Het Effectieve Werken
Advies op maat? Bel ons:
088 - 2580 100
Het Effectieve Werken

9 tips voor effectief mailmanagement


Worstel jij ook met je e-mail? Heb je last van alle cc-tjes, mis je overzicht en leidt de mail je af? Voor je gevoel ben je er de hele mee bezig en kom je nergens anders meer aan toe. Je bent niet de enige. In onze cursus Timemanagement horen we dit heel vaak. Tijd dus om slimmer om te gaan met je mail!

9 tips voor effectief mailmanagement


Tip 1 Je hoeft niet direct te reageren
Opvallend is dat veel mensen denken of vinden dat ze hun mail continu in de gaten moeten houden en direct moeten reageren. Ze denken dat dat van ze verwacht wordt. Is dat zo? Staat er in je functieomschrijving dat dat moet? Nee. Dus begin met die gedachte los te laten, dat werkt alleen maar belemmerend!

 

Tip 2 Start de dag NIET met checken e-mail
Begin je dag met DOEN en niet met beslissen en organiseren (checken) van mail. Begin je wél met je mail dan is de kans groot dat je er de rest van dag in blijft hangen. Voordeel is dat de dag voorbij lijkt te vliegen. Nadeel is dat je naar huis rijdt en denkt ‘wat heb ik nou eigenlijk gedaan?’.

 

Tip 3 Beslis en organiseer je mail max 4 keer per dag
Steeds je mail checken kost heel veel tijd. Wist je dat als je twee keer binnen 60 minuten kort wordt afgeleid/onderbroken, het je bijna twee keer zoveel tijd kost om je taak af te ronden en je ook twee keer zoveel fouten maakt? Beslis en organiseer je mail daarom maximaal 4 keer per dag. Hoe doe je dat?

 

Bekijk één voor één je mail, sla er geen enkele over. Gooi weg wat weg mag. Verplaats mail waar je niks mee wil maar die je wel wilt bewaren naar een archief.

Alle taken die je binnen 2 minuten kunt doen, doe je direct. Meer tijd nodig, zet dan die mail om in een taak of agenda-afspraak. Een lege inbox zorgt voor overzicht.

 

Tip 4 Bepaal zelf hoe snel je wilt reageren
In de cursus timemanagement roep ik altijd ‘mensen zijn net muizen, ze lopen altijd de zelfde route als dit succes oplevert’. Het effect van direct ,snel en goed reageren op mail, is dat je collega’s en klanten dit natuurlijk enorm waarderen. Nadeel is dat je collega’s en klanten hier snel aan wennen en je dus veel zullen mailen.

 

Wil jij dat? Als je niet direct reageert, maar er wel voor zorgt dat je je collega’s en klanten weten dat je bijvoorbeeld diezelfde middag nog mailt, is dat voor iedereen duidelijk. Ze weten waar ze aan toe zijn. En hebben ze je echt nodig, dan kunnen ze je bijvoorbeeld bellen

 

Tip 5 Zorg voor een lege inbox
Zorg voor een lege inbox. Beslis en organiseer je mail zo, dat je inbox leeg blijft. Hanteer het principe van last in, first out. Regelmatig reageren deelnemers ‘Wat maakt het nou uit, ik heb de mails wel gelezen’. Een begrijpelijke reactie. Werken vanuit je mail gaat redelijk goed als je minder dan een pagina aan mails hebt. Heb je meer dan een scherm aan mails, dan verlies je werk letterlijk uit het oog. Iedere mail direct verwerken, zorgt voor overzicht. Je voelt je daardoor ontspannen en rustiger.

 

Het belangrijkste voordeel van een opgeruimde inbox is dat je maar 1 keer nadenkt over een mail en bepaalt of het belangrijk is en of je er wat moet. Is dit niet zo, verwijder de mail of sla op in archief. Wil je wel een actie, maak dan een taak of agenda-item. Voordeel, je houdt zelf de regie en hebt overzicht van je acties

 

Tip 6 Verminder overbodige mail
Veel mensen houden tijdens hun vakantie hun mail bij omdat ze anders na hun vakantie zo druk mee zijn om alle mail te verwerken. Daar is vakantie toch niet voor bedoeld?! Je helpt jezelf als je een eind maakt aan alle nutteloze mail. Meld je af voor nieuwsbrieven die je nooit leest, vraag je collega om je niet te pas en te onpas te cc-en.

Meer tips voor minder mail vind je in onze blog 'Lekker werken. Minder mail. Het kan!'

 

Tip 7 Stuur zelf duidelijke mails
Sommige mensen mailen hele lange verhalen of gaan eindeloos door op mailwisselingen met vragen als ‘wat vind jij?’ en ‘ja, ik ook’. Op zulke mails zit je lang niet altijd te wachten. Geef daarom zelf het goede voorbeeld met je eigen mail:

 

Kies bewust: mail of ander middel! Goed voorbeeld doet goed volgen.

 

Verstuur enkel bondige mails met altijd een concrete vraagstelling. Vraag collega’s om dit goede voorbeeld te volgen.

 

Gebruik opsommingen voor nog meer duidelijkheid en vraag collega’s dit meer te doen.


Tip 8 Zo min mogelijk Outlook submappen
Je wilt graag overzicht en dus heb je in Outlook diverse submappen. Handig. Maar het gevaar is dat je teveel submappen maakt waardoor je juist het overzicht weer kwijtraakt. Hoeveel submappen heb jij zelf? In welke mappen zoek je later terug en hoe vaak? In onze 1 op 1 cursus timemanagement geven deelnemers op deze vraag het antwoord: niet of nauwelijks.

 

Zet de mappen die écht nodig hebt in Favorieten voor een 100% overzicht. Met de zoekfunctie van je mailprogramma vind je mails vlot terug. Het scheelt je tijd op jaarbasis.

 

Tip 9 Kies voor een duidelijke onderwerpregel
Het aantal submappen kun je al verminderen door heel bewust met je onderwerpregel om te gaan. Stel dat je graag een submap personeelsfeest wil. In de map kun je alle bestellingen, uitnodigingen en mailwisselingen over dit onderwerp onder brengen. Advies, maak geen submap aan maar gebruik het woord personeelsfeest als onderwerpregel.

 

Voorbeeld

Personeelsfeest 2016 – locatie feest bepalen

 

Op deze wijze vind je later met zoeken op personeelsfeest 2016 alle mails terug.” En hoe doe ik dat dan bij mails die ik krijg waar de afzender hier niet voor heeft gekozen” ? Het mooie bij binnenkomende mails is dat jij zelf de onderwerpregel kunt aanpassen. Probeer maar eens!

 

Ik wens je succes. Mocht je vragen hebben mail of bel me gerust.
Lees meer over Tips over snelle stappen in Outlook

Meer tips voor minder mail vind je in onze blog 'Lekker werken. Minder mail. Het kan!'

Andere lazen ook

De 60 beste time management tips

17-07-2017

We hebben de 60 beste time management tips voor je verzameld. Tips voor op kantoor, thuis, je studie en drukbezette ouders.

Lees meer

Prioriteiten stellen in 2019!

4-04-2018

Prioriteiten stellen en realiseren gaat over je tijd goed benutten. Het lezen van deze blog is een waardevolle tijdsbesteding als de volgende opbrengsten jouw aanspreken.

Lees meer

Concentratieproblemen de baas - 15 praktische tips

18-03-2019

Last van concentratieproblemen? In deze blog lees je 15 nuttige tips voor een optimale concentratie als je werk daarom vraagt

Lees meer