Tijd besparen in teams kan vaak op makkelijkere manieren dan je denkt. Een effectief team is een team dat snel werkt, maar natuurlijk ook een team dat de beste teamprestaties neer weet te zetten. Wanneer er wordt gezocht naar mogelijkheden om tijd te besparen in teams, dan is het belangrijk om goed te letten op het behouden van deze twee essentiële kwaliteiten. Het Effectieve Werken geeft je 5 tips om makkelijk tijd te besparen in teams.
1. Maak gebruik van sjablonen
Teams krijgen vaak te maken met het opstellen van diverse documenten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan projectdocumenten, aan softwaretools voor projectbeheer, aan projectplannen, rapporten en andere zaken. Het kost ontzettend veel tijd om steeds van schets af aan te beginnen. Neem eenmalig de tijd om sjablonen te maken, zodat het team kan starten vanuit een goede basis. Dit bespaart veel tijd in de toekomst.
2. Ga werken met batchtaken
Batchtaken zijn taken die makkelijk gekoppeld kunnen worden, bijvoorbeeld omdat je er dezelfde vaardigheden voor inzet of dezelfde tools bij gebruikt. Koppel deze taken samen in werkblokken. Maak takenlijsten die blokjes taken laten zien die allemaal in de basis hetzelfde nodig hebben of vereisen. Het steeds schakelen tussen totaal verschillende taken kost veel tijd, vooral omdat het opbouwen van een nieuwe taak tijdrovend is. Deze tijd kun je besparen in je team door te gaan werken met batchtaken.
3. Bellen in plaats van mailen
We hebben tegenwoordig natuurlijk allemaal een smartphone bij de hand. Er zijn erbij die de hele dag door berichten, via de mail of bijvoorbeeld WhatsApp. Fantastisch natuurlijk, want het maakt communiceren makkelijker. Binnen een team is een slimme communicatie belangrijk. Hierbij is het goed om eerst te focussen op een effectieve mailcommunicatie, zodat iedereen goed weet hoe er zo snel mogelijk via de mail kan worden gecommuniceerd. Heb je een enkele vraag voor iemand binnen het team? Bel dan! Zeker voor een enkele vraag is bellen sneller dan mailen.
4. Verkort vergaderingen
Tijd besparen in teams kan vaak heel makkelijk gerealiseerd worden door te snijden in de vergadertijden. Er wordt in de praktijk vaak gebruik gemaakt van agenda-apps die standaard 1 uur reserveren voor een vergadering. Bedenk je dat het niet verplicht is om je aan dit uur te houden. Hoe sneller je klaar bent, hoe eerder je door kunt aan de overige taken van de dag. Het team kan zich instellen op een vergadering van 45 minuten en zich hier zo goed mogelijk aan houden. Zo wordt er toch op iedere teamvergadering een kwartier bespaard.
5. Pick your battle
Een bekend gezegde uit Amerika, maar zeker ook toe te passen in ons kleine landje wanneer het gaat om tijd besparen in teams. Kies goed uit waar je een discussie over aan wilt gaan en waarover niet. Soms is het hebben of krijgen van gelijk helemaal niet zo belangrijk als het afronden van de taak. Wanneer een discussie meer tijd kost dan het voltooien van de taak waar de discussie over gaat, laat het dan los en voer de taak uit. Het levert je gegarandeerd tijdwinst op voor het hele team.
Haal het maximale uit je team
Binnen teams is een optimale samenwerking natuurlijk van levensbelang. Zonder samenwerking is er geen team. Toch komt er meer bij kijken dan samenwerking alleen. Als je echt het maximale uit je team wilt halen, dan is het ook goed om de nodige aandacht te besteden aan time management. Hier helpen wij je graag bij. Zo hebben wij de training Effectiviteit voor Teams. Zo leert het team het maximale uit zichzelf te halen, en uiteindelijk heeft iedereen daar voordeel van. Schrijf je direct in of neem eens contact op voor meer informatie.
