Ken jij dat gevoel? Je stapt een vergaderzaal binnen of je ziet jouw collega’s in beeld bij een onlineoverleg en je weet eigenlijk al hoe laat het is. Bij het eerste agendapunt ter, neemt jouw dominante collega direct het woord. En laat niet meer los.
Vorige week hoorde ik in een van onze trainingen weer een prachtig voorbeeld over een ‘Frank’. Tijdens een teamoverleg kaapte hij direct de eerste tien minuten om in detail haar visie uit te leggen hoe zij het zou aanpakken. Geen adempauzes, geen vragen en geen verbinding. De rest van het team zat erbij, knikte af en toe, en keek elkaar af en toe aan met een gevoel van irritatie. Aan het einde van de meeting; niet alle agendapunten behandeld en sommige collega’s afgehaakt en met andere zaken bezig op de laptop. Herkenbaar?
Deze blog gaat over goed en handig omgaan met een dominante collega. We gaan in op de oorzaken. Je leert hoe je het patroon herkent en vooral: je krijgt praktische tips en handvatten
Waarom mensen overleggen kapen
Waarom neemt iemand eigenlijk zoveel ruimte in? Als je de theorie erop naslaat, zie je dat dominant gedrag op de werkvloer vaak helemaal geen bewuste keuze is om anderen te dwarsbomen. Sterker nog: in de meeste gevallen is het onbedoeld.
Mensen “kapen” een overleg vaak vanuit een enorme gedrevenheid. Ze willen snel naar het resultaat, hebben al lang nagedacht over een oplossing, of ze voelen simpelweg de stilte vallen en denken: “Ik moet dit gat vullen.” Een valkuil is soms dat we wachten tot de voorzitter van het overleg ingrijpt. We kijken met een schuin oog naar de voorzitter en verwachten dat zij de grenzen aangeeft.
Maar wat als de voorzitter er ook niet zo goed mee weet om te gaan? Dan wordt de waarde dat overleg minder en ook minder ervaren. En kom je met elkaar zomaar in een negatieve spiraal. Deelnemers minder goed voorbereid en betrokken. Haken sneller af.
80% van de deelnemers aan onze trainingen herkennen deze spiraal. Ze moet vreselijk lachen als ik de dynamiek schets en daarbij roep. Je zullen het niet herkennen maar buiten jullie organisatie kom ik het zoveel tegen? “Haha nou hier kunnen we er ook wat van”
Doe de check: heb jij ruimte-kapers in je team?
Iedere verandering begint met bewustwording. Soms sluipt overheersend gedrag er langzaam in. Het begint met een onschuldige onderbreking en voor je het weet, bepaalt één persoon de volledige groepsdynamiek. Hoe weet je nu zeker dat je met een klassieke ruimte-kaper te maken hebt?
Doe de check. Herken jij je dominante collega in de onderstaande acht kenmerken?
- Onderbreekt vaak: Laat anderen niet uitpraten en neemt halverwege andermans zin het woord over.
- Praat het luidst: Het volume gaat direct omhoog zodra er enige weerstand of discussie ontstaat.
- Neemt ongevraagd de leiding: Bepaalt de conclusie voordat er überhaupt een gezamenlijk besluit is genomen.
- Herhaalt eigen punten: Blijft hetzelfde argument aandragen tot de rest van de groep uit vermoeidheid instemt.
- Vult stiltes direct op: Kan slecht tegen stiltes en voelt de behoefte om elke denkpauze vol te praten.
- Wimpelt ideeën af: Reageert direct met “Ja, maar…” op de inbreng van anderen, in plaats van mee te denken.
- Dominante lichaamstaal: Neemt fysiek veel ruimte in, leunt naar voren of maakt grote gebaren.
- Negeert de tijd: Laat agendapunten structureel uitlopen omdat zijn of haar verhaal belangrijk is.
Scoor jij meer dan vier vinkjes bij die ene collega? Dan wordt het echt tijd voor actie.
Aardig om te weten is dat er verschillende kaper types zijn. Vijf types!
Vijf types kapers
Niet iedere dominante collega is hetzelfde. Om goed te communiceren met een overheersende collega, moet je eerst weten welk type je tegenover je hebt. Pas als je het gedrag begrijpt, kun je een passende communicatiestrategie kiezen. In de praktijk dus 5 soorten kapers
1 De Denker-hardop
Deze collega denkt niet na voordat zij spreekt, maar spreekt om te kunnen nadenken. Hij ratelt aan één stuk door om zijn eigen gedachten te ordenen. Suggestie/tip Vraag hem om zijn punt kort op papier te zetten voordat het overleg begint. Dit geeft hem structuur.
