Hoe geef ik leiding aan mijn thuiswerkende collega’s

23 maart 2020

Het is een bijzondere tijd. Binnen een week is er onvoorstelbaar veel veranderd binnen kenniswerkend Nederland. Angst en onzekerheid bij veel ondernemers, zzp-ers en uitzendkrachten. En veel mensen werken anders. Fysieke bijeenkomsten vinden niet of nauwelijks meer plaats. En veel kenniswerkers werken volledig thuis. Voor iedereen met kinderen betekent dit thuiswerken, hard werken in combinatie met zorgtaken. Een hele uitdaging!

Ook voor managers en leidinggevenden is deze nieuwe werkelijkheid een uitdaging. Een uitdaging die vraagt om een meer specifieke aanpak en ander gedrag en de inzet van specifieke vaardigheden. Deze blog met 9 praktische tips gaat over leiding geven aan medewerkers op afstand.

“Eigenlijk wil ik gewoon dat mijn teamleden naar de zaak komen”. “Dit staat in onze contracten en zo werken wij altijd. Het heeft ons het succes gebracht. En thuiswerken is slecht voor de productie. Het leidt enorm af. Is dat zo raar? Dat mag ik toch gewoon vragen?”

Wat mag wel en wat mag niet?

Juridisch gezien mag een werkgever van de werknemen verlangen dat deze naar het werk komt en daar zijn werkzaamheden verricht. De werkgever draagt ten alle tijden zorg voor een deugdelijke en ergonomisch verantwoorde werkomgeving. Wanneer thuiswerken in de arbeidsovereenkomst is opgenomen, is de situatie overzichtelijk. Daar waar dit niet het geval is, is er geen eenduidige rechtspraak over. De werkgever kan dus, ook in Coronatijd, de werknemer vragen naar de zaak te rijden. Echter, de omstandigheden zijn nu dusdanig veranderd dat het van elke werkgever juist nu heel slim is om thuiswerken wel te stimuleren.

Positieve sfeer en energie

In deze periode met veel onrust is het belangrijk om de sfeer zo goed mogelijk te houden binnen je team. Gemakkelijker gezegd dan gedaan in een volledig onbekende situatie vol met stress en onzekerheid. Maken mijn teamleden de uren wel? En hoe dan met constant kids en partner op de lip? Maar ook….. Hoe behoud ik zelf het overzicht en verlies ik de grip niet? Wat wordt er van mij verwacht? Wat is wel handig om te doen? 

De voordelen van thuiswerken voor teamleiders

Voor teamleiders heeft “thuiswerken” voordelen. Je leert als teamleider onder druk en dus versnelt hoe je leiding geven op afstand kunt invullen. Ook dwingt de situatie je eigenlijk om minder bezig te zijn met controleren op inspanning. Je kunt je echt ontwikkelen op het vlak van faciliterend en dienend leidinggeven als je wil. En je bent even van alle ad hoc vragen tussendoor verlost en andere afleiding af.  Nadenken over de toekomst en doelgericht werken wordt hierdoor gemakkelijker.

9 praktische tips voor leidinggeven op afstand

Tip 1 | stop met sturen op afstand

Laat het begrip sturen los. Sturen op afstand kan niet, en eigenlijk werkt sturen in de organisatie ook niet. Zie het als een kans om medewerkers zelf hun keuzes te laten maken in prioriteit.

Tip 2 | vertrouw en geef vertrouwen

In deze situatie is vertrouwen en vertrouwen geven essentieel. Je zult zien dat bijna iedereen het vertrouwen waard zal zijn. Er is een groot gevoel van saamhorigheid. En de meeste mensen dragen graag een grote steen bij. Het vraagt echt niet van je om iedereen gerust te stellen in de zin van alles  komt goed. Zeker als je daar zelf onzeker over bent. Vertrouw op de intenties van je teamleden en spreek dat vertrouwen ook uit.

Tip 3 | persoonlijke aandacht en oprechte interesse

In je rol van leidinggevende heb je veel invloed op de motivatie en het energieniveau van de individuele medewerker. Besteed vooral aandacht aan de persoon van de medewerker. Bel, zoom of skype een paar keren per week. Toon oprechte interesse in de emoties en gevoelens. Hoe gaat het met je? Hiermee maak je echt het verschil. Extra tip: soms begint een collega gelijk over het werk. Reageer niet te inhoudelijk en maak de brug naar… maar waar ik je even voor bel. Hoe gaat het met jou op met moment?  

