We weten nog steeds erg weinig van ons brein, maar worden er wel elke dag een beetje beter in. Binnen onze training timemanagement komt het onderwerp concentratie vaak aan bod. Eigenlijk spreken we dan vaker van energiemanagement, dan over timemanagement. Hoe meer energie, hoe beter je concentratie. Wat kun je zelf ondernemen om je concentratie te verbeteren? Daarover gaat deze blog.
Terug naar de industriële revolutie
Henri Ford is de grondlegger geweest van het standaardiseren van de 8 uur durende werkdag. Niet de bedenker, wel degene die het wereldwijd verspreid heeft. Waren die 8 uren gebaseerd op concentratie, focus of maximale productiviteit? Zeker niet. Het is puur geïntroduceerd omdat de 24 uren dan gemakkelijk op te knippen waren. 8 uren werk, 8 uren ontspanning, 8 uren rust. Tevens was het handig om bijvoorbeeld een 3 ploegendienst op te zetten.
Omdat onze hersenen door de evolutie heen slechts 3% zijn veranderd is de standaard van 8 uren nog steeds vaak leidend. Wel is er een minimale verandering zichtbaar omdat onderzoeken keer op keer aantonen dat we maximaal 2 uren productief zijn in een 8 uur durende werkdag. Daarnaast speelt de opkomende welvaart een rol (meer vrije tijd, meer beleving) en ook de rol van de manager in het bedrijfsleven (meer sturen op output en minder op inspanning). Tijdens de industriële revolutie, en ook nog veel later, werd niet gekeken naar concentratie maar naar inzet, hard werken en uren maken.
Terug naar het heden
Omdat output steeds meer leidend wordt, zien we een verschuiving in leiderschap en ook in de vraag hoe de concentratie vast te houden. Hoe meer concentratie, hoe sneller en beter het werk af is en hoe meer tijd er is voor andere zaken. Zeker met thuiswerken is deze vraag alleen maar toegenomen. Het komt er kort gezegd op neer dat het in elk geval belangrijk is om af en toe bij je concentratie stil te staan.
Wetenswaardigheden over concentratie
Wat weten we over concentratie? Wat we zeker weten is dat we een beperkte concentratieboog hebben. Deze boog zal maximaal een uur of iets langer zijn, uitgaande van de perfecte omstandigheden.
Tevens is onderzocht dat onze concentratie enorm toeneemt wanneer onze energie toeneemt. Dat kan op 3 manieren.
- Er zijn steeds meer bedrijven die powernap ruimtes inrichten voor hun personeel bijvoorbeeld. De ideale powernap duurt 26 minuten. Ook al slaap je niet echt, de ogen dichtdoen en na 20 minuten weer openen geeft een enorme energie boost.
- Alleen wandelen geeft energie. Frisse buitenlucht helpt
- Niks doen. Mensen die mediteren kennen het. Gewoon 5 minuten niets doen, uit het raam kijken of wat ook. Geen social media checken.
Onze concentratie hangt ook af van het aantal prikkels. Teveel prikkels zoals afleiding, onderbreking, honger, dorst werken averechts. Maar ook te weinig prikkels zoals verveling helpen niet. Heb je wel eens naar een amateur video gekeken van een spelend kind in bad? Hoe lang hou je dat vol? Of heb je wel eens een boek gelezen, en bijgehouden hoe snel je aan andere dingen denkt? Onze hersenen moeten dus op de juiste manier geprikkeld worden.
Een teveel aan prikkels maakt dopamine aan. Dopamine is een belangrijke neurotransmitter, echter een teveel ervan (bijvoorbeeld de drang naar meer en meer aandacht omdat je de notificaties van je social media niet uit durft te zetten) kan zelfs verslavend werken. Regelmatig horen we in de cursus timemanagement dat mensen tocht te nieuwsgierig zijn en het echt lastig vinden om meldingen uit te zetten.
