Duren vergaderingen veel te lang en ervaren mensen het als tijdverspilling? Zie je dat je mensen tijdens de vergadering met heel andere dingen bezig zijn? Leggen vergaderingen een te groot beslag op kostbare werktijd en is er te veel geneuzel? Dat kan beter.
Je hebt alles al geprobeerd
Je denkt dat je alles al geprobeerd hebt. Al een paar keer heb je het aan de orde gesteld. Je hebt voorgesteld dat laptops en mobieltjes van tafel moeten, maar gek genoeg accepteert de groep het steeds als maar een enkeling daar bezwaar tegen maakt. Een week later zit weer de helft te mailen of wie weet wat voor onzin op hun mobiel te doen.
De betrokkenheid van de deelnemers bij de vergadering is laag, ze zijn niet scherp en het heeft een slechte invloed op ieders motivatie. Nu moet het maar eens afgelopen zijn.
Hoe lukt het wel?
Dit is allemaal afgelopen als je staand vergadert. Gooi dit niet in de groep maar neem als voorzitter gewoon de beslissing. Uitgangspunt is dat laptops en telefoons uitstaan en weg zijn geborgen. Ze staan dus ook niet op trillen. Plan een halfuur, maximaal 45 minuten. Notuleren gaat niet staand, dus je schrijft alleen de afspraken en besluiten op een flap. Aan het eind maak je er een foto van en die stuur je rond. Dan heb je ook geen nawerk meer.
6 voordelen
Niet alleen kost staand vergaderen veel minder tijd dan zittend vergaderen, het levert ook meer energie op, meer onderling begrip, de mensen bewegen meer, beslissen efficiënter en na afloop voel je je meer voldaan. Nog niet overtuigd? Dit zijn de redenen.
1. Staand vergaderen is sneller
Lang staan is niet prettig. Mensen hebben daardoor minder de neiging om uit te weiden over bijzaken. Staand houd je niet gauw een oeverloze toelichting op een onderwerp en herhaal je minder vaak argumenten. De vergadering duurt als gevolg daarvan korter, dus iedereen heeft meer tijd om te besteden aan het uitvoeren van de besluiten en acties. Ik zie ook in de praktijk dat mensen staand minder lang van stof zijn. Je merkt direct dat ze sneller tot de kern komen in hun argumenten, zodat je sneller tot besluiten komt.
Misschien herken je het ook wel bij jezelf; als je zit ben je eerder geneigd om een uitgebreid verhaal te houden.
2. Het energieniveau is beter
Staan geeft een andere energie dan zitten. Mensen zijn alerter en zitten frisser in de vergadering. Ze zijn actiever, omdat hun houding actiever is; ze zitten niet onderuitgezakt achter een stapel papieren en toestanden voor zich, die ook nog eens afleiden. Een mens rust niet uit van onderuitzakken, maar wordt daar juist suf van.
3. Meer beweging
Wie staat beweegt vanzelf wat meer. Dat heeft weer een positief effect op de batterij van je mensen. Ze blijven langer fit gedurende de werkdag, omdat ze meer afwisseling hebben in hun houding. Dat is beter voor hun lijf, net als staan achter het bureau. Naast meer energie voelen je mensen zich langer fit. Dat moet effect hebben op de productiviteit.
4. Meer begrip
Omdat je staand gemakkelijker beweegt, is er meer activiteit en daardoor ook meer non-verbale communicatie, die de gesproken communicatie ondersteunt. Mensen begrijpen elkaar en de standpunten van de ander sneller. Dat bevordert het groepsproces.
5. Efficiënter beslissen
Ik zie dat mensen zich vrijer voelen om dingen te roepen als ze staan. Kennelijk maakt staan de sfeer informeler en de creativiteit neemt toe. Doordat mensen niet comfortabel onderuit kunnen zitten, zijn ze minder geneigd zich terug te trekken uit het gesprek. Ze nemen gemakkelijker beslissingen. En dat is precies wat je wilt op een vergadering.
6. Het geeft een voldaan gevoel
Na de vergadering loopt iedereen met een meer voldaan gevoel de vergadering uit, want je bent samen sneller tot besluiten gekomen en ze voelen zich energieker dan wanneer ze onderuitgezakt hebben zitten mailen op hun mobiel.
Wat merk jij?
Tip:
Durf het experiment aan! Neem nu het initiatief zonder het eerst uitgebreid te bespreken (in een vergadering…). Beslis vandaag dat je de volgende vergadering staand houdt. Mail nu alle deelnemers dat de eerstvolgende vergadering staand is en drie kwartier duurt. Verbied laptops en mobieltjes. Hang een flap op voor de afspraken en besluiten. Of zet een statafel neer met 1 laptop voor de akties en besluiten. Ik ben heel benieuwd: wat levert jou dat op? Plaats het hieronder in het reactieveld.
