Op afstand werken?

18 maart 2020

In deze lastige tijd helpen we graag! De meeste mensen werken nu, daar waar het kan, thuis. Dit geeft een enorme boost aan de online producten die er op dit moment worden aangeboden. Een paar van die producten wil ik hieronder graag met jullie delen. Via Google zijn de meeste handleidingen wel te verkrijgen, echter voor dummies is het nog niet altijd gemakkelijk om direct aan de slag te kunnen.

De onderstaande online tools zijn bedoeld om op afstand te kunnen overleggen, vergaderen of te sparren met een collega.

Whatsapp videogesprek

Iedereen kent natuurlijk whatsapp. Deze tool werd in beginsel veel privé gebruikt, echter in de zakelijke markt is het gebruik sterk stijgende. Whatsapp is met name handig om met een kleine groep mensen (maximaal 4) een video conference te starten. Hoe werkt het:

1. Open whatsapp en selecteer degene met wie je een gesprek wil beginnen. Start een videogesprek door rechtsboven op het video icoontje te drukken.
2. Zodra het gesprek tot stand is gekomen klik je rechtsboven in op het icoontje om een extra persoon toe te voegen.
3. Voeg de persoon toe en er ontstaat een klein groepsgesprek.

Voordeel is dat het zeer laagdrempelig werkt en iedereen whatsapp kent. Nadeel is dat je slechts kunt videobellen zonder verdere tools te kunnen gebruiken.

Zoom

Zoom is een simpele en erg mooie tool om met kleine en grote groepen op astand te kunnen vergaderen. Documenten kunnen worden getoond en degene die aan het woord is komt in beeld of wordt helder aangeduid. Daarnaast kan de achtergrond worden verandert en zijn er tal van andere mogelijkheden voor modern vergaderen op afstand. Kies je voor de gratis variant dan kun je tot maximaal 40 minuten, met groepen van maximaal 100 mensen online samenkomen. Hoe werkt het:

1. Ga naar zoom.us
2. Klik rechtsboven op sign up en schrijf jezelf gratis in. Handigst is met een google account
3. Na aanmelden klik je rechtsboven op “doe mee aan een vergadering”
4. Daarna kun je ervoor kiezen om een vergadering te plannen
5. Op het eerste blad vul je de standaarsgegevens in (naam vergadering, tijd en duur)
6. Sla dit tabblad op, en je komt in het 2^e In dit tabblad vind je ook de tekst “kopieer de uitnodiging” Klik erop en maak daarna een mail naar de mensen die je wilt uitnodigen en plak de URL in de mail.
7. Wanneer je dan op start de vergadering klikt en de deelnemers klikken op het icoontje in hun mail, dan kan de vergadering starten.

Tijdens de vergadering staan links onderin een aantal buttons. Probeer ze eens uit! Handig is wel om de documenten die je wilt gebruiken tijdens de meeting alvast klaar te zetten.

Microsoft Teams

Vele organisaties werken reeds met Microsoft teams. Binnen Het Effectieve Werken hebben we een samenwerking met een Microsoft partner om ook technisch de inrichting van MS Teams bij onze klanten te kunnen verzorgen. In dit stuk wordt niet ingegaan op de werking van teams maar alleen op het stuk, afstand vergaderen. Dit geldt uiteraard voor degene die in het bezit zijn van MS Teams (een office 365 licentie)

Optie 1.

1. Open MS Teams
2. Naast alle teams vind je links icoontjes die de basis functionaliteiten weergeven. Klik op oproepen
3. Start een videogesprek en nodig extra deelnemers uit door op de balk te klikken (deelnemers weergeven) en daarna een nieuw persoon uitnodigen

Optie 2.

1. Open MS Teams
2. Ga naar een reeds samengesteld team, of maak een nieuw team door links onderin op het icoontje te klikken
3. Wanneer je het team opent zie je midden onderin het scherm een video tekentje. Klik hierop
4. Je kunt kiezen tussen direct vergaderen met de teamleden of een vergadering plannen. Wanneer je een meeting plant, komt deze in je outlook agenda. Via agenda of teams kun je kiezen voor “joint he meeting”

Mocht de infiormatie te summier zijn, stuur me rustig een privé bericht. We zijn er om elkaar te helpen

Martin van Limbeek