- Ach, ik kan dit telefoontje wel snel even doen. Vervolgens ben je meer dan een uur verder en is de zaak nog niet opgelost;
- Dit laat ik nog even staan, die moet ik nog eens doorlezen;
- Deze nieuwsbrief is wel handig om te hebben;
- Deze informatie laat ik even in mijn mailbox staan, het komt vast nog eens van pas;
- Mijn collega vroeg om hulp, en een kwartier later was het al opgelost;
- Meestal wanneer ik een vraag krijg, help ik de ander direct.
Herkenbaar? Dan helpt deze blog je verder, onder andere met de Eisenhower matrix.
De praktijk
Op dit moment ontvangen we binnen 24 uren meer prikkels dan 30 jaar geleden in een hele maand.
Op dit moment produceren we, meest digitaal, 300 keer zoveel papier dan in de jaren 80.
Op dit moment zijn de meeste werknemers 25% of meer tijd bezig met het verwerken van mails.
Zo maar een greep uit de werkelijkheid waarbij het erop neer komt dat we dagelijks veel meer prikkels hebben dan vroeger en dat die prikkels alleen maar toenemen. Vandaar ook dat het voor velen steeds lastiger is om prioriteiten te bepalen, of een goede planning op te stellen. En dan gaat de waan van de dag regeren, of het feit dat voor je gevoel het werk nooit af is.
“prioriteiten stellen en keuzes maken is belangrijker dan ooit”
Op dit moment is er enorm veel keuzestress. Niet alleen zakelijk, maar ook privé. Er zijn honderden soorten thee. Nog meer soorten koffie en bij het uitzoeken van aardappelen kun je kiezen uit een scala aan mogelijkheden. En daarnaast hebben we nog te maken met het gedrag van mensen. Een deel van de mensen heeft nu eenmaal meer last van het maken van keuzes.
Maar hoe maak je de juiste keuzes? En hoe zorg je dat je daarbij de optimale planning in acht neemt? Daarvoor kan de Eisenhower matrix uitkomst bieden.
De Eisenhower matrix
Deze matrix kan je helpen om meer onderscheid te maken tussen belangrijke en minder belangrijke zaken en het tijdspad waarin je taken wilt, dan wel moet, afronden.
Stap voor stap wordt de matrix behandeld zodat je er daarna zelf op eenvoudige wijze mee aan de slag kan gaan.
Stap 1 | Wel of niet belangrijk
De belangrijkste vraag om te behandelen. Hoe belangrijk is het eigenlijk?
Tip: Denk eens een jaar vooruit, en probeer symbolisch terug te kijken. Wat moet jij, in volgorde van belangrijkheid dan hebben opgeleverd?
Dus niet wat je allemaal doet, maar welke resultaten er van je verwacht worden. Denk hierbij letterlijk in de voltooid verleden tijd. Best een lastige oefening. Maar wanneer je eenmaal het antwoord hebt, wordt alles daarna simpeler, zeker je keuzes.
Stap 2 | toets elke binnenkomende vraag aan de mate van belangrijkheid
Draagt deze vraag bij aan mijn doelen? Aan mijn wensen? Aan mijn resultaten? Vraag je dan af of jij wel degene bent die het moet gaan oppakken. En natuurlijk ben je collegiaal en help je elkaar.
Echter hoe meer mensen zich houden aan hun eigen op te leveren resultaten hoe groter de kans is dat je minder vragen krijgt over zaken die niet direct bij jou thuishoren.
Managers die bijvoorbeeld altijd hun “deur open hebben” krijgen allerlei vragen van velen. Maar horen die vragen wel bij die manager? Of is er de wens dat de vragen zelf of elders worden opgelost? Scheelt niet alleen tijd, maar draagt ook bij aan verantwoordelijkheid van elk individu.
Stap 3 | De 2 minutenvraag
Kan ik het binnen 2 minuten afhandelen? Doe het dan direct. Het kost altijd meer tijd om iets terug te leggen, dan het direct af te handelen. Wanneer je veel 2 minuten taken hebt die minder, dan wel niet belangrijk zijn, dan is het advies om erover in gesprek te gaan.
