Bliep! Weer een berichtje. Ping! Ah, een appje. Hoi, mag ik even wat vragen? Oh, dat is alweer je collega. Wist je dat we gemiddeld iedere 7 minuten afgeleid worden? Geen wonder dat je je eind van de dag afvraagt ‘Wat heb ik vandaag eigenlijk gedaan?’
Het dubbele is: door al die afleidingen werk je minder effectief, maar je kunt ook niet zonder. Sterker nog, je hebt ze nodig. De kunst is om de ‘ongewenste’ afleidingen te minimaliseren en de ‘gewenste’ afleidingen te plannen.
In dit blog duikt het effectieve werken in de wereld van afleidingen:
- Hoe voorkom je ‘ongewenste’ afleidingen?
- Wanneer heb je juist afleiding nodig?
Eerst een indrukwekkend radio-interview over ‘de kosten van afleiding’
Beluister het hier
Feiten over afleidingen
Het aantal afleidingen die we op ons afkrijgen, verdubbelt iedere vijf jaar. Dat kan van alles zijn: Facebook, een collega die binnen komt, een nieuwe email, app-meldingen, de radio van je collega. Zelfs even googlen om iets op te zoeken als je met een rapport bezig bent, is een afleiding.
Zo’n 30 procent van je werktijd ‘verdoe’ je hierdoor. Even snel omgerekend is dat 2,5 uur bij een 8-urige werkdag. Best schokkend eigenlijk. Als je dat al zou kunnen halveren, hoeveel effectiever zou je dan wel niet zijn? Fijn om toe te komen aan de taken waar jij zelf voor kiest. Overwerken is verleden tijd!
Tip:
Iedere keer dat je afgeleid bent, moet je weer ‘inkomen’. Waar was ik ook alweer mee bezig? Je hebt maar liefst 20 minuten nodig om écht weer de volle focus te hebben. Laat me raden: dat lukt natuurlijk nooit als de volgende afleiding zich na een paar minuten alweer aandient.
Tijd voor oplossingen
- 1. Uit dat geluid
Ja, het is een open deur. We weten het. Zet alle meldingsgeluidjes van je mobieltje af. Ook de trilzone! Alleen de meldingen die je écht nodig hebt voor je werk, laat je aan staan. - 2. Inloopspreekuur
Krijg je op een dag veel vragen van collega’s? Zorg dat je het bundelt en las een aantal overlegmomenten op een dag in. Communiceer dat ook duidelijk intern zodat iedereen weet wanneer ze je iets kunnen vragen. - 3. Stiltezones
Werk je in een hippe kantoortuin? Hartstikke gezellig, maar funest voor je concentratie. Zoek een stiltezones of eigen ruimte op als je iets moet doen waarbij je even niet gestoord wilt worden. - 4. Overleg vooraf
Ga aan het begin van de dag even bij elkaar zitten. Wie kan er vandaag niet gestoord worden? Wat moet er vandaag gebeuren? Et cetera. Zo komen alle neuzen dezelfde kant op en kan er effectief gewerkt worden. - 5. Cluster je taken
Om effectief te werken, is het dagplanning essentieel. Welke taken hebben prioriteit en plan drie of vier mailcheck momenten in. Met een goede planning voorkom je ook het aantal switchmomenten tussen verschillende taken. Want ook door het veelvuldig wisselen van taken, raak je je concentratie kwijt. - 6. Ga niet multitasken
Het lijkt effectief, bellen en tegelijkertijd een mailtje opstellen. Echter, we zijn niet gemaakt om twee of meer dingen tegelijk te doen. Het is funest voor onze concentratie. Doe één ding tegelijk, dan ben je er bewust mee bezig en gaat het een stuk sneller.
De juiste afleiding op het juiste moment
We gaan echt niet stellen dat je helemaal geen afleidingen mag hebben op een dag. Sterker nog, je hebt regelmatig even een ‘pitstop’ nodig om effectief te kunnen werken. Je kunt simpelweg niet acht uur achter elkaar geconcentreerd werken. Dat zorgt juist voor stress.
Uit diverse onderzoeken blijkt dat je het beste in blokken van 60 of 90 minuten kunt werken. Dat is je sprint waarin je een bepaald doel wilt bereiken. Wissel de sprints af met pauzemomentjes van 5 tot 10 minuten. Tijdens je pitstop, doe je even iets heel anders. Denk niet aan je werk, praat niet over je werk en blijf niet op je werkplek. Ga een blokje om, check je Facebook (ja, het mag), mediteer. Het maakt niet uit. Als je er maar even uit bent. Je hersenen zijn weer ontspannen, je krijgt nieuwe ideeën, je bent weer helemaal opgeladen en dus ook effectiever.
Ga er vooral mee aan de slag. En laat je niet teveel afleiden! Je zult zien dat je veel prettiger werkt en meer gedaan krijgt.
