Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100

Email management

5 tekenen dat je aan je email management moet werken

Goed email management is belangrijk, vooral omdat de mail je heel veel tijd kan kosten als je er niet bewust mee omgaat. Steeds weer even je e-mail checken lijkt niet heel tijdrovend, maar als je al die korte momentjes over een hele werkdag gezien aan elkaar plakt, dan zal je zien dat je uiteindelijk nog best veel tijd aan de mail kwijt bent. Hier komt nog bij dat de mail gewoonweg afleidt van de taken waar je je mee bezig zou moeten houden. Wanneer je eenmaal afgeleid bent, dan valt het niet mee om de focus terug te krijgen. Daar weet Het Effectieve Werken natuurlijk ook alles van. Alle goede inzet op het gebied van time management wordt namelijk gemakkelijk teniet gedaan door afleidingen.

 

Moet jij aan je email management werken?

De vraag is natuurlijk of jij al lekker bezig bent met een effectief mailmanagement, of dat je nog wel wat energie moet steken in je email management. Veel mensen denken dat zij best wel goed bezig zijn als het gaat om de e-mail checken en mailtjes verwerken. Toch blijkt in de praktijk dat de meeste mensen nog wel moeten werken aan hun email management. Hieronder vind je 5 tekenen die je vertellen dat jij echt nog wel wat moet sleutelen aan jouw email management.

 

1. Je mail openen is je eerste activiteit

Het is heel belangrijk om je werkdag goed te starten. Hier hebben wij je al vaker over verteld. Zonder goede start van de dag kun je de productiviteit voor de rest van de dag ook wel vergeten. Als je mail openen de eerste activiteit van de dag is, dan is dit een teken dat je niet goed bezig bent met email management. Deze eerste activiteit valt namelijk binnen het eerste uur van je werkdag en dit uur zou je volledig aan jezelf en aan jouw eigen takenlijst moeten besteden. De tijd die je aan de mail besteedt is eigenlijk tijd die je aan anderen besteedt. Wachten tot een later moment dus!

 

2. Elk kwartier je e-mail checken

Merk je dat je minstens eenmaal per kwartier je mailbox checkt? Dan is dit een heel sterk teken dat je email management niet op orde is. Dit kost je niet alleen veel tijd, maar je biedt jezelf ook geen gelegenheid om in een optimale focus voor je werkzaamheden te komen. Hier komt nog een heel vervelend feitje bij. Je IQ wordt namelijk met gemiddeld 10 punten verlaagd wanneer je constant je mail checkt!

 

3. Je hebt meerdere pushmeldingen ingesteld

Je hebt maar één inbox. Wanneer er een mail binnenkomt, dan begint je smartphone te pingelen, je smartwatch geeft je een melding én je ziet een notificatie binnenkomen op het beeldscherm van je computer. Hier gaat echt iets mis. Drie meldingen voor één mailtje? Dat geeft aan dat je eigenlijk bang bent om een mailtje te missen. Het geeft ook aan dat je de drang voelt om iedere mail per direct te lezen. Dit is bijzonder slecht voor je hersenen! Meldingen schaden de hersenen, letterlijk, dus we moeten dit tot een minimum beperken. Daarnaast is het natuurlijk ook zo dat al die meldingen je uit je concentratie halen, waardoor je veel minder productief bent. Uitschakelen die meldingen!

 

4. Je hebt geen idee hoeveel tijd de mail je kost

Als je goed bezig bent met email management, dan weet je precies hoeveel tijd de mail je kost. Wanneer je dit niet weet, dan is er werk aan de winkel. Houd eens bij hoeveel tijd het je kost om steeds de mail te openen, te lezen en te beantwoorden. Je zult waarschijnlijk schrikken van het resultaat en dit is een teken dat je actie moet ondernemen. Het is echt meer dan voldoende om de mail drie maal per dag te openen en te verwerken. Doe dit aan het begin van je werkdag, op de helft van je werkdag en aan het einde van je werkdag. Dit is echt voldoende en het bespaart je veel tijd, waardoor je ook veel productiever bent.

 

5. Je ziet elke mail als een ‘noodsituatie’

Je voelt de drang om elke mail die je ontvangt per direct te openen. Ieder mailtje kan van ‘levensbelang’ zijn! Ook dit is een duidelijk teken dat je email management wel wat verbetering kan gebruiken. Er worden wereldwijd elke dag meer dan 200 miljard mailtjes verstuurd en ontvangen. Een gemiddeld persoon ontvangt 88 mailtjes per dag. Zelfs als het je slechts twee minuutjes zou kosten om iedere mail te openen en te bekijken of te beantwoorden, dan kost dit je dus al snel 3 uur per werkdag! Het verhogen van de productiviteit start met het loslaten van de ‘must’ om iedere mail direct aan te pakken. Met de juiste email management tips kun je gemakkelijk 20% tijd besparen. Hieronder vind je mail tips om dagelijks minder tijd aan de mail te besteden.

 

Meer email management tips?

Email management tips zijn natuurlijk onderdeel van time management tips. Hoe beter en effectiever je met de mail omgaat, hoe meer tijd je bespaart om productief te zijn. Een time management training helpt je bij het goed indelen van je werktijd, zodat je meer vrije tijd overhoudt. Schrijf je direct in voor een leuke training, cursus of workshop en ervaar de voordelen. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen voor meer informatie of advies. 

Andere lazen ook

De 60 beste time management tips

17-07-2017

We hebben de 60 beste time management tips voor je verzameld. Tips voor op kantoor, thuis, je studie en drukbezette ouders.

Lees meer

Wat productieve mensen gemeen hebben – 9 tips

13-03-2017

Productieve mensen hebben een doel, weten waar hun prioriteiten liggen en focussen zich op de belangrijkste taken. 9 tips hoe ook jij een stuk productiever kunt worden dan je denkt.

Lees meer

Weersta iedere verleiding met deze vijf technieken

30-01-2017

Het lijkt het wel of je opgeslorpt wordt door ad hoc vragen, nutteloze verzoeken en mails. Aan belangrijke dingen kom je niet toe. Pas als iedereen weg is. Maar ja, dan is de dag alweer bijna voorbij. Herkenbaar?

Lees meer