Discipline en doorzetten. Daar draait het vooral om als je effectief met je tijd om wilt gaan. Tenminste, dat zeggen de time management goeroes. Maar eigenlijk draait het bij time management om 7 wezenlijke stappen. Stappen die het verschil maken. Samen vormen ze de sleutel tot effectief werken.
En zoals het met stappen is, je zet ze één voor één. In dit geval 1 per week, vandaar de 7-weken-challenge. Bij iedere ‘stap’ bepaal je van te voren waarom je deze stap zet. Wees zo specifiek, positief en persoonlijk mogelijk. Welk probleem los ik hiermee op? Geeft het mij rust, kan ik op tijd naar huis, et cetera?
Nog één ding: als je de eerste stap eenmaal hebt gezet, kun je niet terug. Je gaat voor de ‘finish’ want alleen dan kom je tot de kern van effectief werken.
OK, tijd voor de challenge!
Week 1 — Inventariseren
Pak een wit vel papier en schrijf alle informatiestromen op waar jij mee te maken hebt. Denk aan e-mail, telefoon, gesprekken bij de koffieautomaat, vergaderingen et cetera. Zet deze in kolom 1. Dit heb je weer nodig in week 3.
Week 2 — Maak één lijstje
To-do lijstjes, bellijstjes, wachten-op-lijstje, maillijstje en ga maar door. Hoeveel lijstjes heb jij? De meest succesvolle mensen, zijn diegenen met een leeg hoofd. Ja, ga daar maar aan staan. Hoe leeg is jouw hoofd? Maak van je hoofd geen ‘opberglaatje’, maar gebruik het voor dingen die er echt toe doen.
Om beslissingen te nemen, problemen op te lossen, brainstormen, et cetera. Maak daarom van alle lijstjes die je hebt, één overzichtelijke lijst en zorg ook dat al je taken daarop terecht komen. Dan weet je altijd precies waar je aan toe bent.
Week 3 — Opruimen
In week 1 heb je een overzicht gemaakt van alle informatiestromen. E-mail, vergaderingen, telefoon, afspraken.
Doen in week 3:
Voeg een tweede kolom toe aan dit lijstje. Nu is het zaak om te bepalen wanneer je wat opruimt. Bijvoorbeeld, één keer per dag besteed ik aan het opruimen van mijn mailbox. Zet dat in kolom 2. Als geheugensteuntje zet je in kolom 3 het moment van de dag of week. Het opruimen van je mailbox doe je bijvoorbeeld net na je lunchpauze.
Week 4 — Nee zeggen
Vraag je jezelf wel eens af wat er zou gebeuren als je iets niet doet? In deze week gaat het er om niet altijd maar ad-hoc bezig te zijn, maar bewust met je tijd om te gaan.
Doen in week 4:
• Meld je af voor minimaal 4 externe nieuwsbrieven die je nooit leest.
• Meld je ook af voor minimaal 3 internet e-maillijsten.
Vanaf deze week beslis je sneller over inkomende e-mails. Gebruik hiervoor de ABC-tool:
A- cc mail? B – lees het vluchtig door C – verwijder het
Week 5 — Overzicht
Effectief met je tijd omgaan betekent ook dat je precies weet waar je wat kunt terugvinden. Maak een lijstje van ‘opbergruimten’ (bijvoorbeeld mappen, laatjes, kasten, computer). En noteer welke je waarvoor en hoe vaak gebruikt. Beslis welke overbodig is/zijn. Leg spullen altijd op een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.
Week 6 — Planning
Goed plannen is een kunst en voor de meesten onder ons best lastig. Het gaat om prioriteiten stellen, welke taak is belangrijk en welke kan wachten?
Vraag jezelf hierbij af: ‘wat is het belangrijkste van mijn werk, wat is mijn doel?’. Om je een beetje te helpen; schrijf je drie grootste/belangrijkste projecten op die bepalend zijn voor jouw resultaten.
Blok vanaf deze week wekelijks 90 minuten in je agenda om aan het project te werken dat op dat moment urgent is.
Week 7 — Doen!
Ah, de laatste stap! Je bent er bijna. Waar het om draait bij Doen! is dat je die dingen doet waar je voor wordt betaalt. Daar hoort lummelen niet bij. Dus komt er een mail binnen, krijg je een vraag van je collega, beslis of het echt belangrijk is en of je het binnen 5 minuten kunt doen. Zo niet, dan doe je het niet nu.
Zijn er taken die meer tijd vragen? Gebruik dan een kookwekker of de wekker op je computer of telefoon. Zet ‘m op 20 of 30 minuten. In die tijd werk je vol aan die taak. Gaat de wekker? Dan stop je een paar minuten om daarna weer 20 of 30 minuten te werken.
Gefeliciteerd.
Je hebt het gedaan! Je hebt de 7-weken-challenge volbracht. Bravo!! Vanaf ben je je bewuster met je tijd en heb je je time management naar een hoger niveau gebracht.
Meer tips en trucs over effectief werken? Check ook de blogs over tijdwinst.
