkplek en alle spullen schoon en check of alles werkt en nog goed is. Alles wat niet werkt gooi weg of repareer
- Standaardiseren: standaardiseer materialen en gereedschappen door bv overal met dezelfde printers te werken. Leg afspraken en instructies goed vast en maak er documenten van.
- Standhouden: de belangrijkste S. Hoe zorg je ervoor dat het clean desk beleid wordt nageleefd? Blijvende aandacht voor het clean desk beleid is. Essentieel. Houd toolboxen, audits en checks. Gedrag verwatert snel en het doel achter een clean desk is belangrijk. Geef aandacht. Alles wat je geen aandacht geeft wordt onbelangrijk tussen de oren van anderen die minder bewust zijn van de voordelen en risico’s
Hoe pas je een clean desk policy toe?
Een clean desk policy vraagt om een goede en bewust implementatie. Het implementeren van een clean desk policy in stappen.
- Clean desk policy is een middel. Bepaal samen het resultaat dat jullie willen bereiken met jullie policy.
- Analyse van de huidige situatie. Wat gaat goed? Waar zitten de risico’s? Het is handig en slim om de medewerkers te betrekken bij het proces. Iedereen ziet en ervaart andere zaken. Het heeft direct een positief effect op de awareness.
- Ontwikkel duidelijke richtlijnen – start met de meest essentiële richtlijnen.
- Communiceer op zoveel mogelijk manieren deze richtlijnen. Denk aan posters, nieuwsbrieven, toolboxen, audits, filmpjes, agendapunt op overleggen
- Zorg ervoor dat de richtlijnen kunnen worden uitgevoerd. Zorg voor kluisjes, goede kasten afsluitbaar, papierversnipperaars, etc.
- Observeer en stuur op gedrag. Doe regelmatig een schouw of zorg voor clean desk officers die checken en observeren. Communiceer wat goed gaat en bespreek errors op verschillende manieren. Leg steeds helder uit wat de impact is bij naleven en de risico’s bij niet naleven.
- Leg het vast in processen zoals onboarding, Iso etc.
Veelgestelde vragen over clean desk policy
Wat als ik mijn werk niet kan afronden zonder bepaalde documenten op mijn bureau?
Je mag documenten tijdens werk en uitvoering overdag op je bureau hebben en houden. Alleen aan het einde van de dag of wanneer je vertrekt, berg je documenten bij elkaar op in een kluis of afsluitbare kast.
Hoe vaak moet ik mijn bureau opruimen volgens een clean desk beleid?
Clean desk beleid is bedoeld om veiligheid t.a.v. documenten en infodragers te waarborgen. Verlaat je voor langere tijd je bureau? Ruim dan je bureau op.
Kan een clean desk beleid de creativiteit beperken?
Ja, dat kan zeker voor professionals die er gevoelig voor zijn en de overtuiging. Dit kun je voorkomen door inspirerende ruimtes te creëren. Koffie corners of een brainstorm cafe of bibliotheek.
Hoe ga je om met werknemers die zich niet aan het beleid houden?
Medewerkers die zich niet aan het beleid houden dienen daar op aangesproken te worden. Start met uitleggen van belang en voordelen. Vraag om commitment. Faciliteer medewerkers met tools ect. Spreek je waardering en complimenten uit naar collega’s die het beleid uitvoeren. Geef updates in overleggen en nieuwsbrieven en intranet. Bevraag mensen die zich niet houden aan beleid dus maak ze bewust. Blijven ze in gebreke dan vraagt dat om een aanpak.
