Hoe vaak word jij gestoord tijdens je werk?

21 september 2015

5 tips voor meer focus, voldoening en concentratie

De waan van de dag regeert! De telefoon rinkelt voortdurend , e-mailtjes blijven maar binnen stromen en als klap op de vuurpijl kunnen ook je collega’s en leidinggevende niet zonder je. En aan het eind van de dag ben je niet toegekomen aan wat je eigenlijk van plan was ….Komt dit je heel bekend voor? Dan gaat er iets niet goed. Maar hoe en wat doe je hier aan?

Het effect van gestoord worden tijdens je werk

Amerikaans onderzoek, onder meer door de Universiteit van California, leert ons dat onderbrekingen echt ‘killing’ zijn voor onze productiviteit. Ik neem je even mee in de resultaten. Eerst maar eens de cijfers:

  • We worden gemiddeld iedere 11 minuten onderbroken. Ieder uur 5 keer dus!
  • Deze onderbrekingen duren gemiddeld 2,1 uur per werkdag.
  • En de kans op fouten in ons werk verdubbelt.
  • Werknemers zijn vermoeider en hebben meer lichamelijke en psychische klachten

Wil je er meer over weten? Lees hier dan het onderzoeksrapport over de invloed van onderbrekingen op jouw productiviteit.

Jezelf maar opsluiten dan?

Haha, natuurlijk niet! Werk bestaat ook voor een belangrijk deel uit contact en communicatie met klanten, collega’s en leveranciers. En ja, onderbrekingen zijn hiermee onlosmakelijk verbonden. Tijdens je werk is het, tenzij je bij de ambulancedienst werkt, echt niet nodig om elke e-mail, ieder telefoontje, whatsappje en collega die aan je bureau staat direct jouw aandacht en daarmee je tijd te geven.

Hoe dan wel?

Wil jij je minder laten leiden door de waan van de dag? En daardoor meer toekomen aan je eigen werk? De volgende tips helpen je om (een deel van) de dagelijkse verstoringen te verminderen en beter te organiseren waardoor je meer concentratietijd creëert. Ik neem je mee in de volgende stappen:

Tip 1 | Collega’s die ‘even’ wat vragen

Allereerst zijn er je collega’s die je ‘even wat komen vragen’. Een onderbreking met de nodige impact omdat je door ‘even te overleggen’ echt volledig uit de taak bent die je aan het doen was. Wat is dan de oplossing? Het basisidee is positieve alternatieven aanbieden: ‘Ik zit nu midden in deze calculatie. Vind je het goed dat ik straks voor de lunch even naar jou toe kom?’ of ‘Kun je iemand anders vragen?’. Dit maakt dat je deze onderbrekingen organiseert waardoor jij er minder last van hebt. Ook merk je dat je collega’s voordat ze je iets vragen beter kijken of je ‘in volle concentratie’ zit. Beide positief dus! Wel belangrijk om je beloftes na te komen zodat je collega’s weten dat ze kunnen vertrouwen op wat jij zegt.

Tip 2 | Plan een ‘inloopmoment’

Simpel en doeltreffend. Laat je collega’s weten op welk moment ze iedere dag even binnen kunnen lopen. Maak het zichtbaar in je agenda. En leg uit waarom je hiervoor kiest. Zo help je jouw collega’s om rekening te houden met jouw concentratie. Grote kans trouwens dat ze meer inspanning doen om hun probleempjes zelf op te lossen.

Tip 3 | 90 minuten per dag focustijd

Het effect hiervan is enorm! Sta ik iedere keer opnieuw versteld van als we de reacties horen in onze cursus time management. Het idee is als volgt: Je plant iedere dag een aaneengesloten blok van 90 minuten waarin je je helemaal afsluit van externe prikkels. Zoek een andere werkplek, schakel je telefoon door, werk eerst 90 minuten thuis of zoek een werkplekje in de lokale horeca. Het resultaat is enorm. Je krijgt meer gedaan. Voelt meer voldoening. En aan het einde van je werkdag heb je meer energie over.

Tip 4 | Geef je e-mail wat rust
Dit is een quick-win voor jouw concentratie. Krijg jij nog een melding rechtsonder in je beeldscherm bij iedere mail die binnenkomt? Of hoor je ieder keer een ‘ping’? Zet beide eens uit en kijk wat het doet voor jouw rust en focus. Dit doe je in Outlook 2013 via [bestand < opties < email] en dan onder het kopje ‘ontvangst nieuw bericht’ alle vier vinkjes uit. Heerlijk! En nu je toch aan het instellen bent,zorg ook dat als je vanuit je e-mail werkt, je niet voortdurend nieuwe e-mails binnen ziet komen. Dat doe je via [bestand > opties > geavanceerd] en zat dan onder het kopje ‘verzenden en ontvangen’ het automatisch binnenkomen van e-mails uit. Handmatig binnenhalen blijft gewoon werken hoor. Voorkomt meteen dat nieuwe prikkels voorrang krijgen op de zaken die je nog hebt liggen.

Tip 5 | Leg je mobiele telefoon weg. En stop met social media.

Ben benieuwd of je dit durft? Zet alle meldingen, geluiden en de trilfunctie uit. Ervaar eens hoeveel rust dat geeft. Het kan een paar daagjes duren. Afkickverschijnselen horen er een beetje bij. Laatst las ik een interessant artikel hierover: Waarom we verslaafd zijn aan likes op Facebook.Moet je zeker even lezen!

Oh ja, wil jij ook ieder moment van de dag bereikbaar zijn voor je kinderen? Geef ze dan het vaste nummer op je werk.


Kortom ……

Je kunt best veel doen om onderbrekingen minder van invloed te laten zijn op jouw werkdag en jouw productiviteit. Experimenteer. Zet een eerste stap. En voel het effect. Ik wens je veel succes! En natuurlijk hoor ik heel graag je ervaringen!
Heb je vragen? Mail me op arjan.bloemendaal@heteffectievewerken.nl
Ik denk graag met je mee!

In onze blog 'Afleiding de baas in 6 stappen' vind je nog een aantal extra tips.
Lees nog 15 tips in 'Onderbrekingen de baas, meer tijd voor focus'

Hartelijke groet,

Arjan Bloemendaal

Over Arjan ...

Arjan Bloemendaal | Samen met mijn collega’s van Het Effectieve Werken help ik mensen en organisaties om op een ontspannen manier het werk gedaan te krijgen en hun doelen te realiseren. In werk. En in privé. Voor alles wat we trainen in onze cursus time management en effectief werken geldt: Eenvoudig aan te leren. Gemakkelijk vol te houden. Heb je een vraag? Direct contact gaat het snelst via 06-51497365 of mail arjan.bloemendaal@heteffectievewerken.nl

Lees nog 15 tips in 'Onderbrekingen de baas, meer tijd voor focus'