Tips om je concentratie te verbeteren
Daar komen ze:
Tip 1 | geniet van géén concentratie
Uren concentreren. Je blauw ergeren omdat je weer bent afgeleid. Het irritant vinden dat je aan vakantie dacht terwijl je een belangrijk document aan het lezen was. Accepteer dat je niet de hele dag “aan” kunt staan. Stel dat je per dag 2 blokken inbouwt van 30 minuten of een uur en je plant deze bewust, dan kun je in de rest van de tijd prima afgeleid raken of nieuwsgierig zijn naar een bellende collega.
Tip 2 | Beloon jezelf nadat je iets hebt afgerond
Vooral bij wat saaiere taken zijn we snel geneigd om toch even iets anders te doen, toch even social media checken. Onze hersenen worden graag beloond. Dopamine bijvoorbeeld, is een gelukstof die wordt aangemaakt in onze hersenen. Iets saais doen wordt dan dus beloond met een social media check. En wanner dan blijkt dat je vele likes hebt ontvangen is de drang naar een snellere terugkeer nog groter. Beloon je zelf bewust na het afronden van een saaie taak. Bijvoorbeeld door eerder stoppen met je werk. Dit werkt direct goed voor je concentratie.
Tip 3 | Doe aan timeboxing
Timeboxing komt uit de projectmanagement wereld. Je kunt het altijd en overal toepassen.
- Kies een activiteit die je graag wil afronden. Beschrijf deze activiteit vanuit de gewenste uitkomst
- Bepaal de hoeveelheid tijd die je er aan wilt besteden
- Blok tijd in je agenda
- Knip de gewenste uitkomst op in kleine deelactiviteiten zodat je telkens iets kunt afronden
Ons brein denkt in eindigheid dus telkens wanneer een stap is afgerond geeft dit extra energie en dit is weer goed voor je concentratie.
Tip 4 | Gebruik de pomodoro techniek
Deze techniek (ook als app te downloaden), gaat er vanuit dat je 25 minuten werkt en 5 minuten pauze houdt. Door bewust deze techniek toe te passen stijgt direct je concentratie. Een stopwatch of een kookwekker werken ook prima.
Tip 5 | Zorg voor overzicht
Wanneer je een helder overzicht hebt over al je taken, en je hebt niets in je hoofd zitten, maar enkel in 1 systeem dan gebruik je de hersenen niet meer om te onthouden. Dit geeft wellicht zelfs de grootste concentratie stimulans. Wanneer je in een taak zit en er komen allerlei gedachten in je hoofd naar boven, zal dit direct leiden tot interne afleiding en dus voor concentratieverlies. Heb je overzicht, dan heb je rust. Handige tools om 1 overzicht te maken zijn to do (outlook), Todoist, Google taken, Monday.
Tip 6 | Gebruik hulpmiddelen
Ga bewust op een rustige plek zitten. Koop een Noise cancelling kooptelefoon, zet al je notificaties uit, draai je buro van het raam af. Dit helpt om bewust even geconcentreerd te werken. Een taak die 20 minuten duurt, kan zomaar oplopen naar uren wanneer we ons laten afleiden of onderbreken.
Tip 7 | Draag bij aan een andere bedrijfscultuur
Moet je een mail binnen 15 minuten beantwoord hebben? Worden spoedzaken gedeeld via chat of mail? Staat de deur voor iedereen altijd open? Halen we altijd koffie voor elkaar? Is overwerken normaal? Dan is het tijd om zelf in actie te komen. Je bent namelijk zelf onderdeel van deze cultuur. Ga met elkaar het gesprek aan, vanuit zorg en respect en start uiteraard altijd met het te bereiken resultaat. Zie hiervoor Eén van onze andere blogs over gewenst uitkomst denken.
Een uur per dag concentratie levert je een enorme boost op in effectiviteit. En heb je vragen? Martin.van.limbeek@heteffectievewerken.nl
