Multitasken is een term die oorspronkelijk uit de IT wereld kent en we kennen de eeuwenoude grap dat vrouwen wel kunnen multitasken en mannen niet. Maar wat is nu eigenlijk multitasken? Kunnen we wel multitasken en wat is de consequentie van vaak proberen te multitasken? Lees het allemaal in deze blog.
Wat is multitasken?
Multitasken is het uitvoeren van 2 taken tegelijk. En om maar met de deur in huis te vallen, dat kunnen we niet! Sinds de opkomst van met name computers en digitalisering is de verleiding om te multitasken enorm toegenomen. Een word document openen, Email binnen zien komen, een CRM pakket dat zorgt voor afleiding, een Teams bericht en een collega die een vraag stelt, en dat allemaal tegelijkertijd. Herkenbaar?
De afgelopen 20 jaren is de wereld, met name door automatisering en digitalisering, enorm veranderd. Ga maar eens terug in de tijd. Hoe lang bestaat de mobiele telefoon? Hoe lang bestaat zelfs internet? En vanuit de software wereld is er een enorm belang om de aandacht te trekken richting software. De pop-up meldingen en afhankelijk van software neemt daardoor ook enorm toe. Met als gevolg meer dopamine, minder regie, meer controle en meer afhankelijkheid. Kijk even naar bijvoorbeeld het aantal burnouts in Nederland bijvoorbeeld.
Om terug te gaan naar het onderdeel multitasken is er 1 kanttekening: We weten erg weinig van het brein. Onderzoeken wezen tot nu toe uit dat multitasken niet kan, maar de praktijk kan soms anders zijn. Dus concreet: 2 taken uitvoeren waarbij je brein ook maar een klein beetje moet nadenken, is niet te doen.
Hoe werkt multitasken?
Kunnen we dan echt niets tegelijkertijd? Zeker wel! En dat kan op 2 manieren:
- Routinematigheid en vanzelfsprekendheid
- Snel switchen
Bij routinematigheid hoef je niet te switchen maar kan je brein zich richten op 1 taak en voert de andere als vanzelf uit. Lopen en praten gaat bijvoorbeeld prima samen. Dus heb je een klus die je compleet routinematig kunt uitvoeren, dan kun je prima 2 dingen tegelijk. Moet je brein er ook maar een klein beetje bij nadenken, dan kan het niet.
Snel switchen betekent dat je snel van de ene taak naar de andere taak gaat. Even een mail beantwoorden, en weer door met je offerte bijvoorbeeld. De consequentie van snel switchen is:
- De kans op fouten neemt toe met 200 procent
- Er is een opstarttijd van 20 minuten per taak
- Je IQ daalt tijdelijk met ongeveer 10 punten
Wellicht herken je het wel, even een vraag tussendoor beantwoorden en dan weer door met je verslag. Hoe vaak moet je er dan weer “helemaal inkomen”? Naast de 3 genoemde punten betekent het simpelweg dat het je brein energie kost.
Ons brein
Ons brein heeft een korte termijn en een lange termijn geheugen. In je korte termijn zitten de taken die je op dat moment moet doen en in je lange termijn zitten de zaken die je nog eens wilt oppakken of denkt te moeten onthouden. Ook zitten je herinneringen in je lange termijn geheugen. Denk eens terug aan een vakantie van bijvoorbeeld 2 jaar geleden? Dan duurt het even voordat er weer beelden naar voren komen en je weer zaken kunnen herinneren. Letterlijk haal je het dan van je lange naar je korte geheugen.
In je korte termijn geheugen zit de taak die je moet uitvoeren. Wil je 2 dingen tegelijk doen, dan verplaatst je brein de taak van kort naar lang en telkens bij het switchen kost het je brein dus energie om het terug te halen. Vandaar ook dat snel switchen veel tijd maar ook veel energie kost.
Voordelen en nadelen van multitasken
Over de voordelen kunnen we kort zijn: Die zijn er niet. De nadelen zijn legio, zoals in deze blog al beschreven. De verleiding is echter erg groot om toch te multitasken.
- Even je collega helpen, wel zo collegiaal toch?
- Even die mail beantwoorden die ik net zag binnenkomen?
- Even dat team berichtje afhandelen, dat geeft me rust
- Even facebook checken nu ik toch afgeleid ben
Allemaal herkenbaar toch? En afleren gaan we het nooit helemaal doen, alleen afbouwen wellicht wel.
tips om multitasken te voorkomen
Hieronder een aantal concrete tips om multitasken te voorkomen:
- Zet alle notificaties uit van zo veel mogelijk apparaten. Mail, teams, telefoon, echt alles. Denk je dat dit echt niet kan? Waarschijnlijk valt het wel mee. Hoe belangrijk is het echt?
- Begin de dag met een concrete, kleine activiteit zodat dit direct energie geeft
- Knip je taken op in kleine deeltaken van maximaal 15 a 20 minuten per taak. Dan hou je de energie vast en is de kans op multitasken veel kleiner
- Deel je werk in categorieën. Bijvoorbeeld, bellen, mailen, korte acties van minder dan 15 minuten enzovoorts. Hiermee bundel je makkelijker soortgelijke activiteiten
- Start Outlook op vanaf je taken en niet vanaf je mailbox. Dan begin je met iets wat jij belangrijk vindt, en niet met wat anderen prioriteit geven.
- Schets in je agenda, je ideale week. Met pauzes, focusblokken, werkblokken en vaste afspraken. Zodat je steeds meer ideaal naar voren komt.
- Oefen routinematigheid. Een aantal standaardtaken kun je routinematig oefenen door ze vaak te doen en vooral te herhalen. Auto rijden en praten gaat prima, terwijl je toch veel handelingen moet verrichten om auto te rijden.
- Besef dat monotasken altijd succesvoller is en meer energie oplevert.
- Gebruik handige tools om je werkzaamheden perfect te ordenen en te organiseren. Voorbeelden zijn MS Taken, MS ToDo, Asana, Todoist, Monday.
Kunnen we eigenlijk wel multitasken?
Volgens mij is die conclusie wel getrokken. Nee, dat kunnen we niet. En wanneer je het toch doet dan kost het echt veel tijd en energie. De kunst is dus om veel meer werkzaamheden achter elkaar te zetten en ze 1 voor 1 af te ronden in kleine stapjes.
Kies altijd voor monotasken zodat je meer rust krijgt en simpelweg tijd bespaart. En wie wil dat nu niet?
