Samenwerking vraagt om afstemming en overleg. Veel deelnemers in onze training timemanagement geven aan dat ze goed overleg waardevol vinden. Tegelijkertijd geven dezelfde deelnemers ook aan dat sommige overleggen, vergaderingen en meetings te vaak een negatieve invloed hebben op hun werkplezier. “Te veel, te lang, saai, onnodig, slecht voorbereid, eentonig en op verkeerde momenten”. Zo maar enkele reacties die regelmatig worden genoemd. En dat is jammer en zonde. Het kost energie door ergernis en frustratie. En beïnvloed de productiviteit daarmee dubbel negatief. En niet waardevol en onnodig veel energie. Herken jij dit? Of heb jij juist enkele inspirerende ervaringen?
Al met al is vergaderen een interessant thema om bij stil te staan en aandacht aan te besteden. Zeker kijkend naar effectief samenwerken en timemanagement. In deze blog gaan we aandacht besteden aan een specifieke vergadervorm. De stand up of standup meeting. In onze beleving een efficiënte overlegvorm die, mits goed wordt uitgevoerd, direct waarde toevoegt aan de samenwerking en het resultaat.
Wat is een stand-up meeting?
Een stand-up is een korte en krachtige meeting. Een middel dat bedoeld is om de voortgang binnen teams in beeld te houden en te stimuleren. De standup vindt vaak op vaste momenten plaats. Meestal dagelijks (daily stand up) maar een paar keren per week of zelfs wekelijks komen voor. De deelnemers presenteren wat ze bereikt hebben en wat ze concreet gaan realiseren en doen in de periode tot de volgende stand-up. Deze gewenste uitkomst is de sleutel van een goede stand-up. Mogelijke bottlenecks worden door de professionals aangeven. Heb je ondersteuning nodig van collega’s dan geef je het aan.
Wat is het voordeel van een stand-up?
Het is een handige tool bij resultaatgericht werken en efficiënt samenwerken. Niet hoog over en algemeen. Maar 100% praktisch en specifiek. Binnen no time is iedereen op de hoogte en het is een snelle marktplaats, lees uitwisseling voor support. Het heeft in mijn optiek een krachtig effect op de mindset van iedere deelnemer. Immers je wordt spelenderwijs gedwongen om in resultaten te denken en je ontwikkelt planmatig werken in de praktijk. En je leert verantwoording aan jezelf en aan je team af te leggen. Teamleden worden echte doelgerichte denkers met een plan. En de executiekracht neemt toe binnen het team.
Hoe organiseer je een goede stand-up meeting?
De belangrijkste stap zit in de voorbereiding. De standup is geen doel op zich maar blijft een middel. Zorg dat er 100% duidelijkheid is én actief commitment is over de resultaten die van het team verwacht worden. In termen van kwaliteit en deadlines. Doel-duidelijkheid en doel-acceptatie is het vertrekpunt. Zorg vervolgens dat je met elkaar heldere kaderafspraken maakt. Hoe gaan we met elkaar om? Wat verwachten we van elkaar? Hoe gaan we dat praktisch doen? En hier komt ook het middel stand up meeting om de hoek kijken. Vertrek vanuit actief commitment met elkaar over de inzet van de stand up en de opbouw in agendapunten en frequentie en duur van de meeting. Maar zeker ook over het zichtbare gedrag dat je van elkaar verwacht kijkend naar voorbereiding en presentatie en actieve aanwezigheid. In mijn beleving is dit essentieel.
Wat zijn de grootste valkuilen bij een stand-up meeting?
Vanuit onze ervaring zien we een aantal situaties voorkomen die een negatieve invloed hebben op een inspirerende en waardevolle stand up of daily stand up meeting.
De belangrijkste valkuil is het ontbreken van een gevoel van gezamenlijk belang. De stand-up is een middel om samen naar gezamenlijke resultaten toe te werken. Bijvoorbeeld een project of nieuw product of systeem. Dat gevoel van gezamenlijk belang is essentieel. Als dit mist of minder gevoeld wordt door teamleden heb je kans dat de stand-up het oplepelen is van de 3 agendapunten. De interesse in de ander neemt dan af. Als het gevoel leeft dat de resultaten van de collega’s allemaal bouwstenen zijn van het resultaat dat we samen willen realiseren, is er meer oprechte interesse in elkaar.
