Je begint de ochtend met een goed voornemen. Vandaag ga je eindelijk dat plan uitwerken waar je al een paar dagen tegenaan hikt. Laptop open, koffie erbij en je begint. Na drie minuten verschijnt rechtsonder een melding van Teams. Je kijkt even. Een collega heeft een vraag. Kleine moeite. Terwijl je antwoordt zie je dat er zes nieuwe e-mails zijn. Die ene mail van een klant ziet er belangrijk uit. Toch maar even openen. Vervolgens loopt een collega langs: “Heb je twee minuutjes?”
Een uur later kijk je naar je scherm. Je bent druk geweest. Je hebt mensen geholpen, mails gelezen, vragen beantwoord en dingen opgelost. Alleen dat plan? Daar staan nog precies dezelfde drie regels.
Herkenbaar?
We praten bij effectief werken veel over afleiding. Teams, e-mail, WhatsApp, telefoontjes, collega’s en notificaties krijgen dan gemakkelijk de schuld. Maar er zit nog een andere kant aan. Hoe belangrijk maak jij je eigen werk eigenlijk?
Want als jij jouw belangrijkste werk niet beschermt, is er altijd wel iemand of iets dat jouw aandacht graag overneemt.
Wat is aandacht tijdens je werk?
Aandacht betekent dat je jouw mentale energie bewust richt op datgene wat op dat moment belangrijk is. Dus niet alleen achter je laptop zitten. Niet alleen aanwezig zijn. Maar met je hoofd daadwerkelijk bij het werk zijn dat je hebt gekozen.
Dat klinkt eenvoudig. In de praktijk is aandacht schaars. Iedere mail, melding, vraag en eigen gedachte doet een beroep op hetzelfde systeem. En iedere keer dat je schakelt, moet je opnieuw inkomen in waar je mee bezig was.
Daarom is aandacht in mijn beleving vooral een kwestie van regie. Jij kiest waar je aandacht naartoe gaat. Niet één keer aan het begin van de week, maar gedurende iedere werkdag opnieuw.
Een belangrijke vraag is dus niet alleen: hoe voorkom ik afleiding? Een betere vraag is: waar wil ik mijn aandacht vandaag bewust aan geven?
We organiseren een deel van onze afleiding zelf
Stel je voor. Je hebt een belangrijk gesprek met een medewerker. Tijdens het gesprek staat de deur open. Iedere twee minuten loopt iemand langs en kijk je even op. Je telefoon ligt op tafel en licht steeds op. Ondertussen heb je op een tweede scherm je inbox openstaan. Waarschijnlijk zou je zelf zeggen: zo voer je toch geen goed gesprek?
Toch organiseren veel kenniswerkers hun focuswerk precies zo.
We willen geconcentreerd een offerte schrijven, een analyse maken of een presentatie voorbereiden. Tegelijkertijd staat Outlook open, Teams op beschikbaar, ligt de telefoon naast het toetsenbord en verschijnen er meldingen op het scherm.
En dan proberen we sterk genoeg te zijn om er niet naar te kijken.
Dat vind ik een bijzondere aanpak. Je kunt natuurlijk trainen in concentratie. Maar waarom zou je de verleiding eerst organiseren om hem daarna te moeten weerstaan?
Aandacht begint daarom al vóórdat je aan het werk gaat.
Maak je eigen werk belangrijk
Tijdens trainingen zie ik regelmatig professionals die heel dienstverlenend zijn. Een collega stelt een vraag? Direct helpen. Een klant mailt? Snel reageren. Teamsbericht? Even kijken. Een leidinggevende loopt langs? Meteen schakelen.
Op zichzelf allemaal positief gedrag. Alleen ontstaat er een probleem als jouw eigen belangrijke werk daardoor steeds naar achteren schuift.
Dan geef je onbewust een bijzonder signaal aan jezelf: het werk van een ander is belangrijker dan het werk dat ik zelf heb gepland.
En daar zit voor mij een belangrijk onderdeel van effectief werken. Maak je eigen werk belangrijk.
Dat betekent niet dat je egoïstisch wordt of niemand meer helpt. Het betekent dat je vooraf keuzes maakt. Wat moet vandaag echt vooruit? Waar voeg ik de meeste waarde toe? Welke taak verdient mijn beste aandacht?
Als je dat niet vooraf bepaalt, wint bijna altijd de meest recente prikkel. Niet omdat die prikkel belangrijk is, maar omdat hij nu voor je neus staat.
Een volle inbox is geen prioriteitenlijst
Je inbox is een mooi voorbeeld. Stel dat jij om 09.00 uur je werkdag begint door je mail te openen. Je ziet 38 berichten. Zonder dat je het bewust besluit, laat je vanaf dat moment anderen voor een deel bepalen waar jij je aandacht aan besteedt.
Degene die gisteren om 22.14 uur een mail stuurde, kan ineens meer aandacht krijgen dan het project dat jij zelf als belangrijkste prioriteit hebt benoemd.
Dat is reactief werken.
Natuurlijk moet e-mail verwerkt worden. Net als Teams, telefoontjes en vragen van collega’s. Maar niet per definitie nu. Een inbox is een verzamelbak met informatie, verzoeken en mogelijke acties. Geen overzicht van jouw belangrijkste resultaten.
Start daarom liever vanuit jouw plan, taken of agenda. Wat had jij besloten dat vandaag belangrijk is? Begin daar.
Aandacht begint voordat je begint
Wil je met meer aandacht voor en op je eigen werk werken? Organiseer de omstandigheden dan vooraf.