2 De Expert
Vaak de persoon die hoog scoort op het DISC model rood. De expert is resultaatgericht en houd van snelheid en tempo. Zij weet veel van het onderwerp en is overtuigd van het eigen gelijk. Suggestie: Erken de kennis kort (“Fijn dat je die expertise deelt”), maar stuur direct aan op gezamenlijkheid (“Laten we ook de andere invalshoeken meewegen”).
3 De Onzekere kaper
Dit klinkt als een schijnbare tegenstelling, maar de praktijk leert anders. Sommige mensen praten heel veel en luid om te verbloemen dat ze onzeker zijn of bang zijn de controle te verliezen. Suggestie/ tip: stem bij de start van het overleg even weer heldere kaders samen af. Hoe duidelijker de structuur van het overleg, hoe rustiger deze collega wordt.
4 De Status-kaper
Deze persoon is op zoek naar applaus en wil laten zien hoe belangrijk hij of zij is voor de organisatie. Alles wordt groot en meeslepend gebracht. Suggestie/ tip: Parkeer de verhalen vriendelijk maar beslist (“Mooi resultaat, we zetten het op de actielijst, maar voor nu terug naar de agenda”).
5 De Chronische Verteller
Begint bij een simpel agendapunt direct over een anekdote van vijf jaar geleden, inclusief irrelevante zijpaden. Suggestie/ tip: Gebruik strakke tijdsmarkeringen. “We hebben nog twee minuten voor dit punt, wat is je kernboodschap?”
Wat het kost als je niks doet
Hoe vaak horen we niet: “Ach, laat de dominante collega maar even uitrazen, dat is nu eenmaal hoe hij is.” Het klinkt als de makkelijkste weg om confrontatie uit de weg te gaan, maar de prijs die je als team betaalt is torenhoog. Alles wat aandacht krijgt, groeit. Als jij dit gedrag tolereert, voed je het onbewust.
Wat het je kost als je niets doet? Allereerst verlies van kostbare inbreng. De stillere denkers, die de details en risico’s scherp in beeld hebben, haken af. Hun ideeën blijven onuitgesproken. Daarnaast kosten monologen energie. Overleggen worden minder effectief en waardevol beoordeeld. Deelnemers haken steeds eerder af en saamhorigheid vermindert.
Zes manieren om als deelnemer tijdens het overleg bij te sturen.
Stel: je zit midden in dat wekelijkse overleg en de kaper is net begonnen aan zijn betoog. Hoe ga je effectief om met deze dominante collega zonder dat het direct een hoogoplopend conflict wordt? Hier zijn zes praktische tips omgaan met dominantie die je morgen direct kunt inzetten.
Tip 1 | De samenvat-onderbreking
Onderbreek niet om de discussie aan te gaan, maar om samen te vatten. “Als ik je goed begrijp, stel jij voor dat we het proces aanpassen. Helder. Laten we kijken hoe de rest daarover denkt.” Hiermee pak je vriendelijk de controle terug.
Tip 2 | De doorverwijzing
Speel de bal direct door naar een ander. “Dat is een duidelijk standpunt, Frank. Ik ben eigenlijk heel benieuwd hoe jij hiernaar kijkt, Sanne?” Je doorbreekt de monoloog en herstelt de balans in de groep.
Tip 3 | De tijds-markering
Benoem de tijd expliciet. “We hebben voor dit punt nog tien minuten gereserveerd. Zullen we in de overgebleven vier minuten de alternatieven langslopen?”
Tip 4 | De korte aanvulling
Als de collega denkt dat ze de baas is en met jouw idee aan de haal gaat, reageer dan direct maar professioneel. “Mooi dat je mijn eerdere punt zo oppakt. Zoals ik zojuist al voorstelde, gaan we hiermee…” Je claimt je eigen eigenaarschap terug.
Tip 5 | Vooraf afspreken
Zoek voor de vergadering een bondgenoot. Spreek af dat jullie elkaars punten zullen beschermen. Als jij wordt onderbroken, kan je collega zeggen: “Wacht even, ik wil graag horen wat je net wilde zeggen.”
Tip 6 | Het nagesprek
Soms is de confrontatie aangaan in een groep te onveilig. Plan dan een één-op-één gesprek na afloop. Hou het dicht bij jezelf: “Ik merkte dat ik vandaag moeite had om mijn punten in te brengen omdat je veel aan het woord was. Hoe kunnen we dit volgende keer beter verdelen?”
Voorkom dat kapen kan ontstaan
Effectief is pro actief en voorkomen is beter dan steeds bijsturen. Iedere deelnemer heeft de verantwoordelijkheid om een goed sfeer en werkwijze te creëren. Spreek je concrete wensen uit t.a.v. vergaderwijze en speregels. Maak samen afspraken en maak afspraken hoe om te gaan met scenario’s bv hoe om te gaan met “kapers” Hier is vervolgens in de uitvoering een rol voor de voorzitter. Een goede voorzitter is als een verkeersregelaar: zij zorgt dat iedereen veilig kan oversteken en dat niemand de kruising blokkeert.