De tweede valkuil hangt wel wat samen met de eerste. De stand-up wordt als een verplichting gevoeld. Vaak komt dit o.a. omdat het een idee is geweest van de organisatie of teamleider. De deelnemers voelen de toegevoegde waarde minder en voelen ook niet de verantwoordelijkheid om de stand up meeting te verrijken en waardevoller te maken door met ideeën te komen. Vaak is de intrinsieke interesse in het werk van collega’s ook niet zo groot. Als je ooit zo’n stand-up mag meemaken, voel je het lage energieniveau. Samenwerken kost alleen maar tijd en geld totdat je een ander echt nodig hebt om het doel te bereiken.
De derde grote valkuil is dat het team niet echt stuurt op verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat. Zo was ik laatst bij een meeting. De klacht was dat het overleg nogal saai was. Wat me opviel was dat de professionals bevraagd werden over de voortgang door de teamleider. Dus ze presenteerden zelf niet. En daarbij kwam dat 50% van de afgesproken resultaten niet bereikt waren. In dit overleg was de reactie steevast: ok dan schuiven we het door naar de volgende meeting. Geen vragen om uitleg of toelichting. Dat een resultaat niet bereikt wordt kan natuurlijk. Maar dan is het essentieel dat de professional zelf proactief aangeeft wanneer wel klaar en eventueel welke specifieke ondersteuning hij of zij nodig heeft. Als het allemaal minder uit lijkt te maken dan heeft dat effect op betrokkenheid en scherpte.
12 praktische tips voor het houden van een stand up meeting
Tip 1 | Tijdsbeperking
Een ideale stand-up duurt maximaal 10-15 minuten. Zo behoudt je dynamiek en iedereens aandacht.
Tip 2 | Teamgrootte
In onze optiek werkt een team tot 8 teamleden ideaal Je bent met je team bij elkaar. Hoe groter het team, hoe groter de kans op focusverlies bij de teamleden. Als het team iets groter is dan moet het maar zoals het is.
Tip 3 | Locatiekeuze
Kies voor een stand-up, een plek die gemakkelijk en snel te bereiken is voor de teamleden.
Tip 4 | Routinemoment
Organiseer een standup meeting als een “Atomic Habit” dus laat het “aansluiten” op een activiteit die al bestaat. Dus first thing in the morning als dagstart of direct voor of na de lunchperiode klokslag 13.00 uur. Voorwaarde is altijd op dezelfde tijd die samen is afgestemd. Dat wordt het een vast element. Zo voorkom je vergissingen en dus verspilling.
Tip 5 | Focustijd
Let vooral op bij professionals met veel focustaken die focustijd vragen, overweeg de stand-up meeting in de middag te doen. Focus op prime time en overleg op andere momenten.
Tip 6 | Duidelijke agenda
Werk met enkele duidelijke agendapunten – 3 agendapunten:
- Jouw resultaat in de afgelopen periode?
- Wat ga je komende dag/week realiseren?
- Welke ondersteuning heb je nodig?
Tip 7 | Bondige communicatie
Spreek met elkaar af om bondig en puntig te communiceren. Dit zorgt ervoor dat de aandacht gemakkelijk erbij blijft. En alles binnen de tijd plaatsvindt. Issues die meer overleg vragen buiten de stand up meeting regelen.
Tip 8 | Stand-up board
Werk met een stand-up board. Dit is een duidelijk dashboard waarin de 3 aandachtspunten per persoon staan.
Tip 9 | Consistentie
Laat de stand-up altijd doorgaan. Altijd. Hiermee laat je met elkaar zien dat het belangrijk is. En iedereen die er is doet mee. Altijd hoogste prio. Natuurlijk kun je vooraf met elkaar één of twee situaties duiden waarbij de stand-up meeting wordt verplaatst.
Tip 10 | Staand overleggen
Stand up meeting … blijf staan met elkaar. Dit geeft een boost aan de efficiëntie en voorkomt achterover hangen. Zo verloopt het overleg actief en soepel.
Tip 11 | Voorbereiding
Geef het goede voorbeeld door actief en geïnteresseerd te zijn. Mobiele telefoon nog op je bureau en zorg dat je voorbereid bent. Zo hoef je alleen te “verkopen” wat je hebt voorbereid. Dat gaat sneller dan tijdens de stand-up denken én doen.
Tip 12 | Reflectie en verbetering
Sta regelmatig buiten de stand up of daily stand up meeting stil bij de kwaliteit van de meeting. Wat gaat goed? Wat kan beter? Dus reflecteer samen. Zorg steeds dat iedereen het gevoel van eigenaarschap blijft voelen.