Vergelijk het met sporten. Als je iedere avond wilt gaan hardlopen maar je schoenen liggen ergens achter in de schuur, je sportkleding zit in de was en je hebt om 19.00 uur nog geen idee wanneer je gaat, maak je het jezelf lastig. Leg je kleding klaar en staat 18.30 uur als afspraak in je agenda, dan wordt starten gemakkelijker.
Met focuswerk werkt het precies zo.
Heb je morgenochtend van 09.00 tot 10.30 uur tijd nodig om een voorstel uit te werken? Zet dat blok vandaag al in je agenda. Bepaal wat om 10.30 uur af moet zijn. Sluit Teams af. Zet notificaties uit. Leg je telefoon buiten handbereik en zorg dat je alle informatie die je nodig hebt vooraf klaar hebt staan.
Je hoeft dan tijdens het focusblok veel minder keuzes te maken. Je hebt die keuzes namelijk al gemaakt.
Van reactief werken naar bewust werken
Veel afleiding ontstaat doordat we voortdurend beschikbaar proberen te zijn. Maar beschikbaar zijn en waarde toevoegen zijn niet hetzelfde.
Stel dat je acht uur werkt en iedere vijf minuten even kijkt of er iets nieuws is. Dan geef je jouw brein de hele dag de opdracht: blijf alert op wat er binnenkomt.
Draai het eens om. Kies bewust momenten waarop je reactief werk doet. Bijvoorbeeld een paar vaste momenten voor e-mail en Teams. Buiten die momenten werk je aan je eigen geplande activiteiten.
Zo ontstaat er een duidelijk verschil tussen reageren en creëren. Tussen het werk dat binnenkomt en het werk dat jij zelf belangrijk hebt gemaakt.
Dat geeft niet alleen meer productiviteit. Het geeft ook rust. Je hoeft niet voortdurend te bedenken of je misschien iets mist. Je weet wanneer je weer gaat kijken.
7 praktische tips voor meer aandacht voor en op je eigen werk
Tip 1 | Kies vooraf je belangrijkste resultaat
Begin je werkdag niet met de vraag: wat moet ik allemaal doen? Vraag jezelf: wat wil ik vandaag in ieder geval gerealiseerd hebben? Maak het concreet. Niet “werken aan presentatie”, maar “eerste versie presentatie klant X staat om 11.00 uur klaar”. Een duidelijk resultaat trekt aandacht.
Tip 2 | Verwijder afleiding voordat je start
Zet notificaties uit. Sluit programma’s die je niet nodig hebt. Leg je telefoon weg. Niet om jezelf te straffen, maar om jezelf te helpen. Je hoeft niet twintig keer per uur te bewijzen dat je een melding kunt negeren als je die melding ook gewoon kunt voorkomen.
Tip 3 | Maak focus zichtbaar in je agenda
Plan belangrijke taken als echte focusblokken. Zeker werk dat denkvermogen, creativiteit of voorbereiding vraagt. Een lege plek in je agenda wordt gemakkelijk door iets anders gevuld. Geef jouw eigen werk letterlijk ruimte.
Tip 4 | Spreek af wanneer je wél beschikbaar bent
Focus betekent niet dat je onbereikbaar wordt. Maak afspraken met collega’s. Wanneer ben je beschikbaar voor vragen? Wanneer kijk je in Teams? En wat doen collega’s als iets echt spoed heeft? Duidelijkheid voorkomt irritatie en geeft jou vrijheid om tussendoor geconcentreerd te werken.
Tip 5 | Bundel reactief werk
E-mail, Teams en kleine vragen voelen vaak productief omdat je snel veel kunt afhandelen. Bundel dit soort werk. Kies bijvoorbeeld enkele momenten per dag waarop je bewust beslist en organiseert. Daarna ga je weer terug naar doen.
Tip 6 | Rond af voordat je opnieuw schakelt
Je bent twintig minuten bezig met een rapport en ziet ineens een mail binnenkomen. Stel jezelf de vraag: moet ik hier nu werkelijk iets mee? Vaak is het antwoord nee. Rond eerst af wat je hebt afgesproken. Afspraken met jezelf zijn ook afspraken.
Tip 7 | Kijk aan het einde van de dag terug
Stel jezelf twee simpele vragen: waar heb ik vandaag mijn beste aandacht aan gegeven? En was dat ook het belangrijkste? Zo train je jezelf om steeds bewuster te kiezen. Verbeteren begint met bewustwording.
Aandacht is uiteindelijk een keuze
We leven en werken in een omgeving met veel prikkels. Dat gaat voorlopig niet veranderen. Er komt waarschijnlijk eerder meer technologie, communicatie en informatie bij dan minder.
Wachten op een werkdag zonder afleiding heeft daarom weinig zin.
Wat je wel kunt doen, is jouw eigen werk belangrijker maken. Vooraf kiezen. Afleiding verminderen voordat die ontstaat. Tijd reserveren voor werk dat echt aandacht vraagt. En accepteren dat niet iedere melding, mail of vraag direct een reactie nodig heeft.
Voor mij zit daar de stap van afleiding naar aandacht.
Niet harder proberen te concentreren in een omgeving vol prikkels. Maar je werk zo organiseren dat aandacht de meest logische keuze wordt.
Kijk eens naar morgen. Welke taak verdient jouw beste aandacht? En wat kun jij vandaag al organiseren zodat die aandacht morgen ook daadwerkelijk daar terechtkomt?
