Stappenplan prioriteiten stellen

16 oktober 2017

Iedere dag opnieuw vragen medewerkers en managers ons een oplossing die werkt om prioriteiten te stellen. Deze blog is de eerst uit een serie van 3 blogs die jou helpen om iedere dag opnieuw de juiste prioriteiten te kiezen.

Dit is wat de blogs van het effectieve werken jou opleveren:

• Je maakt heel gemakkelijk onderscheid tussen hoofd en bijzaken.
• Je boekt meer resultaat en bereikt je doelen sneller.
• Je sluit je werkdag af met een voldaan gevoel doordat je de ‘taken’ die er echt toe doen gemakkelijk gedaan krijgt.
• Je hebt meer regie over jouw werkdag en bent minder gevoelig voor de waan van de dag en voor alle afleiding en onderbreking die daar bij hoort.
  
  

Waarom worstelen veel mensen met prioriteiten stellen?

Veel mensen worstelen met het stellen van prioriteiten en het realiseren daarvan. In onze cursus time management staat prioriteiten stellen in de top 3 van leerwensen. Jij bent dus niet de enige die op zoek is naar een oplossing. Maar wat maakt het stellen van prioriteiten nu zo lastig? De volgende drie oorzaken zien wij het meest voorbij komen. Kijk maar eens welke jij het meest herkent.

Oorzaak 1 Veel nieuwe prikkels gedurende je werkdag

Deze herken je vast. Je bent je dag begonnen met een aantal concrete voornemens. En toch loopt het anders... Gaandeweg de dag komt er van alles op je af. Nieuwe e-mail, spoedvraagje van je collega, telefoontje van je klant en ineens lijken de prioriteiten voor je dag niet meer zo heel goed gekozen. De reden hiervan ligt in je hersenen. Onze hersenen hebben een sterke voorkeur voor alles wat nieuw is. Tijdens je werk betekent dit dat nieuwe e-mails, telefoontjes tussendoor en een collega aan je bureau al snel voorrang krijgen boven de zaken die jij je hebt voorgenomen te doen. Herkenbaar? Het stellen van prioriteiten én je daaraan houden blijkt dus best een uitdaging.

Oorzaak 2 Alles is (lijkt) belangrijk

Een groot misverstand, maar veel kenniswerkers voelen het zo. “Alles wat er op me af komt is belangrijk” horen we dan. En tsja, als alles belangrijk is, hoe maak je dan de juiste keuzes? Hierdoor ontstaat al snel een indrukwekkende takenlijst en daarmee een onvoldaan gevoel over je werkdag. In de meeste gevallen wordt dit ‘alles is belangrijk-idee’ veroorzaakt doordat doelen onvoldoende scherp geformuleerd zijn. Of doordat iemand simpelweg te veel doelen heeft, waardoor alles dus ‘belangrijk’ wordt.

Oorzaak 3 De doelen zijn duidelijk, maar we maken andere keuzes

Hoe dat komt? Dat verschilt per persoon. Soms omdat we anderen niet teleur willen stellen. We kiezen ervoor om eerst een collega voort te helpen in plaats van onze eigen taken voorrang te geven. Of we vinden een deel van de taken die bij een doel horen lastig. Of niet zo leuk. Herken je dat bij jezelf? Denk aan de accountmanager die toch even naar die kapotte machine gaat kijken (en daardoor niet toekomt aan acquisitie). Of de administratief medewerker die alvast begint met het inboeken van de volgende maand (waardoor het bellen van achterstallige debiteuren niet lukt). Kortom, we kiezen andere, ook zinvolle activiteiten, die niet direct bijdragen aan onze belangrijkste doelen. En als we er op aangesproken worden verklaren we dit door te wijzen naar wat we wél gedaan hebben.

Welke oorzaak herken jij het meest? Of herken je ze juist alle 3?

Dus wat heb jij nodig om de juiste prioriteiten te stellen

Prioriteiten stellen gaat niet vanzelf. Maar gelukkig is het ook geen hogere wiskunde. Kort gezegd vraagt het stellen van prioriteiten niet meer van jou dan het maken van de juiste keuzes. Duidelijk hebben waar jij je tijd WEL aan wilt geven. En dus ook waar jij jouw tijd bij voorkeur NIET aan wilt geven. Om in de praktijk gemakkelijk prioriteiten te kunnen stellen heb je drie zaken nodig.

Voorwaarde 1 | Overzicht over alles wat je te doen hebt

Prioriteiten stellen is lastig als je niet helemaal duidelijk hebt waar jij 
allemaal uit kunt kiezen. Wat enorm helpt is een lijst/overzicht met daarop alles wat jij te doen hebt. Vraag je eens af waar jij nu al je to-do’s hebt staan? In je mailbox? Agenda? Schrijfblokken? In je telefoon? Papiertjes op je bureau? Post-its aan de rand van je beeldscherm? In je hoofd? Probeer het aantal plekken waar jij to-do’s hebt terug te brengen. Bij voorkeur naar 1 overzicht. Dat maakt het stellen van prioriteiten een stuk gemakkelijker.

