We dienen massaal thuis te werken, en in onze dagelijkse praktijk zien we dit ook gebeuren. Steeds meer meetings achter een beeldscherm en vanuit huis je werk doen lijkt niet meer weg te denken. Maar is het zo ideaal? Zijn we er wel klaar voor? Wat is eigenlijk de impact van thuiswerken? En hoe kunnen we het elkaar zo makkelijk mogelijk maken!
Het fenomeen thuiswerken
Vertelde je 2 jaar geleden dat je thuis ging werken, dan werd er soms vreemd opgekeken. Je kinderen zijn zeker vrij vandaag? Heb je iets te verbergen? We hebben daar toch een kantoor voor? En dan het management. Wat doen ze eigenlijk thuis? Zijn ze wel aan het werk? Hoe kan ik dit controleren, en mag dat eigenlijk wel? Een paar feiten op een rij:
- 28 procent van de mensen voelt zich schuldig wanneer ze thuis pauze nemen;
- 4 miljoen potentiële burn-out gevallen. Sterke toename door thuiswerken, schuldgevoel en combinatie van thuis en werk;
- 60 procent stijging van de aankoop van software om medewerkers thuis te kunnen controleren.
- Werk en privé balans zijn verslechterd omdat het verschil tussen werk en privé vervaagt.
Dus maar weer zo snel mogelijk naar kantoor? Wat ons betreft zeker niet. Elke verandering gaat gepaard met onzekerheid en lastige perioden. Het voordeel van thuiswerken is enorm groot mits we het op de juiste manier inzetten en oog hebben voor elkaars uitdagingen. En deze tijden van onzekerheid vervreemd ons soms meer dan dat we meer tolerant naar elkaar worden.
Kijkend naar het aantal files, het gebrek aan huisvesting, de enorme afleiding op kantoor, de reistijdbesparing en het ruimtegebrek heeft thuiswerken ook vele voordelen. En gezien alle huidige ontwikkelingen zal thuiswerken blijven. De vraag is alleen hoe we dit het beste kunnen vormgeven.
Praktische tips voor thuiswerk
Behandel mensen als individu
Er bestaat geen volk, of bedrijf. Elk volk, elke organisatie bestaat uit individuen en elk individu zit in een andere (levens) fase. En in elke fase heb je andere behoeften. Een vader die thuis moet werken met 2 hele jonge kinderen in de buurt op een appartement 3 hoog heeft een heel andere situatie dan een moeder met volwassen kinderen die reeds uit huis zijn in een vrijstaande woning.
Wil je thuiswerken dus blijvend inzetten dan is maatwerk per individu essentieel.
Vertrouw mensen
Dagelijks worden we bestookt met wantrouwen, regels, niet aan afspraken houden, gevaarlijke situaties en angst. Dit maakt het steeds lastiger om ervan uit te gaan dat de mens in de basis deugt. Soms is het goed om gezond verstand te gebruiken. Zelf kijk ik wel eens op bijvoorbeeld buienradar voordat ik ga fietsen. Volgens buienradar regent het, en terwijl ik naar buiten kijk is het toch echt droog. Systemen, wetenschap en onderzoeken worden steeds belangrijker gemaakt.
Vraag een boer welk weer het wordt, en je krijgt een betere voorspelling dan van het KNMI.
Om mensen te vertrouwen is het belangrijk om te weten hoe je naar mensen kijkt. Vertrouw mensen tot het tegendeel wordt bewezen. Daarmee kom je verder dan vertrekken vanuit wantrouwen. Eerst geloven, dan zien!
En terug naar gezond verstand. Hoeveel mensen zijn vriendelijk wanneer jij dat ook bent? Hoeveel mensen helpen je wanneer je de weg kwijt bent? Hoe zijn je vrienden, je familie? Hoe vaak laten mensen je voor gaan met maar een paar boodschappen? Dagelijks zien we om ons heen veel meer vertrouwen dan wantrouwen.
Vertrouw dus ook mensen wanneer ze thuiswerken. Vraag niet wat ze allemaal hebben gedaan vandaag, maar vraag eens hoe je ze kunt helpen met het thuiswerken aangenaam maken.
Stop met bewijzen en verklaringen
Door de technologische vooruitgang en de huidige tijdsgeest zoeken we steeds meer naar verklaringen en bewijzen. Je moet bewijzen wat je hebt gedaan, onderbouwen waarom je iets vindt en verklaren waarom je wat later bent begonnen bijvoorbeeld. Analyses, onderzoeken, bewijzen en onderbouwingen raken onze Neocortex. Dit is het rationele deel van ons brein. In dit deel zoek je verklaringen en bewijzen en analyseer je. De software die nu door veel werkgevers wordt aangeschaft om thuiswerk te controleren is gebaseerd op controle, bewijzen en aantonen dat je wel hard genoeg werkt. Goed om te weten is dat de neocortex 0% bijdraagt aan gedragsbeïnvloeding. Hoe meer je wilt weten en bewijzen hoe meer anderen kunnen proberen de regels te omzeilen. Zet gewoon in de ochtend je PC aan, log in en ga weer lekker in bed liggen. Niet zo moeilijk toch?
Bij vele digitale cursussen kun je checken of de cursist wel het gehele filmpje heeft bekeken en de vragen heeft ingevuld. Help je daarmee de cursist? Of kunnen we beter vragen waar zijn of haar behoefte ligt? Wellicht is het resultaat dan wat groter. Helpt een medewerker tevredenheids-onderzoek? Of kun je beter gewoon even bellen om te kijken hoe het met iemand gaat?
Wil je thuiswerken stimuleren en wil je dat mensen ook echt aan de slag gaan dan is het beter om naar de limbische kant van ons brein te kijken. Daar zit namelijk gedragsbeïnvloeding. Het voelt niet goed? Alles klopt maar toch twijfel ik? Dan raak je direct de limbische kant.
Help elkaar, geloof erin dat de mens deugt en vertrouw erop dat jullie hetzelfde belang hebben.
Maak resultaatafspraken
Werkgevers en werknemers mogen iets van elkaar verwachten. Niet zozeer in input, maar zeker wel in output. Resultaat denken is de sleutel tot succes in bijna elke situatie, dus zeker ook voor thuiswerken. Het is totaal niet interessant wat iemand doet, maar het is des te interessanter om te weten wat iemand oplevert. Bij heldere resultaatafspraken waarin je beide gelooft (duidelijkheid en acceptatie) is de weg ernaartoe veel simpeler. Echt conformeren aan een resultaat geeft verantwoordelijkheid en vertrouwen. Op die manier ga je van controle naar laten informeren. Los van het positieve effect op de relatie werkt het ook nog eens veel productiever. Begin de online vergadering eens met resultaatlijsten in plaats van actielijsten. Acties zetten aan het werk. Resultaten geven vertrouwen. Resultaat denken geeft ook heldere richting en dit draagt weer bij aan enorme positiviteit. Dit is een biologisch grondbeginsel.
En mocht je nu denken dat je niet met elk individu een aparte afspraak kan maken over thuiswerken, dan klopt dat. Dat hoeft namelijk ook niet. Zorg voor heldere resultaten, bespreek samen de kaders waarbinnen je dit wilt vormgeven (hoe willen we met elkaar omgaan?) dan kunnen mensen prima hun eigen afweging maken of ze naar kantoor komen of thuis aan de slag gaan. Hoe meer regels en controle hoe meer vertraging.