Tip 4 | benader de eerste paar weken als “rouwperiode”

Het is een onzekere tijd. Onze geliefde zekerheid is sinds vorige week overleden of in coma. Realiseer je als leidinggevende dat dit grote impact heeft op mensen. In het algemeen verloopt een rouwproces in 4 stappen.

Fase 1 : fase van ongeloof en ontkenning.

Fase 2 : fase van boosheid en woede

Fase 3 : fase van desoriëntatie

Fase 4 : fase van aanvaarding

Bij ieder mens verloopt het proces anders qua volgorde en tempo. Als leidinggevende kun jij in iedere fase iets betekenen. Het lijkt een beetje als of veel mensen in fase 1 zitten. We doen zoveel mogelijk wat we anders ook doen. Alle blogs en flogs over thuis werken gaan er over… houd je structuur en doe wat je anders ook doet. Helaas zien we dat nu ook in de weekenden op stranden en bouwmarkten. In een rouwperiode zijn mensen snel afgeleid door verdriet , angst en zorgen. Ze zitten snel in hun hoofd. Het energieniveau is laag of wisselend en de emoties vliegen alle kanten op.

Benader de eerste weken als rouwperiode. Accepteer dat de productie en de kwaliteit van werk minder is dan “normaal”. Wees dankbaar voor de voortgang die er is en geniet van de saamhorigheid. Bekrachtig waar je kunt en complimenteer en spreek moed in. En weet …na aanvaarding ontstaat er straks weer energie.  

Tip 5 | Probeer richting geven en stel samen concrete en minder ambitieuze doelen

Vooral nu is het goed om met elkaar concrete en kleine doelen te stellen bv per week. Dit geeft overzicht. En medewerkers komen hierdoor gemakkelijker in de juiste actiestand. Door doelen niet te ambitieus te stellen is de kans op succes groter. Hierdoor ervaren jouw teamleden sneller voldoening. Dit versterkt de motivatie. Zo breng jij de beweging weer op gang. Spreek per week vooraf met de teamleden af wat jullie die week graag gerealiseerd willen hebben. Niet vanuit de acties, maar vanuit het resultaat. Houd de doelen of resultaten overzichtelijk en klein. En besteed echte aandacht aan de mate van commitement.

Tip 6 | Plan samen gezamenlijke afstem-momenten

De behoefte aan sociaal contact is bij veel medewerkers groot.  Maak met je team en ook met de individuele medewerkers afspraken over concrete afstem momenten. Bijvoorbeeld 1 x per dag 15 minuten. Extra tip: werk met een agenda met agendapunten.  

Tip 7 | Stem samen heldere kaders af

Als je fysiek met elkaar samenwerkt ontstaan er gemakkelijker gezamenlijke kaders. Bij thuiswerken ontbreekt de “mores” van de groep. Tip:  Stem samen met elkaar heldere kaders af. Kaders in de zin van speelwijze en spelregels. Hoe gaan we met elkaar om? Wat verwachten we van elkaar? Wat wordt de insteek van het afstem moment? Hoe communiceren we als team met elkaar? Hoe houden we elkaar tussendoor op de hoogte? Heldere gezamenlijke kaders geeft duidelijkheid en structuur aan het team en aan jou als teamleider. Hierdoor wordt loslaten in de praktijk gemakkelijker.  

Tip 8 | Geef mensen de ruimte

Het gevoel van autonomie is belangrijk voor medewerkers. Geef medewerkers de ruimte. Als jij de medewerkers de ruimte geeft om de werkdag zelf vorm te geven. Betaalt dit zich terug! Stel geen controle vragen om grip te voelen. Geef vertrouwen en koers samen op de afgestemde output

Tip 9 | Zorg voor de juiste tools

Een goed stuk gereedschap is het halve werk. Dit geldt zeker ook voor een kenniswerker. Faciliteer je teamleden met goedwerkende tools. Zorg dat ze geautoriseerd zijn en check of het AVG proof is. Onder druk wordt alles vloeibaar. Sinds vorige week is er meer ontwikkeld dan in de jaren ervoor. Vraag medewerkers naar hun ervaringen. Als iets niet goed en fijn werkt. Probeer het z.s.m. op te lossen. Het liefst werken mensen qua equipment als op het werk. In onze training timemanagement horen wij het vaak van medewerkers. Ik werk niet graag thuis omdat ik daar geen tweede scherm heb. Onze tip aan leidinggevende in zo’n geval. Regel dat tweede scherm. De investering in euro’s heb je zo terug. Het faciliteren zorgt voor een grote medewerker tevredenheid en hoger output

Succes met leiding geven……. op afstand.