Voorwaarde 2 | 10 minuten per dag

Meer is niet nodig. Maar 10 minuutjes per dag om je prioriteiten voor morgen te bepalen. Liefst ergens aan het einde van de dag. Dat maakt dat jij je werkdag afsluit met een bewust besluit voor morgen. Heb je daarna rust in je hoofd. En kun je lekker van je vrije avond genieten.

Voorwaarde 3 | Een helder prioriteiten-filter

De essentie van prioriteiten stellen is het maken van de juiste keuzes. Wat krijgt voorrang boven wat? Waar geef jij je tijd aan? En waaraan niet? Om de juiste prioriteiten in je werk te stellen is het noodzakelijk om glas-helder te hebben welke doelen jij wilt realiseren in je werk. En in welke volgorde deze belangrijk zijn. De combi van doelen + rangorde noemen wij een prioriteiten-filter. Op de volgende pagina lees je hoe je een goed prioriteiten-filter maakt.

Hoe maak je dan een goed prioriteiten-filter maken

Om gemakkelijk prioriteiten te stellen heb je een goed prioriteiten-filter nodig. Een dergelijk filter maak je in 2 stappen.

Stap 1 Je doelen helder maken

Het helder maken van doelen is de eerste stap om een goed doelenfilter te maken. Belangrijk hierin is dat ieder doel dat je stelt zo is geformuleerd dat:

• Je het maar op 1 manier kunt uitleggen
• Je achteraf heel gemakkelijk kunt bepalen of je het doel wel of niet hebt gehaald
  
  

Hieronder een paar voorbeelden ….

Accountmanager voor een bedrijf in intern transport

• Een omzet van 1.300.000 euro met een gemiddelde marge van 23%
• Bij 65% van alle orders sluiten wij een full-service onderhoudscontract
• 20 nieuwe klanten met een vloot van 10 of meer magazijntrucks
  
  

Medewerker op de verkoop-binnendienst

• Onze klanten hebben binnen 48 uur na aanvraag hun offerte op de mail
• Bij klachten van klanten zorgen wij binnen 1 dag voor een oplossing/antwoord
• Orders voor 16.00 uur, voeren we vandaag in zodat logistiek kan versturen

Technische Dienst in productiebedrijf

• Het totale scrap-percentage bedraagt maximaal 1,2%
• Preventief onderhoud aan machines wordt tijdig / volgens schema uitgevoerd
• Bij blokkerende storingen reageren we onmiddellijk

Administratief medewerkster

• Alle inkoopfacturen zijn uiterlijk de 7e foutloos en volledig ingevoerd
• De gemiddelde betalingstermijn van onze debiteuren bedraagt 30 dagen
• Iedere inkoopfactuur wordt gedekt door een inkooporder

Vraag aan jou

Neem eens de tijd om jouw allerbelangrijkste functiedoelen te formuleren. De volgende vragen kunnen je daarbij helpen.

• Voor welke concrete resultaten sta jij opgesteld?
• Wanneer doe jij je werk goed? Welke resultaten heb je dan geboekt?
  
  

Zorg dat je specifiek bent in je formulering en dat je achteraf gemakkelijk vast kunt stellen of je het doel wel of niet gehaald hebt.

Vind je het lastig? Ga in gesprek met je leidinggevende. Zorg dat je uiteindelijk een lijstje hebt met 3 tot maximaal 6 belangrijkste doelen / resultate

Stap 2 Zet je doelen in rangorde

Nu je de top 3/4/5/6 belangrijkste doelen hebt beschreven is de volgende stap deze in volgorde van belangrijkheid te zetten. Het aanbrengen van een rangorde helpt je enorm in het stellen en realiseren van je prioriteiten.

1. De rangorde maakt prioriteiten stellen voor jezelf gemakkelijker en sneller
2. Als jij en je collega’s / manager het eens zijn is er minder overleg nodig
3. Je hebt de zekerheid dat jouw prioriteitstelling aansluit bij die van je 
manager. En dat voelt goed.
4. Bij drukte / ziekte / etc. is helder welke activiteiten prioriteit hebben en waar eventuele achterstanden / vertragingen voor zover onvermijdelijk mogen optreden.

Doelenfilter

Nu je jouw top 3/4/5/6 doelen scherp hebt en deze ook nog eens in rang-orde hebt gezet is je doelenfilter klaar. Dit filter is de basis voor jouw prioriteitstelling. In onze volgende blog neem ik je mee in de manier waarop je hier effectief mee kunt werken.

Wil je er direct mee aan de slag?

Download dan ons ebook Prioriteiten Stellen hier