Hoe voorkom je met elkaar dat de dominante collega zijn gang kan gaan?
Ten eerste: werk met heldere speelwijze en duidelijke rondes, Voorkom open discussies en de rondvraag. Bij een volledig open overleg wint vrijwel altijd degene met de luidste stem of de meeste bravoure. Bij een gestructureerde ronde (“We gaan even het rijtje af voor ieders eerste gedachte”) dwing je spreektijd voor iedereen af. Ten tweede: werk met tijdsblokken. Koppel niet alleen een onderwerp, maar ook een exacte tijdsduur aan de agenda.
Een andere sterke methode is het vooraf verzamelen van schriftelijke input. Laat teamleden hun twee belangrijkste punten vooraf mailen. Zo staat de inbreng van de introverte collega’s al zwart op wit voordat de kaper de kans krijgt de inhoud mondeling te sturen.
Tot slot: laat de voorzitter rustig in te grijpen. Een simpele handopsteking of een zinsnede als: “Ik parkeer dit even, we dwalen af van de kern van de agenda,” doet wonderen. Blijf vriendelijk, kalm en extreem doelgericht.
Hoe voorkom je dat het patroon terugkomt?
Je hebt succesvol met elkaar heldere afspraken gemaakt. En nu? Het gevaar is dat je denkt dat het met één keer ingrijpen definitief is opgelost. De praktijk leert helaas anders. Gedrag dat jarenlang zonder tegenspraak heeft kunnen bloeien, verdwijnt zelden na één succesvolle interventie.
Het principe is helder: ruimte pakken en grenzen bewaken is een doorlopende gewoonte, geen eenmalig incident. Je zult je mentale incasseringsvermogen moeten blijven trainen, net als je fysieke conditie. Evalueer regelmatig met het hele team hoe de overleggen verlopen. Gebruik bijvoorbeeld structureel de laatste vijf minuten van de vergadering voor een heel korte reflectie: “Hebben we vandaag de spreektijd goed verdeeld? Heeft iedereen echt zijn of haar inbreng kunnen leveren?”
Door dit soort vragen continu en open te stellen, haal je de angel uit het patroon. Het bewaken van de tijd wordt een gedeelde teamverantwoordelijkheid. De dominante collega merkt onbewust dat de groep stuurt op gezamenlijke resultaten, in plaats van op de monoloog. Zo houd je met elkaar de regie en het overzicht stevig vast. En dat levert iedereen een enorme bak rust op.
Veelgestelde vragen
Wat doe ik als de kaper direct geïrriteerd reageert?
Blijf altijd bij de feiten. Vaak schiet iemand in de verdediging vanuit een diepgewortelde onzekerheid over de eigen oorzaak van dominant gedrag. Reageer rustig met: “Ik onderbreek je niet om je af te vallen, maar we hebben slechts beperkte tijd en ik wil zorgen dat we een compleet besluit nemen.” Maak het vooral niet persoonlijk; richt je op het proces en het gezamenlijke doel.
Moet ik niet gewoon de voorzitter erop aanspreken?
Absoluut. Buiten de vergadering om met de voorzitter spreken is een uitstekende en professionele tactiek. Geef aan dat je in de praktijk merkt dat de balans in het overleg af en toe zoek is. Vraag of de voorzitter hier de volgende keer expliciet op wil sturen. In veel gevallen is de voorzitter zich er in de hectiek van de dag niet eens volledig van bewust.
Wat als ik tot de conclusie kom dat ik zélf de dominante kaper ben?
Dat inzicht is wellicht pijnlijk maar veel waard. Zoals we vaak benadrukken: iedere verandering begint met bewustwording. Als je beseft dat jouw gedrevenheid te dominant overkomt, spreek dan met jezelf af dat je in het volgende overleg pas als derde persoon mag reageren. Of oefen eens met het uitsluitend stellen van verhelderende vragen in plaats van zenden. Ook kun je collega’s vragen om je een duidelijk sein te geven als je in de valkuil lijkt te stappen.
Werken deze tactieken ook als we online overleggen?
Zeker weten. Online is het soms zelfs nog makkelijker om tactisch in te grijpen. Gebruik de ingebouwde ‘handopsteken’-functie om heel visueel de beurt op te eisen, of typ je samenvatting alvast in de chat zodat iedereen meeleest. Ook kun je als voorzitter sneller iemands microfoon dempen als het echt uit de hand loopt, al is het natuurlijk professioneler om vooraf de spelregels voor het digitaal vergaderen goed met elkaar af te spreken. Succes met deze handreikingen, en geniet van je volgende, rustige overleg!