Stap 4 | Wees kritisch op jezelf
Maak niet alles belangrijk. Die nieuwsbrief, die leuke informatie over je vakgebied, de CC waarin je bent opgenomen, op de hoogte willen zijn omdat je verantwoordelijk bent. Allemaal voorbeelden van ogenschijnlijk belangrijke dingen, welke er in de praktijk altijd bij in schieten. Paar tips:
- Schrijf je uit voor die nieuwsbrief die je eigenlijk nooit leest;
- Voorkom onnodige mailtjes (bijvoorbeeld van linkedIn updates of berichten);
- Vraag je af of je de informatie op korte termijn nodig hebt. Zo niet? Archiveer het dan.
Stap 5 | Kies een paar keer per dag bewust
Kies een paar keer per dag heel bewust. En het belangrijkste beslismoment is aan het einde van de werkdag. Neem een beslissing over alles wat op je afkomt, en leg niets terug. Zo heb je aan het einde van de werkdag 1 lijst in volgorde van belangrijkheid, bijvoorbeeld met Taken in Outlook, en heb je de agenda op orde (alleen voor vaste afspraken op vaste tijden). Wanneer je alles in volorde van belangrijkheid hebt staan dan kun je elke dag starten met het afronden van een taak. Dit geeft een heel prettig gevoel.
Eisenhower uitgelegd
Vaak zijn het open deuren, en toch helpen ze om overzicht te krijgen en prioriteiten te bepalen.
De matrix heeft 2 assen:
1. Urgentie
2. Belangrijkheid
Daarnaast zie je in onderstaande matrix de 4 mogelijkheden.
In feite beschrijft dit de gehele matrix. Hoe belangrijk is iets, vanuit je eigen doelen, en hoe snel moet het gereed zijn.
Vaak kom je er door deze matrix achter dat vele taken die je nu in kwadrant 1 uitvoert (crisis) best gepland hadden kunnen worden (kwadrant 2). Een collega die een vraag stelt, is dit altijd urgent? OF kan het antwoord ook op een later tijdstip worden gegeven?
Doel: Werk zoveel mogelijk in kwadrant 2
Valkuil: In kwadrant 1 heb je het gevoel dat je meer hebt afgerond. Bij plannen denk je dat dit een extra handeling is. “dan kan ik het net zo goed direct even doen”
Bouw dus een aantal keren per dag een beslisstap in zodat je alle taken een echte plek kunt geven. Het lijkt meer werk, echter je productiviteit krijgt een enorme boost.
Werken onder de lijn
Die term horen wij vaak in onze cursus time management. Het mooiste is om zo weinig mogelijk in kwadrant 3 of kwadrant 4 te werken. In de praktijk weten we dat het niet altijd te voorkomen is. Er vooral bewust mee omgaan is dan ook het belangrijkste.
Hieronder een paar voorbeelden van kwadrant 3:
- Een collega stuurt een mail naar meerdere mensen, en heeft met spoed iets nodig. Een kwartier later mailt degene terug, het is al opgelost;
- De manager vraagt om direct even een lijst aan te leveren. Je laat je werk vallen en maakt de lijst;
- Een collega staat aan je bureau, en collegiaal als je bent help je hem direct.
Zijn bovenstaande voorbeelden herkenbaar? Belangrijkste stap is dat je er bewust van bent. Wanneer je veel in dit kwadrant werkt ga dan eens het gesprek aan met die collega of manager die vaak de vraag stelt en direct een antwoord wil. Of zeg je collega dat je graag op een ander tijdstip wil helpen. Of zeg nee wanneer je echt geen tijd hebt.
Gesprekken voeren over dit onderwerp met een collega werken alleen maar wanneer er niets aan de hand is. Dus wanneer er geen lopende kwestie is. Dan is de situatie ontspannen en kan een goed gesprek worden gevoerd. Meer hierover in vele van onze andere blogs.
En nog wat voorbeelden van kwadrant 4:
- Je krijgt een nieuwsbrief en wil deze nog eens lezen. Vervolgens komt er niets van;
- Ergens onderin je mailbox staat nog steeds een mailtje dat je eigenlijk moet beantwoorden;
- Je wilt op de hoogte zijn en hebt daarom een CC map gemaakt. Vervolgens kijk je er zelden tot nooit in.
Wanneer je een mail van een paar maanden oud nog moet beantwoorden dan is het niet belangrijk en zeker niet urgent. De vraag is dan waarom je zolang gewacht hebt? Of wat je had kunnen doen om deze mail te voorkomen.
Werk zoveel mogelijk boven de lijn, kies bewust en beslis dagelijks een aantal keren heel bewust over al je taken en acties. Wanneer je de doelen dan ook nog eens op orde hebt, dan heb je overzicht, rust en zeker geen keuzestress.
